Вопрос 2
Каковы назначения и варианты оформления реквизита «Заголовок к тексту»? В каких документах заголовок согласуется с наименованием вида документа в падеже? Можно ли делить ссылку в одном ответном письме на несколько писем с различным содержанием и с разными исходящими номерами, от одной организации?
Заголовок к тексту - это реквизит, предназначенный для эффективного поиска документа, проведения его регистрации без предварительного прочтения всего текста, а также для контроля исполнения документа. Заголовок рекомендуется формулировать с помощью отглагольного существительного, отвечающего на вопрос «о чем?». Например: «Об организации курсов повышения квалификации работников кадровых служб»; «О согласовании проекта Плана мероприятий по сокращению теневого денежного оборота в сфере платных услуг»; «Об оказании методической помощи аспирантуре при БелНИИДАД»;
Исключение составляют акт, протокол, положение, инструкция, в которых заголовок сочетается в падеже с наименованием документа. Например, акт - «чего?» - ревизии кассы.
Заголовок текста печатают флаговым способом строчными буквами от нулевого положения табулятора через один межстрочный интервал. Если заголовок к тексту превышает 140 знаков (5 строк машинописного текста с длиной строки 28 печатных знаков), то его допускается продлевать до границы пятого положения табулятора после 40 печатных знаков или 100 мм от границы левого поля.
К документам большого объема и сложным по содержанию наряду с заголовками составляют подзаголовки. Их пишут строчными буквами в левой части листа документа. В конце заголовка точка не ставится.
Заголовок к письму рекомендуется составлять сразу, до написания текста, если автор четко представляет себе содержание будущего письма, но можно сформулировать его и после отработки окончательного варианта текста.
Правила написания заголовков:
1) Заголовки пишут прописными буквами.
2) В конце заголовков знаки препинания не ставятся (кроме ! и ? знаков).
3) Короткие заголовки пишутся вразрядку.
4) Переносы в заголовках не допустимы.
5) Большие заголовки (более 40 символов) выполняются в несколько строк, каждая строка должна иметь законченное смысловое значение.
6) Текст большого заголовка выполняется через 1 междустрочный интервал.
7) При написании текста через 1,5 междустрочный интервал между текстом и заголовком 1,5 междустрочный интервал.
8) Если на странице несколько заголовком, от текста до следующего заголовка делается дополнительный интервал. Подзаголовки – строчными буквами по тем же правилам. Можно выделять письмом вразрядку, подчеркиванием, заключением в кавычки или скобки.
Вопрос 3
На какие две группы обычно делятся справки? На каких бланках оформляются справки, в каком случае ставят печать? Имеет ли право работник отказаться от визирования документа (выполнения «Визы согласования» или «Визы ознакомления»)?
Справка – документ информационного характера, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий, но без мнения автора о существе излагаемых вопросов.
Справки делят на две группы: справки с информацией о фактах и событиях служебного характера и справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяющие какой-либо юридический факт.
Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. В них могут быть приведены таблицы, к ним могут даваться приложения. Подписывают справку лица, ее составлявшие и несущие ответственность за представленные сведения.
Справки, выдаваемые заинтересованным гражданам о подтверждении места работы, занимаемой должности, заработной плате, месте проживания и т.п., оформляются на трафаретных бланках, на которых уже отпечатан типовой текст.
Справки составляют по указанию вышестоящих органов или должностного лица. Они содержат запрашиваемую информацию без выводов и предложений. Справки, выдаваемые по требованию вышестоящего органа, подписывает руководитель.
Данные документы оформляют на общих бланках. Правила их оформления и состав реквизитов сходны с оформлением и составом докладных записок, однако в отличие от последних справки не содержат мнения автора по существу излагаемых вопросов.
Реквизиты справки: наименование организации, название вида документа, дата и регистрационный индекс, адресат, заголовок к тексту (для формата А4), текст, подпись.
Число подразделов документа определяется количеством рассматриваемых вопросов. Текст может быть оформлен в виде таблицы. Если справка включает сведения финансового характера, то ее подписывают руководитель и главный бухгалтер и, кроме того, ставится печать.
Справки личного характера удостоверяют какой-либо юридический факт. Они оформляются на трафаретных бланках, подписываются руководителем и главным бухгалтером, заверяются гербовой печатью.
Отказ от визирования проекта документа не допускается.
На распорядительных документах визы проставляются слева на последнем листе первого экземпляра документа ниже реквизита «Подпись» или на оборотной стороне последнего листа документа.
Исходящие документы визируются на экземплярах, остающихся в облисполкоме. При невозможности размещения виз на документе составляется отдельный лист согласования.
ФЭУТ
Декану ФЭУТ
А
.И.
Ярцеву
ЗАЯВЛЕНИЕ
10.01.2009 №___
Прошу разрешить перенести лабораторное занятие по Товароведению продовольственных товаров на 24.01.2009 по семейным обстоятельствам.
Студент 3 курса
Гр. РГС-1 Подпись Е.А. Епихина
ФЭУТ 15.01.2009 №192
В дело №13-18
Подготовлен приказ №456-л
Подпись Машковича М.В.
15.01.2009
Рэспубліканскае кіраўніцтва статыстыкі ЗАГАД 01.02.04 № 45 г. Минск
|
Республиканское управление статистики ПРИКАЗ
г. Минск |
О внедрении стандартов
на организационно-распорядительную документацию
В связи с утверждением СТБ 6.38-2004
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Ввести в действие с 01.02.2004 новые стандарты на организационно-распорядительную документацию.
2. Начальнику административно-хозяйственного отдела Костину Д.А. подготовить формы документов.
3. Заместителю начальника административно-хозяйственного отдела Куропате М.В. изготовить бланки.
4. Начальнику общего отдела Машкович М.В. организовать семинар по изучению стандартов ОРД.
5. Руководителям отделами направить секретарей на семинар
6. Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя генерального директора Гуляева В.А.
Генеральный
директор (подпись) Е.А. Епихина
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
научно-технического совета
16.01.2004
С приказом ознакомлены:
Зам. генерального директора (подпись) В.А. Гуляев
01.02.2004
Начальник АХО (подпись) Д.А. Костин
01.02.2004
Зам. начальника АХО (подпись) М.В. Куропата
01.02.2004
Начальник общего отдела (подпись) М.В. Машкович
01.02.2004
В дело 07-09
(подпись)
01.03.2004
Республиканское Унитарное
Предприятие «Белткань»
ПРИКАЗ
10.01.2008 № 13-К
г. Минск
По личному составу
1. ПРИНЯТЬ:
СЛЫКОВА Геннадия Ивановича на должность технолога в ткацкий цех с 01.02.2009 по 31.01.2010 на постоянное место работы с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: 1. Заявление Слыкова Г.И. от 08.01.2008
2. Трудовой договор от 07.09.2006 №33
2. ПРЕДОСТАВИТЬ:
СОРОКИНОЙ Анне Даниловне, ведущему экономисту планово-экономического отдела, трудовой отпуск на 24 календарных дня с 01.02.2009 по 24.02.2009 за период работы с 01.02.2008 по 31.01.2009.
Основание: 1. Заявление Сорокиной А.Д.
2. График отпусков.
3. УВОЛИТЬ:
КРИВЕЦ Якова Константиновича, бухгалтера отдела оплаты труда, 11.02.2009 вследствие отказа от продолжения работы из-за изменений существенных условий труда согласно п. 5 ст. 35 ТК
Основание: 1. Заявление Кривец Я.К.
2. Приказ от 25.12.2008 №158 об исключении профессии из списка
вредных работ
Директор (подпись) А.А. Шаршун
Начальник отдела кадров
(подпись) Е.А. Епихина
10.01.2008
С приказом
ознакомлены: (подпись) Г.И. Слыков
12.01.2008
(подпись) А.Д. Сорокина
12.01.2008
(подпись) Я.К. Кривец
12.01.2008
В дело 03-08
(подпись) З.П. Сорока
13.01.2008
1. Прием на работу на определенный срок
Формулировка приказа (распоряжения) |
Формулировка записи в трудовой книжке |
ПРИНЯТЬ: СЛЫКОВА Геннадия Ивановича на должность технолога в ткацкий цех с 01.02.2009 по 31.01.2010 с окладом согласно штатному расписанию Основание: 1. Заявление Слыкова Г.И. от 08.01.2008 2. Трудовой договор от 07.09.2006 №33
С приказом ознакомлен (подпись) Г.И. Слыков 12.01.2008 |
Принят на должность технолога |