5.5.16. Довідник статей витрат (доходів)
Цей програмний модуль призначений для заведення та редагування довідника статей витрат (доходів), які можуть використовуватися як об’єкти аналітичного обліку для деяких рахунків. Довідник статей створюється як єдиний довідник відразу для всіх підрозділів.
Сам довідник відображається у вигляді дерева, вузли якого містять визначені самим користувачем групи статей витрат (доходів) на першому рівні та безпосередньо найменування статей на другому рівні. За допомогою кнопки «Нова група» в довіднику можна створити нову групу статей, яка додається в кінець дерева на першому рівні у вигляді «папки», а замість назви групи з’являється текс з трьома крапками. При цьому даний вузол автоматично переходить в режим редагування тексту (про це сигналізує чорна рамка навколо надпису), і користувач має можливість вказати потрібну назву групи. Аналогічно, кнопка «Нова стаття» дозволяє додавати нову статтю витрат (доходів) у вже існуючу папку, яку обов’язково перед тим необхідно вибрати. Програма автоматично формує коди для груп та статей по такому правилу: для групи береться ціле число виду «х00», де «х» - це порядковий номер групи в дереві, який починається з одиниці; код статті це так саме ціле число, яке складається з порядкового номеру групи «х» та двох цифр, що відповідають порядковому номеру статті в цій групі.
Для того, щоб вилучити вибрану групу чи статтю з довідника, скористайтеся кнопкою «Знищити». Аби скорегувати назву вже існуючої групи чи статті витрат (доходів), необхідно спочатку виділити потрібний рядок в дереві, клацнувши по ньому лівою кнопкою «миші», а потім ще раз клацнути по позначеному рядку – як тільки з’являється чорна рамка навколо надпису, значить вузол дерева перейшов в режим редагування тексту. Для виходу з режиму редагування тексту та запису змін в базу даних, треба натиснути на клавішу {ENTER}.
Роздрукувати довідник на принтері чи переглянути друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна за допомогою відповідних кнопок на панелі інструментів головного вікна, або натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна. Для закриття поточного вікна треба натиснути на кнопку „Закрити”.
5.5.17. Перелік автоматичних проводок
Даний програмний модуль використовують для формування переліку автоматичних проводок. В цій програмі під автоматичними проводками визначені такі проводки, які окремо не заводяться та не формуються в жодному журналі чи документі, а тільки автоматично з’являються при формуванні оборотної відомості по рахунках та формуванні Головної книги. Замовнику, з комплексом програм, вже надається сформований перелік автоматичних проводок, який при необхідності, в процесі роботи, може корегуватися чи поповнюватися самим користувачем. Даний перелік єдиний для усіх підрозділів.
На екранній формі цього модуля розміщені три закладки: «Списання прибутків реалізації», відображає кореспонденцію рахунків для автоматичного формування проводок по списанню доходів від реалізації готової продукції, товарів, робіт і послуг, операційних, фінансових та інших доходів, в кредит відповідних субрахунків по фінансових результатах; друга закладка «Списання витрат собівартості», містить перелік проводок для закриття рахунків обліку собівартості реалізованої готової продукції, товарів, робіт і послуг, адміністративних витрат, витрат на збут, операційних, фінансових та інших витрат, в дебет субрахунків по фінансових результатах; третя закладка «Списання нерозподілених прибутків (збитків)» призначена для зберігання проводок, які в залежності від фінансових результатів, можуть закривати відповідні субрахунки рахунку 79 «Фінансові результати», на рахунок 44 «Нерозподілені прибутки (непокриті збитки)».
Для кожної автоматичної проводки передбачені наступні реквізити: код рахунку для дебету, рахунок для кредиту, напрямок списання. Коди рахунків можна заводити або “вручну”, якщо користувач їх пам’ятає, або натиснути на кнопку, що знаходиться праворуч від поля для заведення цих реквізитів. При цьому на екрані відкриється стандартне для даної програми вікно для вибору необхідного рахунка, в якому у вигляді дерева будуть представлені всі визначені у відповідному довіднику балансові рахунки та субрахунки, що відображаються як окремі вузли на декількох рівнях. Користувачу за допомогою «миші» тільки залишається розкрити всі необхідні вузли, позначити потрібний рядок в дереві та підтвердити свій вибір, натиснувши на кнопку «Ок». Код вибраного рахунку одразу заноситься у відповідне поле на екранній формі. Напрямок списання встановлюється за допомогою відповідної великої кнопки, яка не тільки відображає вибраний напрямок синьою стрілкою, але і змінює його на зворотній при кожному натисканні. Напрямок списання потрібно вказувати для того, щоб знати як розрахувати суму для даної автоматичної проводки. Ця сума складається з різниці між підсумками оборотів по тому рахунку проводки, від якого бере свій напрямок стрілка. Так, якщо стрілка направлена праворуч, то сума розраховується як різниця між кредитовими та дебетовими оборотами рахунку, код якого міститься в дебеті проводки, якщо стрілка направлена ліворуч, то навпаки, сума розраховується як різниця між дебетовими та кредитовими оборотами рахунку, код якого міститься вже в кредиті проводки.
Для даного довідника доступний також режим таблиці, при якому на закладках буде відображатися перелік автоматичних проводок у вигляді таблиці. Кожному реквізиту проводки буде відповідати своя графа. Для граф з кодами рахунків доступний вибір значень за допомогою власної стандартної, для даної програми, форми вибору рахунків. Для цього необхідно натиснути на кнопку з трьома крапками, яка з’являється у відповідній графі таблиці в режимі редагування даних, або двічі клацнути лівою кнопкою «миші» по цій графі. Напрямок списання у відповідній графі таблиці задається за допомогою клавіші {Пробіл}, при натисканні на яку стрілка змінює свій напрямок на зворотній.
Для того, щоб роздрукувати даний перелік на принтері чи переглянути друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна. Для закриття поточного вікна та збереження всіх останніх змін, натисніть на кнопку „Закрити”.