10.9. Формування справ та їх зберігання

Формування справ по пропозиціям, заявам та скаргам громадян має свою особливість. Формувати справи у виконавця забороняється. Після розгляду звернення всі документи по його розгляду та екземпляр реєстраційно-контрольної картки передаються виконавцем до підрозділу чи посадовій особі, які ведуть діловодство по пропозиціям, заявам, скаргам громадян для централізованого зберігання справ, картотек, баз даних.

Документи в справах розміщують в хронологічному або алфавітному порядку. Кожне звернення зі всіма документами по його розгляду складає самостійну групу та складається в м’яку обкладинку, де вказується: назва організації (прізвище громадянина), вид звернення (пропозиція, заява, скарга), адреса заявника. В разі отримання повторного звернення чи поновлення додаткових документів, вони підшиваються в цю групу документів.

Під час формування справ перевіряється правильність спрямування документів до справи, їх комплектність. Невирішені пропозиції, заяви та скарги, а також неправильно оформлені документи підшивати до справи забороняється.

Обкладинка справи оформляється за встановленою формою:

Форма обкладинки для пропозиції, заяви та скарги

_____________________________________________________________________________

(назва організації)

Пропозиція, заява, скарга

___________________________________________________________________________

(необхідне підкреслити)

____________________________________________________________________________

(адреса)

Підлягає поверненню

Працівником, який відповідає за ведення та організацію діловодства зі зверненнями громадян в установі зберігаються звернення громадян та документи щодо їх розгляду і вирішення для надання довідок і використання їх в інших цілях.

Відповідальність за схоронність документів за зверненнями громадян в установі покладається на осіб, до обов’язків яких входить організація та ведення діловодства зі зверненнями громадян.

Термін зберігання документів за пропозиціями, заявами та скаргами визначається переліком документів та номенклатурою справ установи. Практикою встановлено п’ятирічний термін зберігання звернень та документів, які пов’язані з їх розглядом. Постійно діюча експертна комісія установи може прийняти рішення про збільшення цього терміну або про постійне зберігання найцінніших пропозицій громадян. Рішення експертної комісії про збільшення термінів зберігання цих документів повинно бути обов’язково затверджене керівником даної установи.

Після закінчення встановлених термінів зберігання документи за пропозиціями, заявами, скаргами підлягають знищенню у порядку, встановленому Державним комітетом архівів України (Держкомархів).