7. Послідовність дій для ведення кількісно-сумового обліку

Для того, щоб здійснювати ведення кількісно-сумового обліку товарів за допомогою програмного комплексу «УКС-Маркет», бажано дотримуватися наступної послідовності дій:

• по-перше, якщо програма впроваджується в магазині, що раніше працював, то необхідно зробити інвентаризацію та завести в базу даних залишки товарів на початкову дату, по матеріально-відповідальних особах; залишки товарів краще заводити через прибуткові накладні, так як при цьому паралельно йде формування довідника товарів; після цього користувач повинен зробити актуалізацію оперативних залишків на дату заведення цих залишків, щоб можна було формувати видаткові накладні, акти переоцінки та списання товарів;

• при надходженні товарів можна формувати реєстри роздрібних цін, в яких розраховується роздрібна ціна виходячи з необхідного відсотку націнки по товарних групах;

• оприбуткування товарів здійснюється тільки через заведення прибуткових накладних, які можна автоматично сформувати на підставі раніше створених реєстрів роздрібних цін; кожна операція по видатку товарів, крім продажу через розрахункові місця, повинна супроводжуватися випискою видаткових накладних; для кожної накладної необхідно обов’язково вказувати торгову операцію, не тільки для формування проводок, але і для друку самих цих документів (необхідні макети друкованих форм повинні бути визначені в довіднику торгових (господарських) операцій); разом з випискою видаткової накладної на продаж товарів, можна автоматично сформувати відповідну податкову накладну;

• при списанні товарів або зміні їх облікової вартості, необхідно формувати відповідно акт списання та акт переоцінки товарів, для яких також необхідно обов’язково вказувати торгові операції для формування проводок;

• для кожного типу первинних документів, таких як прибуткові чи видаткові накладні, акти списання чи переоцінки ТМЦ, можна сформувати реєстри цих документів за будь-який вибраний період та сформувати відомості звірки проводок по товару чи тарі з загальними сумами по таких документах;

• щоб правильно сформувати товарно-грошовий звіт по магазину, необхідно завести документи для відображення зданої виручки від продажу товарів в банк (інкасація) або внесення грошових коштів в касу підприємства, та зафіксувати надані покупцям знижки по дисконтних картках та обов'язково сформувати по них проводки;

• далі всі виписані прибуткові та видаткові накладні, акти списання чи переоцінки, документи по зданій виручці та обліку знижок, необхідно включити в товарний звіт за обраний період по матеріально-відповідальній особі; для самого першого товарного звіту початкове сальдо береться як загальна сума по заведених залишках; після включення в товарний звіт всіх необхідних документів, потрібно обов’язково експортувати проводки з цього звіту; після експорту проводок необхідно звірити загальні суми оборотів по товарному звіту з сумою оборотів по проводках та переконатися в тому, що проводки по всіх документах сформовані правильно; в разі необхідності, можна сформувати реєстр товарних звітів за будь-який період;

• перед проведенням актуалізації оперативних залишків по товарах, потрібно обов'язково зчитати дані про продаж з касового серверу;

• за допомогою картки товарів можна відслідковувати рух обраного товару за необхідний період; відомості по надходженню, продажу (видатку) та списанню товарів за будь-який період дозволяють згрупувати товари по артикулах, товарних групах, партнерах, торгових операціях, матеріально-відповідальних особах;

• в кінці кожного місяця необхідно сформувати оборотну відомість, і в разі необхідності надрукувати її в скороченому чи розгорнутому вигляді; під час формування даної відомості залишки товарів переносяться на перше число наступного місяця;

• для проведення інвентаризації по матеріально-відповідальній особі необхідно також сформувати оборотну відомість, вказавши при цьому, для кінцевої дати періоду, число, що передує даті інвентаризації; після формування оборотної відомості необхідно створити і роздрукувати інвентаризаційний опис, потім фактичні залишки по результатах інвентаризації занести в порівняльну відомість та поновити фактичні залишки на дату інвентаризації.