8. Послідовність дій для ведення сумового бухгалтерського обліку

Для того, щоб здійснювати ведення фінансового бухгалтерського обліку за допомогою програмного комплексу «УКС-Маркет», бажано дотримуватися наступної послідовності дій:

• виходячи з досвіду впровадження проекту, першим кроком для початку використання всіх можливостей даної програми, є виписка касових ордерів та формування касових звітів; касові ордери виписуються окремо по кожній касі підприємства, яку користувач має вибрати зі списку; до того, перед тим як додати новий ордер, користувач повинен вказати його тип, прибутковий чи видатковий; нумерацію касових ордерів можна розпочати як з вже існуючих номерів виписаних «вручну» ордерів, так і розпочати з початку; для кожного касового ордеру необхідно правильно вказати бухгалтерську операцію (які попередньо мають бути створені у відповідному довіднику), так як проводки по цих документах формуються в залежності від обраної операції; в кінці кожного дня, по всіх касах підприємства, необхідно сформувати касовий звіт та включити в нього всі виписані за цей день прибуткові та видаткові касові ордери; для самого першого касового звіту необхідно вказати початкове сальдо, або завести відповідну суму у сальдо на початок місяця по тому рахунку, який вказаний для даної каси у переліку кас підприємства; після включення в касовий звіт всіх необхідних касових ордерів, потрібно обов’язково експортувати проводки з цього звіту, які сформовані по кожному, включеному в даний звіт касовому ордеру, щоб ця інформація могла використовуватися для формування інших відомостей; після експорту проводок необхідно звірити загальні суми оборотів по касовому звіту з сумою оборотів по проводках та переконатися в тому, що проводки по всіх касових ордерах сформовані правильно; в кінці кожного місяця можна сформувати та роздрукувати журнал реєстрації касових ордерів (форму КО-3а), в якому відображаються всі виписані, за вказаний період, прибуткові та видаткові касові ордери;

• наступним кроком в процесі освоєння всіх можливостей програмного комплексу «УКС-Маркет» є виписка платіжних доручень та заведення виписок банку; платіжні доручення окремо виписуються по кожному банківському рахунку, який користувач повинен вибрати перед додаванням нового платіжного доручення; однією з умов для швидкої формування платіжних доручень, є наявність в довіднику партнерів банківських реквізитів для одержувача; при формуванні платіжних доручень варто використовувати таку можливість, як створення нового доручення на підставі існуючого, що також суттєво прискорить виписку таких документів; програмою передбачена можливість формування реєстрів виписаних платіжних доручень за будь-який період;

• по кожному банківському рахунку необхідно заводити виписки банку, в яких відображається рух грошових коштів по розрахунковому рахунку; для самої першої виписки банку необхідно вказати початкове сальдо, або завести відповідну суму у сальдо на початок місяця по тому рахунку, який вказаний для даного банку в переліку розрахункових рахунків в довіднику підрозділів; при заведенні виписок банку користувач може, для платників (одержувачів), дат документів, кореспондуючих рахунків та статей, широко використовувати стандартні форми для вибору реквізитів; якщо раніше, за допомогою даної програми, виписувалися платіжні доручення, варто скористатися можливістю включення відповідних доручень у виписку банку при заведенні її кредитової сторони; в разі наявності у користувача встановленої програми «Клієнт-банк», можна налаштувати імпорт даних у виписку банку через DBF-файл чи текстовий файл з цієї програми; після заведення в виписку банку всього переліку платіжних документів, потрібно обов’язково експортувати проводки з цієї виписки, щоб в подальшому інформація могла бути використана для формування інших відомостей; після експорту проводок необхідно звірити загальні суми оборотів по виписці банку з сумою оборотів по експортованих проводках та переконатися в тому, що всі проводки сформовані правильно; по заведених виписках банку є можливість отримати відомість групування по всіх вказаних в них рахунках;

• заведення авансових звітів дозволить проводити облік підзвітних сум, при цьому в кожному авансовому звіті можна вказувати кілька бухгалтерських операцій по різних видах витрат, проводити облік по декількох партнерах; в кінці місяця можна одержати зведений журнал обліку підзвітних сум, в якому буде відображена інформація по всіх підзвітних особах;

• на протязі місяця, по мірі надходження в бухгалтерію підприємства товарно-грошових звітів, необхідно заводити проводки по цих документах; для більш швидкого заведення звітів, потрібно користуватися такою можливістю, як формування проводок за допомогою бухгалтерських операцій, які попередньо мають бути визначені у відповідному довіднику; після заведення всіх проводок по звіту, обов’язково потрібно звірити загальну суму оборотів по проводках, з загальними сумами оборотів по звіту;

• інформацію по операціях що не відобразилась в виписках касових ордерів, виписках банку, авансових чи товарно-грошових звітах, необхідно заводити у журнал інших операцій, створивши для кожної такої операції окрему закладку;

• перед тим, як одержувати будь-які, визначені в даній програмі, оборотно-сальдові відомості, необхідно завести сальдо на початок місяця в розрізі визначеної аналітики по всіх рахунках; початкове сальдо заводиться лише один раз; на наступний місяць сальдо автоматично переноситься після формування оборотної відомості по рахунках;

• в кінці кожного місяця, на підставі всіх заведених даних, бухгалтер може одержати різноманітні відомості, а саме, групування оборотів по будь-якому обраному рахунку, оборотно-сальдову відомість по рахунку в розрізі визначених для нього аналітичних об’єктів оюліку першого рівня, відомість товарообороту по окремих господарських операціях;

• перед формуванням оборотної відомості по рахунках, необхідно виконати перевірку внутрішніх переміщень між матеріально-відповідальними особами, виконати розрахунок собівартості реалізованих товарів;

• після формування оборотної відомості по рахунках за місяць, можна не тільки роздрукувати цю відомість в скороченому варіанті, але і надрукувати докладні (розширені) аналітичні відомості руху коштів по будь-якому обраному рахунку чи субрахунку, а також роздрукувати Головну книгу;

• якщо після формування оборотної відомості по рахунках виявилися розбіжності між загальними сумами оборотів по дебету та кредиту, то можна скористатися такими сервісними програмами, як стикування оборотів після формування балансу та вибір необхідних проводок зі звітів матеріально-відповідальних осіб та журналу інших операцій;

• на протязі місяця, для обліку розрахунків з партнерами можна використовувати відомість розрахунків з торговими партнерами за період, яка у стислому вигляді дозволяє надавати керівникам інформацію про стан розрахунків на будь-яку дату, друкувати акти для взаємної звірки розрахунків по окремому партнеру за період.