5.8.7.8. Знищення даних з таблиці транзакцій
Даний програмний модуль призначений для знищення даних з таблиці транзакцій до вказаної самим користувачем дати.
Перед знищенням даних необхідно вказати дату, до якої будуть знищені транзакції, значення для якої користувач може обрати за допомогою календаря, що з'являться на екрані після натискання на кнопку, розташовану праворуч від цієї дати.
Далі, можна приступати до безпосереднього знищення транзакцій. Для чого потрібно натиснути на кнопку «Знищити дані» та підтвердити свої дії після відповідного запиту програми.
5.9. Меню „Фінансовий облік”
В меню «Фінансовий облік» сконцентровані пункти для виклику програмних модулів для заведення чи формування первинних документів, які в подальшому дозволяють вести синтетичний та аналітичний бухгалтерський облік на підприємстві. Вони призначені для ведення касових операцій, обліку операцій по розрахункових рахунках в банках, формування авансових звітів, виписки довіреностей, обробки звітів матеріально-відповідальних осіб, для ведення розрахунків з партнерами, для формування оборотної відомості по рахунках, Головної книги, відомості товарообігу, відомості внутрішніх переміщень, для розрахунку реалізованого накладання, друку аналітичних відомостей.
5.9.1. Документи по касі
В цьому переліку згруповані пункти меню для обліку касових операцій, до яких відносяться виписка прибуткових та видаткових касових ордерів, формування касових звітів, друк журналу реєстрації касових ордерів (форма КО-3а) за вказаний користувачем період.
5.9.1.1. Виписка касових ордерів
Цей модуль програми призначений для виписки і друку прибуткових та видаткових касових ордерів, та для формування проводок по цих документах.
На початку роботи треба вказати, у полі на формі, рік, за який формується касовий ордер (рік повинен задаватися чотирма цифрами), вибрати з відповідних списків місяць, підрозділ та необхідну касу підприємства, яка попередньо має бути обов’язково визначеною у довіднику кас. Далі, потрібно вказати який касовий ордер, прибутковий чи видатковий, буде виписуватися, що регламентується встановленням відповідної позначки у групі залежних перемикачів в верхній частині форми.
Для формування нового касового ордеру треба натиснути на кнопку «Новий ордер». Програма чистить усі поля на формі та встановлює курсор на поле для заведення номеру ордеру. Нумерація касових ордерів відбувається автоматично, шляхом збільшення номеру останнього виписаного документу на одиницю в обраному типі касових ордерів. Номер повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до 999999. В поле дата ордеру програма також автоматично додає поточну дату. Цю дату користувач може змінити “вручну”, або вибрати за допомогою календаря, який з’являється на екрані при натисканні на кнопку, що розташована праворуч від поля для дати ордера. Далі, потрібно вказати інші наступні реквізити: бухгалтерську операцію, код та найменування особи, від якої прийняти (чи кому видані) гроші, код призначення, суму, підставу, номер і дату документу для здійснення операції.
Потрібну бухгалтерську операцію можна вибрати зі списку, в якому, в залежності від типу ордеру, будуть представлені відповідні касові операції з довідника бухгалтерських операцій (окремо для прибуткових та видаткових ордерів). Платника чи одержувача коштів можна вибрати з переліку матеріально-відповідальних осіб, співробітників чи партнерів, який відкривається в стандартному вікні для вибору партнерів при натисканні на кнопку, що розташована праворуч від найменування для платника (при цьому можна дуже швидко знайти потрібного партнера, вказавши невеликий фрагмент його назви у полі для пошуку). При одержанні коштів з розрахункового рахунку, або при здачі виручки а банк, замість платника (одержувача) необхідно вказати код та найменування відповідного банку. Підставу для касового ордеру можна також вибрати з переліку, який з’являється на екрані при натисканні на кнопку, що знаходиться праворуч від цього реквізиту. В цьому переліку, в залежності від типу касового ордеру, відображаються як рядки з довіднику підстав, так і підстави для раніше виписаних ордерів. Дату для підстави можна вибрати з календаря.
Якщо натиснути на кнопку «Додаток», то замість таблиці з проводками на формі будуть відображатися ще два додаткових реквізити для касових ордерів, а саме додаток та документ, що засвідчує особу. Для того, щоб повернутися до попереднього вигляду форми, натисніть на кнопку «Назад».
Після заведення всіх необхідних даних, користувач повинен сформувати проводки по касовому ордеру, для чого потрібно натиснути на кнопку «Сформувати проводки». В залежності від вказаної бухгалтерської операції, в таблиці з’являється перелік проводок. Таблиця має наступні графи: рахунок, код аналітики та стаття для дебету, рахунок, код аналітики та стаття для кредиту, сума та ознака довідкової проводки. Всі реквізити у проводках можуть редагуватися або “вручну”, або за допомогою відповідних форм для вибору реквізитів (рахунків, статей чи партнерів), які відкриваються на екрані при натисканні на кнопки з трьома крапками, що з’являються у графах таблиці у режимі редагування (ці форми також можна визвати просто двічі клацнувши «мишкою» по відповідній графі). Біля правого нижнього кута таблиці з проводками розташована маленька кнопка для знищення поточного рядка в цій таблиці.
На формі присутні також ще декілька кнопок, а саме: «Знищити» - призначена для знищення поточного ордеру; «Проглянути» ця кнопка викликає на екран таблицю з переліком всіх касових ордерів, обраного типу, за місяць, де можна легко знайти потрібний документ; «Здана виручка» - формування касового ордеру на підставі раніше створеного документа по обліку зданої виручки (інкасації).
На нижній панелі форми розташована кнопка «Запис проводок у файл», яка дозволяє, для вказаного користувачем періоду, експортувати касові ордери разом з проводками у DBF-файл для передачі даних в іншу облікову програму.
Для прибуткових та видаткових касових ордерів передбачені окремі друковані форми, які можна вибирати з відповідного списку для макетів касових ордерів (цей список динамічно змінюється в залежності від обраного типу ордерів). Також власні макети друкованих форм використовують касові ордери, для яких встановлена ознака платіжної відомості. Всі ці макети можуть самостійно змінюватися користувачем за допомогою редактору макетів друкованих документів, який з’являється на екрані при натисканні кнопки «Редагування макетів документів» на панелі інструментів головного вікна, або при виборі аналогічного пункту в меню „Файл”.
На нижній панелі форми розташований навігатор, який дозволяє в межах вибраного місяця переміщатися з одного ордеру на інший. Для того, щоб роздрукувати ордер на принтері чи переглянути його друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна.