5.5.14. Довідник скорочень
Цей модуль призначений для формування довідника скорочень, який використовується програмою для автоматичного формування скороченої назви товару при заведенні його у довідник, коли будь-якому слову з повного найменування товару можна призначити відповідне скорочення в короткій назві, наприклад, «Цукерки» - «Ц-ки».
Сам цей довідник представлений у вигляді таблиці, що має всього дві графи: повна назва товару, та його скорочення. Для вставки нового запису можна скористатися відповідною кнопкою навігатора на нижній панелі вікна (це призведе до вставки нового пустого рядка в таблиці на екранній формі), або за допомогою того самого навігатора перейти на останній запис довідника, та натиснути стрілку вниз на клавіатурі. Це приводить до вставки нового рядка вже в кінці таблиці. Кожне заведене значення треба підтверджувати натисканням на клавішу {ENTER}. При цьому курсор буде переміщатися на наступну графу в таблиці, а для останньої графи переміститься на новий рядок, зберігаючи тим самим весь запис в базі даних.
5.5.15. Довідник рахунків
Цей модуль програми використовують для заведення та редагування довідника рахунків. Всі господарські операції на підприємстві, оформляються первинними документами, а інформація, що міститься у них, систематизується на рахунках бухгалтерського обліку шляхом їх подвійного запису на відповідних рахунках. Перелік рахунків, схема реєстрації та кореспонденція рахунків встановлені Планом рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань і господарських операцій підприємств і організацій (затверджено наказом МФ України від 30.11.99 № 291). Виходячи зі специфіки роботи конкретного підприємства, складається довідник рахунків. Замовнику, з комплексом програм вже надається повністю сформований базовий довідник рахунків, який, при необхідності, в процесі роботи, може поповнюватися користувачем. Довідник є єдиним для всіх підрозділів.
Для довідника рахунків визначені наступні реквізити: код та найменування рахунку (субрахунку); тип рахунка (може бути активним, пасивним чи активно-пасивним), ознака групування інформації по рахунках при формуванні Головної книги (дані можуть бути згруповані по рахунку чи по субрахунку); ознака для накопичення оборотів з початку року по рахунку та їх відображення в Головній книзі та аналітичних відомостях (можуть друкуватися чи не друкуватися); ознака згорнутого сальдо по рахунку (встановлюється лише для активно-пасивних рахунків); три рівня для об’єктів аналітичного обліку (в якості об’єктів аналітичного обліку можуть виступати партнери, матеріально-відповідальні особи, розрахункові рахунки, каси підприємства, співробітники, статті витрат-доходів, номер звіту чи номер документа); ознака позабалансового рахунку; ознака можливого внутрішнього переміщення коштів по рахунку; ознака про ведення кількісного обліку товарно-матеріальних цінностей (ТМЦ) по рахунку; ознака про ведення кількісного обліку по середньозважених цінах.
В довіднику використовуються такі специфічні поняття як рахунок (код якого складається лише з двох цифр), субрахунок (код складається з трьох цифр, причому перші дві цифри – це код відповідного рахунку), субрахунок другого порядку (код складається з чотирьох цифр, з яких перші три цифри вже код відповідного субрахунку).
Для того, щоб додати новий запис у довідник рахунків, необхідно натиснути на відповідну кнопку навігатора на нижній панелі вікна. Програма чистить усі поля на формі та встановлює курсор на поле для заведення рахунку. Код рахунку повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 10 до 9999. При заведенні рахунку, який уже існує, на екрані з'являється відповідне повідомлення. При заведенні коду рахунку потрібно дотримуватися такого правила – субрахунок не може існувати без відповідного йому рахунку рахунку, а субрахунок другого порядку не може існувати без відповідного субрахунку.
Далі, користувач послідовно вказує найменування рахунку, встановлює, за допомогою відповідних груп залежних перемикачів на екранній формі, тип рахунку, ознаку групування інформації для формування Головної книги та ознаку для накопичення оборотів з початку року. Наступний крок – визначення скільки рівнів аналітичного обліку буде мати даний рахунок, та для кожного рівня вибрати потрібні об’єкти аналітичного обліку з відповідних списків. Якщо якийсь рівень не буде використовуватися – вибирається зі списку значення «(немає)». При визначенні рівнів аналітичного обліку також необхідно дотримуватися деяких правил. По-перше, об’єкти аналітичного обліку на рівнях розташовуються в порядку зростання власних пріоритетів, а по-друге, не можна на декількох рівнях використовувати об’єкти з однаковими пріоритетами. Серед об’єктів аналітичного обліку найменший пріоритет (перший рівень аналітичного обліку) має стаття витрат-доходів; другий пріоритет (другий рівень аналітичного обліку) мають такі об’єкти: партнери, матеріально-відповідальні особи, розрахункові рахунки, каси підприємства, співробітники; третій пріоритет (третій рівень аналітичного обліку) має номер звіту, а четвертий (четвертий рівень аналітичного обліку) - номер документа. Інші ознаки для рахунку, такі як ознака згорнутого сальдо, ознака внутрішнього переміщення, ознака позабалансового рахунку, ознака про ведення кількісного обліку та ознака про ведення кількісного обліку по середньозважених цінах, вказуються шляхом встановлення чи зняття «галок» на відповідних незалежних перемикачах. Варто зауважити, що ознаку для групування інформації при формуванні Головної книги проставляється лише для рахунків, а ознака згорнутого сальдо буде активною тільки для активно-пасивних рахунків.
На формі поля для заведення коду та найменування рахунку зазвичай не доступні для редагування. Якщо є необхідність скорегувати код чи найменування рахунку, потрібно натиснути на кнопку, яка знаходиться праворуч від поля з найменуванням рахунку.
Для швидкого пошуку потрібного запису в довіднику рахунків, можна скористатися кнопкою «Проглянути». При цьому на екранній формі відображається таблиця з переліком усіх, визначених в довіднику рахунків, а над таблицею буде присутня панель фільтру. Ця панель містить список з найменуванням деяких реквізитів довідника та поле для заведення текстового фрагменту для фільтру. Якщо користувач вказавши якийсь фрагмент у цьому полі, то в таблиці будуть відображатися лише записи, що містять вказаний фрагмент в обраній графі зі списку. В таблиці не передбачена можливість для редагування значень реквізитів, тому щоб внести зміни в поточний запис, необхідно двічі клацнути по ньому «мишею», вікно автоматично перейде у режим форми.
Для того, щоб роздрукувати довідник на принтері чи переглянути друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна. Для закриття поточного вікна та збереження всіх останніх змін, натисніть на кнопку „Закрити”.