5. Создание запросов с помощью Мастера запросов

Цель работы: Освоить технологию создания запросов с помощью Мастера запросов

5.А. Основные справочные сведения

1. Что такое запрос?

Отбор данных из базы данных и их обработка осуществляется с помощью запросов. В запросе либо производится отбор в базе данных записей, удовлетворяющих определенным условиям (запрос на выборку), либо выдается инструкция на выполнение указанных действий с запи­сями, удовлетворяющими определенным условиям (запрос на измене­ние). В любом случае допускается указание условий отбора записей и способов их упорядочения и группировки с помощью инструкции SQL.

С помощью запросов можно просматривать, анализировать и изме­нять данные из нескольких таблиц. Они также используются в качестве источника данных для форм и отчетов.

Наиболее часто используется запрос на выборку. При его выполнении данные, удовлетворяющие условиям отбора, выбираются из одной или нескольких таблиц и выводятся в определенном порядке,

2. Создание запроса

Запросы в Microsoft Access создаются с помощью мастера и в режиме конструктора. Для создания запроса, являющегося основой формы или отчета, можно использовать мастер форм или мастер отчетов. Если отчет или форма основаны на нескольких таблицах, то с помощью мастера также создаются их базовые инструкции SQL. При желании инструкции SQL можно сохранить в качестве запроса.

Мастера запросов автоматически выполняют основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Если было создано несколько запросов, мастер можно также использовать для быстрого создания структуры запроса. Затем для его наладки пере­ключитесь в режим конструктора.

3. Типы запросов, создаваемых в Microsoft Access

3.1. Запросы на выборку

Наиболее часто используемым запросом является запрос на выборку. Запрос на выборку возвращает данные из одной или нескольких таблиц, а также результаты, которые при желании пользователь может изменить (с некоторыми ограничениями). Запрос на выборку можно использовать и для того, чтобы сгруппировать записи для вычисления сумм, средних значений, пересчета и других действий.

3.2. Запросы с параметрами

Запрос с параметрами — это запрос, при выполнении которого в его диалоговом окне пользователю выдается приглашение ввести данные, например, условие для возвращения записей или значение, которое должно содержаться в поле. Можно создать запрос, в результате которого выводится приглашение на ввод нескольких данных, например, двух дат. В результате будут возвращены все записи, находящиеся между ука­занными двумя датами.

Также запросы с параметрами удобно использовать в качестве осно­вы для форм и отчетов.

3.3. Перекрестные запросы

В перекрестном запросе отображаются результаты статистических расчетов (такие как суммы, количество записей и средние значения), вы­полненных по данным из одного поля таблицы. Эти результаты группи­руются по двум наборам данных, один из которых расположен в левом столбце таблицы, а второй — в верхней строке.

3.4. Запрос на повторяющиеся записи

В выборке повторяющихся записей возникает необходимость группи­ровки записей с одинаковыми значениями полей для дальнейшей их обработки. Использование этого запроса предоставляет дополнительные возможности по сортировке записей с одинаковыми значениями поля.