8.Б. Порядок выполнения работы:

1. Откройте созданную Вами базу данных «Продажи» Microsoft Access.

2. Перейдите на вкладку формы и отредактируйте данные в создан­ных Вами формах: добавьте в формы (таблицы) по одной новой записи.

3. Внесите изменения в макет готовых форм в режиме конструктора. Для этого выполните следующие действия:

3.1. Выделите таблицу, например Товары, щелкните по кнопке Конструктор.

3.2. Выполните команду Автоформат, выбрав кнопку на панели инструментов или выберите её из меню Формат и измените стиль формы.

3.3. Для изменения размеров объектов в окне формы и формы используйте мышь.

3.4. Для настройки остальных элементов используем команду Свойства меню Вид или команду Свойство контекстного меню правой кнопки мыши.

3.5. На свободное место в окне формы внесите объект Поле с Панели элементов. Установите поле таблицы, с которым этот объект будет связан. Для этого откройте окно свойств для него, перейдите на вкладку Данные, выберите свойство Данные, раскройте список полей кнопкой подстановки и выберите поле, которое хотите добавить в форму. Можете связать поле с выражением кнопкой Построить, задайте выражения для поля.

3.6. Внесите на свободное пространство формы рисунок с панели инструментов. Поместите рисунок в окно формы, выбрав его из папки OFFICE на диске С:

3.7. Создайте в форме Кнопку, для выполнения определенных действий. Для этого запустите мастер на панели элементов и внесите в определенное место кнопку. Какие действия будет она выполнять, согласуйте с преподавателем.

3.8. Поле со списком можно внести в окно формы с помощью кнопки Список полей на панели элементов. В появившемся диалоговом окне по шагам с помощью мастера выбрать таблицу и поля подстановки, сле­дуя инструкции.

3.9. Задайте для надписей вид и размер шрифта, цвет рамки и фона, выбрав меню Формат или окно Свойств.

3.10. Закройте окно конструктора, сохранив изменения формы.

4. Просмотрите созданные формы с помощью линейки прокручива­ния или в режиме просмотра.

5. Закройте БД Microsoft Access.

Контрольные вопросы

1. Назначение конструктора форм.

2. Для чего используется панель элементов?

3. Перечислите способы удаления объектов из формы.

4. Какая команда или опция используется для перехода из формы в режим таблицы?

9. Создание и редактирование диаграммных форм

Цель работы: Научиться создавать диаграммные формы

9.А. Основные справочные сведения

1. Создание диаграммы

В большинстве случаев для создания диаграммы используется мастер диаграмм. В зависимости от указанных данных мастер определит, должны ли данные из всех полей быть отображены на одной общей диа­грамме, или же целесообразно создать диаграмму, связанную с записью. В последнем случае при переходе от одной записи к другой в диаграмме будут отображены только данные текущей записи. Однако, если необ­ходима диаграмма, связанная с записью, а с помощью мастера была соз­дана одна общая, то ее можно связать с определенной записью.

Диаграмму также можно создать, добавив уже существующую диаграмму из другого файла.

2. Виды диаграмм

Приведем характеристики основных видов диаграмм:

– Круговая диаграмма относится к одномерным и позволяет отобра­жать только один числовой ряд (в преобразованном виде). Круговая диаграмма наиболее наглядно показывает «части пирога». Она лучше всего подходит для представления частей целого, например, распреде­ления оборота по категориям товара, распределения клиентов по месту жительства и т. д.

– Точечная диаграмма позволяет наглядно отобразить последо­вательности измеренных (рассчитанных) величин. По точкам измерения (расчета) можно сделать некоторые выводы о характере изменения отдельных величин и об их взаимосвязи.

– С помощью ленточной диаграммы удобно демонстрировать ди­намику соотношений нескольких параметров, составляющих общую сводную величину, например, соотношение объемов продаж пирожков, пончиков и бубликов по месяцам в течение года с общим объемом продаж.

– Линейная и столбцовая диаграммы подходят для представления соотношений нескольких параметров в различные моменты времени и по различным категориям. Например, для представления дневной температуры, влажности и скорости ветра за месяц наблюдений или для представления цены, мощности двигателя и расхода горючего по опре­деленным моделям автомобилей.

3. Изменение диаграммы

При редактировании диаграммы существует два типа изменений: косметическое изменение и изменение данных.

Косметическое изменение подразумевает изменение размера диаграм­мы в форме или отчете, а также такие изменения внешнего вида диа­граммы при помощи Microsoft Graph, как расположение ее элементов, формат текста, цвета и шаблоны, шкала осей.

Редактирование (изменение) данных подразумевает изменение базовой таблицы или запроса, а также запроса в свойстве Источник строк (RowSource).

При создании диаграммы с помощью мастера диаграмм, отобра­жающей данные Microsoft Access, следует выбрать таблицу или запрос, включающие поля, которые отображаются в диаграмме. Эта базовая таблица или запрос содержит данные, например, объем продаж или список клиентов. После того как мастер заканчивает отбор данных, в свойстве Источник строк (RowSource) создается запрос, который основывается на базовой таблице или запросе. Запрос, указанный в свойстве Источник строк (RowSource), отражает произведенный с помощью мастера отбор данных, например, диапазон дат или заказы из определенного региона.

Например, если данные по объемам продаж в диаграмме неверны, то источником ошибки могут быть данные, содержащиеся в базовой таблице иле в структуре базового запроса. В таком случае следует исправить базовую таблицу или запрос. Однако, если какое-либо поле по ошибке не включено в диаграмму, то следует или повторно создать диаграмму с помощью мастера, или изменить запрос, указанный в свойстве Источник строк (RowSource).

3.1. Изменение размера диаграммы

– Откройте форму в режиме конструктора форм или отчет в режиме конструктора отчетов.

– Выберите диаграмму.

– Поместите указатель мыши на любой из маркеров изменения размера так, чтобы он принял форму двойной стрелки.

– Перемещайте маркер пока объект не достигнет желаемого размера, а затем отпустите кнопку мыши.

3.2. Для внесения изменений в диаграмму двойным щелчком мыши на диаграмме в окне проектирования вызовите утилиту MS Graph. Затем внесите изменения, вызвав необходимую опцию с помощью контекстного меню правой кнопки мыши либо двойного щелчка левой кнопки мыши в определенной области диаграммы. Для изменения типа диаграммы, например круговой, находясь в режиме редактирования диаграммы выполните следующее:

– установите указатель мыши на область диаграммы, нажмите правую кнопку мыши. В контекстном меню выберите команду Тип диаграммы.

– в окне диалога перейдите на вкладку Нестандартные и выберите тип, например Голубая круговая, нажмите кнопку Ок.

После внесения изменений следует переключиться обратно в окно диаграммы. Если в рамках MS Graph вносились изменения, то при закрытии окна диаграммы Access выдаст запрос о подтверждении этих изменений в окне сообщения.