5.9.5. Журнал інших операцій
Цей програмний модуль призначений для заведення проводок в журнал інших операцій, у якому накопичуються проводки з бухгалтерських операцій, що не зафіксовані у жодному товарно-грошовому звіті.
Журнал інших операцій на екрані представлений у вигляді окремих закладок, кількість та найменування яких користувач може самостійно змінювати за допомогою кнопки «Нова закладка». При натисканні на цю кнопку відкривається вікно з переліком всі визначених закладок, що відображається у вигляді таблиці з двома графами – шифром та найменуванням для закладок (шифр повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до 9999). Навігатор на нижній панелі цього вікна дозволяє додавати нові та знищувати непотрібні рядки в переліку закладок.
Кожна закладка у журналі інших операцій містить декілька окремих смуг, на яких в свою чергу розташовані окремі різнокольорові поля для заведення реквізитів проводок.
Спочатку користувачу необхідно буде вказати у полі, на формі, рік, за який заводяться проводки у журнал інших операцій (рік задається чотирма цифрами), вибрати з відповідних списків місяць та підрозділ. Для того, щоб додати нову проводку у вибрану закладку, необхідно натиснути на відповідну кнопку навігатора цієї форми. Програма додає нову смугу на закладці, чистить усі поля на ній та встановлює курсор на поле для заведення номеру документа. Далі, користувач повинен послідовно завести всі необхідні реквізити для цієї проводки, підтверджуючі кожне заведене значення натисканням на клавішу {ENTER}. При цьому курсор буде переміщатися на наступне поле, для вводу, на поточній смузі. Для кожної проводки визначені наступні реквізити: номер і дату первинного документа; номер і дата документа, що являється підставою для здійснення бухгалтерської операції (підставою може бути договір на постачання чи рахунок на передоплату); рахунок, код аналітики та статтю для дебету; рахунок, код аналітики та статтю для кредиту; сума проводки. У полях з номером документу та номером підстави потрібно заводити лише цифри з оригінальних номерів, ігноруючи при цьому букви та інші знаки. Дати документів можна вибирати за допомогою календаря, кореспондуючі рахунки, коди партнерів, статті можна вибирати за допомогою відповідних форм для вибору реквізитів (рахунків, статей чи партнерів), для відкриття яких на екрані можна просто двічі клацнути «мишкою» по відповідних полях.
Над заведеними значеннями для рахунків здійснюється контроль не тільки на існування даного рахунку у довіднику, але і перевіряється присутність субрахунків другого порядку, якщо вони визначені для цього рахунку. Крім наявності вказаної статті в довіднику статей витрат (доходів), програма також повідомить, потрібно чи не потрібно заводити статтю для відповідного рахунку (стаття заводиться лише для рахунків, у яких вона вказана як об’єкт аналітичного обліку в довіднику рахунків).
За допомогою навігатора на нижній панелі вікна можна послідовно перебирати всі записи в таблиці даних, швидко переходити на перший чи на останній запис, додати нові і вилучити вже існуючі записи.
При натисканні на кнопку «Заведення бухгалтерської операції» на екрані відкривається спеціальне вікно, яке дозволяє суттєво прискорити заведення проводок у журнал інших операцій. В цьому вікні потрібно так само вказати номер і дату первинного документа, номер і дату підстави, номер і дату податкової накладної, вибрати зі списку необхідну бухгалтерську операцію та вказати відповідні коди для аналітичного обліку по дебету та кредиту. Дати документів також можна вибирати за допомогою календаря, а бухгалтерська операція та код партнеру обирається за допомогою відповідних форм для вибору реквізитів (операцій чи партнерів), які відкриваються на екрані при натисканні на кнопки що розташовані на вікні праворуч від цих реквізитів. Далі, в залежності від визначеного переліку проводок по обраній бухгалтерській операції, користувач повинен вказати суму по кожній проводці (праворуч від полів для заведення сум будуть відображатися відповідні коментарі для проводок, які визначені для даної бухгалтерській операції в довіднику). Якщо в переліку проводок для обраної операції також були вказані коефіцієнти, то після заведення першої суми, решта інших розраховуються автоматично. Як тільки всі суми по проводках заведені, потрібно натиснути на кнопку «Додати проводки», яка переносить вказані дані у перелік проводок для поточної закладки у журналі інших операцій.
При коригуванні раніше заведених проводок на обраній закладці, користувач повинен встановити позначку «Коригування інформації», для того, щоб при переміщенні з одного запису на інший, курсор не переміщався в самий кінець переліку проводок.
На нижній панелі вікна знаходиться кнопка «Підсумки», яка дозволяє згрупувати всі заведені проводки по номерах і датах документів та номерах і датах для підстав, а також відобразити на екрані загальну суму всіх проводок на закладці (щоб повернутися до заведення проводок, потрібно натиснути кнопку «Сховати»).
Для того, щоб роздрукувати поточну закладку журналу інших операцій на принтері чи переглянути друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна. Також можна одночасно роздрукувати одразу всі закладки, що визначається шляхом встановлення відповідної позначки. Крім переліку проводок, друкована форма для журналу інших операцій містить також групування по всіх вказаних рахунках.