5.9.1.2. Формування касових звітів

Даний модуль програми призначений для формування та друку касових звітів, в яких будуть зазначені переліки прибуткових та видаткових ордерів, виписаних між початковими та кінцевими датами звітів.

Спочатку користувачу необхідно буде вказати, у полі на формі рік, за який формується касовий звіт (рік повинен задаватися чотирма цифрами), вибрати з відповідних списків місяць, підрозділ та необхідну касу підприємства.

Для формування нового касового звіту треба натиснути на кнопку «Новий звіт». Програма чистить деякі поля на формі та встановлює курсор на поле для заведення номеру звіту. Нумерація касових звітів відбувається автоматично, шляхом збільшення на одиницю номеру останнього сформованого звіту (кожного місяця нумерація звітів починається з 1). Номер повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до 9999. В поля для початкової та кінцевої дати звіту програма також автоматично додає поточну дату. Ці дати користувач може змінити “вручну”, або вибрати потрібні значення за допомогою календаря, який з’являється на екрані при натисканні на відповідні кнопки, що розташована праворуч від цих дат. Сальдо на початок зазвичай переноситься з попереднього звіту, або з заведеного на початок місяця сальдо по рахунку, по якому ведеться облік касових операцій, для обраної каси підприємства. Але це сальдо, в перший раз, можна вказати “вручну”.

Далі треба натиснути кнопку «Вибір документів», щоб перейти на наступну сторінку екранної форми. Ця сторінка містить таблицю з переліком касових ордерів, які виписані між початковими та кінцевими датами звіту. В залежності від типу касових ордерів (який обирається встановленням відповідної позначки у групі залежних перемикачів в верхній частині форми), в переліку відображаються або прибуткові, або видаткові ордери. Таблиця містить графи з серією, номером і датою ордерів, найменуваннями платників чи одержувачів, загальними сумами по документах. Є ще одна графа (сама права), в якій користувач, за допомогою «мишки», може позначити ті ордери, що необхідно включити до поточного касового звіту. Вище таблиці розташовані дві кнопки «Все позначити» та «Зняти позначки», які відповідно позначають одразу всі ордери вказаного типу в таблиці, чи знімають позначки з усіх рядків.

Як тільки всі необхідні прибуткові та видаткові касові ордери позначені, потрібно повернутися на попередню сторінку форми, натиснувши для цього кнопку «Назад». При цьому програма автоматично перераховує загальні обороти по надходженню та видатку коштів для всіх включених в даний касовий звіт ордерів, та оновлює таблицю з переліком обраних, для звіту, документів. Ця таблиця містить такі графи: номер і дата ордерів, найменування платника чи одержувача, кореспондуючий рахунок, сума по касовому ордеру. В даній таблиці відображаються або прибуткові, або видаткові ордери, в залежності від типу касових ордерів, який обирається встановленням відповідної позначки у групі залежних перемикачів над таблицею.

Далі, необхідно обов’язково експортувати проводки з цього звіту, які сформовані, по кожному, включеному в даний звіт касовому ордеру, щоб ці проводки могли використовуватися для формування інших відомостей. Для цього потрібно натиснути на кнопку «Експортувати проводки». Потрібно зауважити, що експортувати проводки необхідно кожного разу, коли користувач додає в звіт інші, чи вилучає вже існуючі, касові ордери.

Кнопка «Перегляд проводок» відкриває на екрані нове вікно для перегляду сформованих проводок по касовому звіту (301). В верхній частині цього вікна відображаються основний рахунок для звіту, код матеріально-відповідальної особи (для касового звіту – код каси), номер, початкова та кінцева дати звіту, сальдо на початок, обороти по дебету та кредиту, сальдо на кінець для звіту, загальна сума інших проводок (тобто тих проводок, в яких не задіяний основний рахунок (301) по звіту). Нижче розташована таблиця з переліком проводок для даного звіту, в якій відображаються окремо проводки по надходженню коштів, окремо по видатку (змінюється встановленням відповідної позначки у групі залежних перемикачів в верхній частині форми). Таблиця з проводками містить наступні графи: номер і дата первинного документу, номер і дата документа, що являється підставою для здійснення операції, рахунок, код аналітики та стаття для дебету, рахунок, код аналітики та стаття для кредиту, сума по проводці. Всі реквізити у проводках можуть змінюватися або “вручну”, або за допомогою відповідних форм для вибору реквізитів (рахунків, статей чи партнерів), які відкриваються на екрані при натисканні на кнопки з трьома крапками, що з’являються у графах таблиці у режимі редагування (ці форми також можна визвати двічі клацнувши «мишкою» по відповідній графі).

Кнопка «Знищити» призначена для знищення поточного звіту, кнопка «Проглянути» викликає на екран таблицю з переліком всіх касових звітів за місяць, за допомогою якої можна легко знайти потрібний звіт. Якщо виникає потреба перерахувати сальдо на початок і сальдо на кінець по всіх сформованих звітах, в разі, коли по цих звітах додавалися чи вилучалися касові ордери, можна скористатися кнопкою «Перерахувати сальдо».

На нижній панелі форми розташований навігатор, який дозволяє в межах вибраного місяця переміщатися з одного звіту на інший. Для того, щоб роздрукувати поточний касовий звіт на принтері, чи переглянути його друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна або натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна. Крім переліку касових ордерів, друкована форма для касового звіту містить також групування по рахунках для всіх сформованих проводок.