2. Создание таблиц с помощью Мастера таблиц

Цель работы: Изучение способов создания таблиц в Microsoft Access

2. А. Основные справочные сведения

Создание таблицы

Таблица — основной структурный элемент системы управления реляционной базой данных. В реляционных базах данных информация хранится в одной или нескольких таблицах. В Microsoft Access таблицей называют объект, в котором данные сохраняются в формате записей (строк) и полей (столбцов). Данные в отдельной таблице обычно отно­сятся к определенной категории, такой как сведения о сотрудниках или заказах. Связь между таблицами обеспечивается значением совпадающих полей. Кроме того, прямой доступ к записям таблицы обеспечивают ключи, которые содержат одно или несколько полей таблицы.

В Microsoft Access пользователь имеет возможность создать пустую таблицу и самостоятельно ввести в нее данные или создать таблицу с помощью мастера по шаблону со списком полей.

Создание новой пустой таблицы.

Создать пустую таблицу в Microsoft Access можно с помощью:

• Мастера по созданию таблицы. Он предоставляет возможность выбора образцов таблицы и образцов полей разных типов для примене­ния при создании собственной таблицы.

• В режиме таблицы. При сохранении новой таблицы Microsoft Access проанализирует данные и автоматически присвоит соответст­вующий тип данных и формат каждому полю. Свойства и заголовки полей созданной таблицы можно изменить в режиме конструктора.

• Конструктора.

Вне зависимости от способа создания таблицы режим конструктора позволяет в любой момент изменить структуру таблицы, например, добавить новые поля, указать значения по умолчанию или создать мас­ки ввода.

2.Б. Порядок выполнения работы:

1. После загрузки WINDOWS запустите Microsoft Access. Вызовите справочную систему, щелкнув по кнопке «?». Выберите раздел «Созда­ние, импорт и связывание таблиц», подраздел «Создание таблиц». Изучите содержание раздела, обращая внимание на контрольные вопросы, приведённые в конце задания.

2. В окне базы данных Продажи.MDB создайте таблицы «Товары» и «Поставщики» в режиме мастера.

Для создания таблицы в режиме мастера выберите вкладку «Таблицы».

2.1. Щелкните кнопку Создать.

2.2. Выберите строку Мастер. На экране появится первая страница диалогового окна мастера таблиц.

2.3. Выберите название в образце таблиц. Из списка Образцы полей выберите нужные поля, указанные ниже.

Отдельные поля перемещаются кнопкой >, все поля кнопкой >>, кнопкой < убирают отдельные поля, все — кнопкой <<.

2.4. Щелкните кнопку. Далее перейдите к следующему окну, присвойте имя таблице. Установите переключатель в положение «самостоятельное определение ключа пользователем».

2.5. Выберите поле с уникальными для каждой записи данными и пометьте, что каждой записи автоматически присваиваем последователь­ные числа.

2.6. В окне Связи щелкните кнопку Далее.

2.7. Щелкните кнопку Готово. Microsoft Access выведет еще одно диалоговое окно, где переключателем нужно указать, что Вы собираетесь делать дальше. Выберите режим записи данных в таблицы, щелкните кнопку Готово.

Для таблицы «Товары» выберите поля из списка Образцы полей: Код товара, Марка, Описание товара, Код поставщика, Цена, На складе, Поставки прекращены.

Для таблицы «Поставщики» выберите следующие поля: Код поставщика, Фирма поставщика, Обращаться к, Город, Стра­на, Факс, Телефон, Дата поставки.

3. Заполните таблицы «Товары» и «Поставщики» исходными данными. Пример заполнения таблиц Продукты питания приведен в конце методических указаний в Приложении I, табл. №1, №2.

4. Сохраните созданные таблицы и базы данных. Для этого не нужно предпринимать каких-либо специальных действий, достаточно просто закрыть Microsoft Access.

Контрольные вопросы

1. Что можно вводить в текстовое поле?

2. Какие понятия соответствуют строке и столбцу таблицы?

3. Что такое счетчик?

4. Можно ли через меню Файл закрыть таблицу?

5. Как хранится информация в реляционных базах данных?

6. Что такое поле таблицы?

7. Что называется записью?

8. При помощи чего Связываются между собой таблицы?

9. Что можно делать в режиме таблицы?

10. Способы создания пустой таблицы.

11. Что такое режим конструктора и режим таблицы? Как осуществ­ляется переход из одного в другой?