5.9.1.3. Журнал реєстрації касових ордерів (форма ко-3а)
Цей програмний модуль призначений для формування та друку журналу реєстрації касових ордерів (форма КО-3а) за вказаний користувачем період.
Спочатку роботи треба вибрати, з відповідних списків, підрозділ та касу підприємства, для якої формується цей журнал. Далі потрібно вказати дату для початку періоду та дату для кінця періоду (в якості останньої дати програма автоматично пропонує поточну дату). Ці дати користувач може змінювати “вручну”, або вибрати потрібні значення за допомогою календаря, який з’являється на екрані при натисканні на відповідні кнопки, що розташована праворуч від цих дат. Далі треба натиснути на кнопку «Сформувати», щоб за обраний період сформувати журнал реєстрації прибуткових та видаткових касових ордерів. Цей журнал відображається у вигляді таблиці, яка поділена на дві частини. В лівій частині таблиці, в порядку зростання дат та номерів, розташовані прибуткові ордери, для яких також зазначені найменування платників та загальна сума по документу. В правій частині таблиці, аналогічно для видаткових ордерів. Трохи вище таблиці, на формі, відображаються загальні підсумки по прибуткових та видаткових касових ордерах за обраний період.
Для того, щоб роздрукувати журнал реєстрації ордерів на принтері, чи переглянути його друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна або натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна.
5.9.2. Документи по банку
В цьому переліку згруповані пункти меню, за допомогою яких можна проводити облік операцій по розрахункових рахунках в банках, а саме - виписки платіжних доручень по перерахунку коштів з банківського рахунку, формування реєстрів платіжних доручень за період, заведення виписок банку та групуванню по рахунках, що зазначені у цих виписках.
5.9.2.1. Виписка платіжних доручень
Цей програмний модуль призначений для виписки та друку платіжних доручень для перерахунку коштів з розрахункового рахунку.
Спочатку роботи треба вказати, у полі на формі, рік, за який виписується платіжне доручення (рік повинен задаватися чотирма цифрами) та вибрати з відповідного списку необхідний підрозділ.
Для формування нового доручення треба натиснути на кнопку «Нове доручення». Програма чистить усі поля на формі та встановлює курсор на поле для заведення номеру платіжного доручення. Нумерація доручень відбувається автоматично, шляхом збільшення максимального існуючого номеру на одиницю (кожний рік нумерація доручень починається з 1). Номер повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до 999999. В поле для дати доручення програма також автоматично додає поточну дату. Цю дату користувач може змінити “вручну”, або вибрати потрібне значення за допомогою календаря, який з’являється на екрані при натисканні на відповідну кнопку, що розташована праворуч від цієї дати. Реквізити платника (найменування, код ЄДРПОУ, найменування банку, МФО та розрахунковий рахунок), програма проставляє самостійно, на підставі даних для обраного підрозділу та банку з відповідного довідника.
Далі необхідно вказати аналогічні реквізити для одержувача коштів, що можуть заводитися або “вручну”, або можна скористатися кнопкою для вибору одержувача з довідника партнерів (знаходиться праворуч від найменування). При натисканні на цю кнопку, на екрані відкриється нове вікно з переліком партнерів, при цьому знайти потрібного партнера можна дуже швидко - лише вказати невеликий фрагмент його назви у полі для пошуку. Після вибору одержувача, його реквізити автоматично з’являться у відповідних полях на формі. Якщо по партнеру, в довіднику, вказано кілька розрахункових рахунків, потрібні банківські реквізити можна обрати з відповідних списків для найменування банку та розрахункового рахунку.
Наступні реквізити, які потрібно вказати, це сума платежу, кореспондуючий рахунок, номер і дату документа, на підставі якого здійснюється оплата, призначення платежу та додатковий реквізит. Необхідний рахунок можна обрати за допомоги стандартного вікна для вибору рахунків, а дату підстави вказати з календаря (для цього потрібно скористатися відповідними кнопками, які розташовані праворуч від реквізитів). Призначення платежу також можна вибрати з власного переліку. При цьому в даний перелік можна додавати нові записи (наприклад, створити окремі шаблони доручень для перерахунку в фонди, а потім тільки змінювати суму платежів). Коли курсор знаходиться в полі для призначення платежу, то на нижній панелі вікна стануть активними кнопки «Сума ПДВ» і «Без ПДВ». При натисканні на першу - в позицію курсору вставляється текст «В т.ч. ПДВ -» з уже розрахованою сумою ПДВ від загальної суми, а на другу – вставляється текст «Без ПДВ.»
Кнопка «Нове з існуючого» дозволяє створити копію для вибраного поточного доручення, кнопка «Знищити» - знищує поточне доручення, при натисканні на кнопку «Проглянути», форма переходить на іншу сторінку, що містить таблицю з переліком всіх виписаних платіжних доручень за вказаний рік. Для швидкого пошуку потрібного документу в цій таблиці, можна скористатися панеллю фільтра, яка з’являється у верхній частині екранної форми при встановленні позначки «Панель фільтру». Ця панель містить список з найменуванням всіх реквізитів доручення, поле для заведення текстового фрагменту для фільтра та кнопку «Застосувати», при натисканні на яку будуть відображатися лише записи, що містять вказаний фрагмент в обраному реквізиті.
Для платіжного доручення передбачена друкована форма, яка може самостійно змінюватися користувачем за допомогою редактору макетів друкованих документів, який з’являється на екрані при натисканні кнопки «Редагування макетів документів» на панелі інструментів головного вікна, або при виборі аналогічного пункту в меню „Файл”.
На нижній панелі форми розташований навігатор, який дозволяє, в межах вказаного року, переміщатися з одного доручення на інше. Для того, щоб роздрукувати платіжне доручення на принтері чи переглянути його друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна. Зазвичай відразу друкується дві копії доручення, але можна надрукувати третю копію, встановивши для цього відповідну ознаку на нижній панелі вікна.