5.10. Меню „Податковий облік ”
В меню «Податковий облік» сконцентровані пункти для виклику програмних модулів для ведення податкового обліку. Вони призначені для виписки податкових накладних, формування реєстрів податкових накладних та формування реєстрів отриманих та виданих податкових накладних.
5.10.1. Виписка податкових накладних
Даний програмний модуль призначений для виписки та друку податкових накладних.
Спочатку роботи треба вказати, у полі на формі, рік, що повинен складатися з чотирьох цифр, та вибрати з відповідного списку підрозділ. Для формування нової накладної необхідно натиснути на кнопку «Нова накладна». Програма чистить поля на формі та встановлює курсор на поле для заведення номеру накладної. В поле для дати накладної додається поточна дата. Нумерація накладних відбувається автоматично, шляхом збільшення на одиницю номеру для останньої заведеної накладної (кожний рік нумерація податкових накладних починається з 1). Номер повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до 999999. В полях, для реквізитів продавця, програма, для обраного підрозділу, самостійно проставляє відповідні значення з довідника, а саме: найменування продавця, номер свідоцтва про реєстрацію платника ПДВ, індивідуальний податковий номер, телефон та адресу.
Далі, необхідно вказати аналогічні реквізити для покупця, що можна зробити або “вручну”, або вибрати з переліку за допомогою стандартного вікна для вибору партнерів, натиснувши для цього кнопку, яка розташована поруч з найменуванням покупця, щоб значення таких самих реквізитів автоматично попали у відповідні поля з довідника партнерів (при цьому можна дуже швидко знайти потрібного покупця, вказавши лише невеликий фрагмент його назви у полі для пошуку). За допомогою аналогічної кнопки, для накладної також можна вибрати з довідника партнерів і продавця. Наступні реквізити, що користувач повинен вказати, це: умова постачання, форма проведених розрахунків, прізвище та ініціали особи, яка склала накладну. Форму розрахунків можна вибрати з відповідного списку, а умову постачання та прізвище особи можна вибрати з переліку таких самих реквізитів, що були заведені у раніше виписаних податкових накладних за допомогою стандартного вікна для вибору реквізитів.
Для заведення номенклатури постачання по даній накладній, необхідно натиснути кнопку «Далі», щоб перейти на наступну сторінку форми, на які розташована таблиця з цим переліком. Ця таблиця містить такі графи: дату постачання, найменування номенклатури, одиницю виміру, кількість, ціну, кількість, обсяги постачання, що оподатковується за ставками 20%, 0% (на митній території), 0% (експорт), звільнено від оподаткування та загальна сума коштів, що підлягає оплаті. Дату постачання можна вибрати за допомогою календаря, який з’являється при натисканні на кнопку з трьома крапками у цій графі в режимі редагування. Після заведення всього переліку номенклатури, необхідно натиснути на кнопку «Розрахунок підсумків», щоб розрахувати підсумкові суми по першому розділу податкової накладної та ПДВ. Після введення у відповідні графи значень для товарно-транспортних витрат, зворотної (заставної) тари, надбавки чи знижки, розрахунок підсумків необхідно повторити.
Якщо податкова накладна виписується на виконання робіт (послуг), то в номенклатурі постачання, для колонки кількості можна вказати, у додатковій графі, будь-який коментар, що буде відображатися при друкуванні накладної замість існуючого значення для кількості, встановивши для цього позначку «Коментар для колонки «Кількість». Аналогічним чином, якщо для розділу 6 «Податок на додану вартість» необхідно розшифрувати привід для звільнення від ПДВ, можна встановити ознаку «Коментар для колонки «Звільнення від ПДВ», та у відповідній новій графі вказати таку причину. При встановленій ознаці «Зняти з ціни ПДВ» після заведення ціни в номенклатурі постачання, її значення буде автоматично зменшене на відсоток цього податку. Після заведення всього переліку постачання для податкової накладної та розрахунку підсумкових сум, потрібно натиснути на кнопку «Назад», щоб повернутися на попередню сторінку форми.
При натисканні на кнопку «Проглянути» на екрані з’являється таблиця з переліком заведених, за вказаний рік, податкових накладних. Для швидкого пошуку потрібної накладної в таблиці, можна скористатися панеллю фільтра, яка містить список з найменуванням реквізитів накладної та поле для заведення текстового фрагменту, що дозволяє відображати лише записи з вказаним фрагментом в обраному реквізиті. Кнопка «З існуючої» створює нову копію поточної податкової накладної. Кнопка «Знищити» дозволяє знищити поточну накладну.
Користувач має можливість встановити маску для номеру податкової накладної, який буде відображатися на екрані та при друкуванні. Маска складається з трьох частин, це будь який постійний надпис перед самим числовим номером накладної, формат для відображення цього числового номеру (кількість знаків, до яких реальний номер накладної буде доповнюватися нулями, обирається зі списку), та деякий постійний надпис після числового номеру. Наприклад, якщо вказана маска «1- 0000 -ЧН», то номер податкової накладної буде відображатися у такому вигляді - «1-0274-ЧН». На першій сторінці податкової накладної, в самому верху, може бути надрукований будь-який надпис, який користувач вкаже у полі «Надпис для податкової». Можна заздалегідь сформувати необхідний перелік таких надписів, натиснувши для цього кнопку для їх редагування, що розташована праворуч від поля для заведення даного реквізиту, та вибирати потрібний надпис вже з власного списку.
Для того, щоб роздрукувати поточну податкову накладну на принтері чи переглянути її друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна. При цьому, за допомогою спеціальних ознак, можна, на одному аркуші формату А4 надрукувати відразу дві податкові накладні, або друкувати позначку «Х» у відповідних полях для оригіналу та копії податкової накладної.