5.9.9. Облікові відомості
В цьому переліку згруповані пункти меню для формування та друку різноманітних відомостей, таких як аналітичної відомості по руху коштів на балансових рахунках, скороченої оборотної відомості по рахунках, оборотної відомості в розрізі аналітики першого рівня по рахунку, групування по рахунках, відомість товарообороту, відомість розрахунків з торговими партнерами, акт звірки розрахунків з постачальниками.
5.9.9.1. Оборотна відомості по рахунках (скорочена)
Даний модуль програми дозволяє переглянути на екрані скорочену оборотну відомість по рахунках, сформовану за вказаний місяць.
Спочатку роботи треба вказати, у полі на формі, рік, що повинен складатися з чотирьох цифр, вибрати з відповідного списку місяць та підрозділ. Далі потрібно натиснути кнопку «Сформувати», що призведе до оновлення даних у таблиці. Ця таблиця містить графи з кодами, найменуваннями та переліком підсумкових сум по субрахунках (сальдо на початок періоду по дебету та кредиту, обороти за вказаний період для дебету і кредиту та відповідне сальдо на кінець періоду). Якщо для якогось субрахунку в довіднику рахунків визначені субрахунки другого порядку, то дані по них відображаються нижче таких субрахунків. Нижче таблиці відображаються аналогічні підсумки по всіх рахунках.
На нижній панелі вікна розташована кнопка «Докладно», яка дозволяє переглянути на новій сторінці форми докладну інформацію по кожній окремій сумі для сальдо або кожній проводці по оборотах, що складають ті чи інші підсумкові суми по субрахунках. В цій довідковій інформації буде зазначений кореспондуючий рахунок, код та найменування партнера по аналітиці, стаття, номер і дата документа, сума по проводці, а також основний рахунок, код матеріально-відповідальної особи та номер того звіту, який містить дану проводку.
Для того, щоб роздрукувати скорочену оборотну відомість по рахунках за період на принтері або переглянути дану друковану форму у вікні попереднього перегляду, треба скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна.
5.9.9.2. Оборотна відомості по рахунках у розрізі аналітики першого рівня
Даний модуль програми дозволяє сформувати оборотну відомість по рахунку у розрізі аналітики першого рівня за будь-який обраний період року.
Для початку роботи треба вибрати зі списку підрозділ, та вказати у відповідному полі на формі код того рахунку, по якому буде формуватися дана оборотна відомість. Цей рахунок можна також вибрати за допомогою стандартної форми для вибору рахунків, яка відкривається на екрані при натисканні на кнопку, що знаходиться праворуч від поля для рахунку. Далі потрібно вказати рік та вибрати, з відповідних списків, для місяців, початок і кінець періоду. Для формування оборотної відомості, по обраному рахунку, необхідно натиснути на кнопку «Сформувати». Сама відомість відображається на формі у таблиці, рядками якої буде перелік аналітичних об’єктів першого рівня, що містить наступні графи: код та найменування для аналітики (це може бути партнери, матеріально-відповідальні особи, співробітники, перелік банків чи кас підприємства, статті), сальдо на початок періоду по дебету і кредиту, перелік кореспондуючих рахунків по дебету, загальний підсумок оборотів по дебету за період, перелік кореспондуючих рахунків по кредиту, загальний підсумок оборотів по кредиту за вказаний період, сальдо на кінець періоду по дебету і кредиту. Самий останній запис у переліку аналітичних об’єктів містить загальні підсумкові суми по всіх графах.
Кнопка «Докладно» дозволяє переглянути на новій сторінці форми, для кожного аналітичного об’єкту, докладну інформацію по окремих проводках, які складають підсумкову суму оборотів для того чи іншого рахунку, для поточного рядка. В цій довідковій інформації по кожній проводці буде зазначений номер і дата документа, кореспондуючий рахунок, код і найменування зустрічного партнера по аналітиці, стаття, сума по проводці, а також основний рахунок (рахунок звіту), код матеріально-відповідальної особи та номер того звіту, який містить дану проводку.
Для того, щоб роздрукувати оборотну відомість по рахунку в розрізі аналітики першого рівня на принтері або переглянути її друковану форму у вікні попереднього перегляду на екрані, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна. В залежності від кількості кореспондуючих рахунків по оборотах, користувач може обрати книжкову чи альбомну форму для друку, що визначається шляхом встановлення необхідної позначки у відповідній групі залежних перемикачів.