5.5.18. Довідник операцій для обліку товарообороту
Даний програмний модуль використовують для формування довідника операцій для обліку товарообороту, кожна операція якого може визначати, наприклад, обсяг продажу товарів в магазинах, обсяг продажу товарів за безготівковий розрахунок, обсяг продажу в підприємствах громадського харчування, і таке інше. Даний довідник також єдиний для всіх об’єктів автоматизації.
Для того, щоб додати нову операції в цей довідник, необхідно скористатися відповідною кнопкою навігатора, який знаходиться на верхній панелі екранної форми. При цьому програма чистить усі поля на цій панелі та встановлює курсор на поле для заведення коду операції. Цей код програма формує автоматично, шляхом збільшення заведеного раніше максимального коду на одиницю. Код повинен бути унікальним цілим числом в діапазоні від 1 до 999. Далі необхідно вказати найменування операції. Кожне заведене значення для цих реквізитів, підтверджується натисканням на клавішу {ENTER}. При цьому курсор буде переміщатися на наступне поле для вводу на формі.
Нижче на екранній формі знаходяться таблиця з переліками проводок для поточної операції. Для кожної проводки в таблиці вказують лише код рахунку для дебету та код рахунку для кредиту (найменування рахунків програма проставляє автоматично), також підтверджуючи кожне заведене значення натисканням на клавішу {ENTER}. При цьому курсор в таблицях буде переміщатися на наступну графу, а для останньої графи переходить на новий рядок, зберігаючи тим самим проводку в базі даних. Програма здійснює контроль над заведеними значеннями для рахунків. Контролюється існування даного рахунку у відповідному довіднику. Крім того перевіряється присутність субрахунків другого порядку, якщо вони визначені для цього рахунку. Для граф з кодами рахунків доступний вибір потрібних значень за допомогою форми для вибору рахунків. Для цього необхідно натиснути на кнопку з трьома крапками, яка з’являється у відповідній графі таблиці в режимі редагування даних, або двічі клацнути лівою кнопкою «миші» по цій графі. Далі потрібно позначити необхідний рядок в дереві з переліком всіх визначених рахунків та субрахунків, та підтвердити свій вибір, натиснувши на кнопку «Ок».
Навігатор в верхній частині вікна дозволяє проглядати створені в довіднику операції, а також їх додавати чи вилучати. За допомогою навігатор на нижній панелі вікна, можна безпосередньо керувати записами в таблиці з проводками - додавати нові та вилучати непотрібні рядки.
Цей довідник можна роздрукувати на принтері чи переглянути його друковану форму у вікні попереднього перегляду, скориставшись для цього відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна, або кнопкою „Друк” на нижній панелі вікна. Для закриття поточного вікна та для збереження всіх виконаних змін, натисніть на кнопку „Закрити”.
5.5.19. Довідник бухгалтерських операцій
Цей модуль програми призначений для формування довідника бухгалтерських операцій. Для кожної операції визначений перелік проводок, які формуються при заведенні даних з первинних документів, таких як касові ордери, авансові та товарно-грошові звіти, при виписці рахунків та актів виконаних робіт на послуги. З комплексом програм вже надається базовий довідник з переліком основних бухгалтерських операцій, але при необхідності він може корегуватися чи доповнюватися самим користувачем. Даний довідник єдиний для всіх підрозділів.
Самі операції відображаються у вигляді дерева, вузли якого містять назви для груп операцій на першому рівні та безпосередньо найменування бухгалтерських операцій на другому рівні. За допомогою кнопки «Нова операція» в довіднику можна створити або нову групу, або нову операцію, які додаються в кінець дерева на поточному рівні у вигляді «папки», а замість назви з’являється текст з трьома крапками. При цьому даний рядок автоматично переходить в режим редагування тексту (про це сигналізує чорна рамка навколо надпису), і користувач має можливість вказати потрібну назву групи чи операції. Аналогічно, кнопка «Нова на нижньому рівні» дозволяє додавати нову операції на рівні нижче, ніж обрана група операцій. Для того, щоб вилучити вибрану групу чи операцію з довідника, скористайтеся кнопкою «Знищити». Аби скорегувати назву вже операції, необхідно спочатку виділити потрібний рядок в дереві, клацнувши по ньому лівою кнопкою «миші», а потім ще раз клацнути по позначеному рядку – як тільки з’явилася чорна рамка навколо надпису, вузол дерева перейшов в режим редагування тексту. Для виходу з режиму редагування тексту та запису змін в базу даних, натисніть на клавішу {ENTER}.
Нижче дерева на екранній формі знаходяться таблиця з переліками проводок для поточної операції. Для кожної проводки в таблиці необхідно вказати код рахунку та статтю по дебету, код рахунку та статтю по кредиту, коефіцієнт для суми проводки та коментар. Кожне заведене значення підтверджуйте натисканням на клавішу {ENTER}. При цьому курсор в таблиці буде переміщатися на наступну графу, а для останньої графи переходить на новий рядок, зберігаючи тим самим проводку в базі даних. Коли сума по проводці складає деяку частину загальної суми по документу, її можна порахувати за допомогою коефіцієнту, який заводиться у відповідній графі таблиці. В іншому випадку це значення повинно дорівнювати одиниці. Наприклад, для суми ПДВ, в залежності від типу документа, для коефіцієнту можна вказати числа «0,2» або «0,16667», а для суми без ПДВ, відповідно «0.83333». Коментар розкриває сутність кожної проводки в переліку, і вказується для того, щоб знати, яку суму потрібно заводити по проводці під час заведення даних.
Програма здійснює контроль над заведеними значеннями для рахунків не тільки на існування даного рахунку у відповідному довіднику, але і перевіряє присутність субрахунків другого порядку, якщо вони визначені для цього рахунку. Крім наявності вказаної статті в довіднику статей витрат (доходів), програма також повідомить, потрібно чи не потрібно заводити статтю для відповідного рахунку (стаття заводиться лише для рахунків, у яких вона вказана як об’єкт аналітичного обліку в довіднику рахунків).
Для граф з кодами рахунків та статтями доступний вибір значень за допомогою власних, стандартних для даної програми, форм вибору рахунків чи статей. Для цього необхідно натиснути на кнопку з трьома крапками, яка з’являється у відповідній графі таблиці в режимі редагування даних, або двічі клацнути лівою кнопкою «миші» по цій графі. Далі потрібно позначити необхідний рядок в дереві з переліком рахунків чи статей витрат (доходів), та підтвердити свій вибір, натиснувши на кнопку «Ок».
За допомогою навігатора на нижній панелі вікна, можна безпосередньо керувати записами в таблиці з проводками - додавати нові та вилучати непотрібні рядки. Щоб роздрукувати цей довідник на принтері чи переглянути друковану форму у вікні попереднього перегляду, використовуйте відповідні кнопки на панелі інструментів головного вікна, або кнопку „Друк” на нижній панелі вікна. Для закриття поточного вікна та для збереження всіх виконаних змін, натисніть на кнопку „Закрити”.