5.5.8. Довідник товарних груп
В програмі товари можуть бути згруповані по окремих товарних групах. Цей модуль як раз і використовують для формування довідника таких груп. З комплексом програм вже надається довідник з переліком основних товарних груп, але при необхідності він може корегуватися чи доповнюватися самим користувачем. Даний довідник є єдиним для усіх підрозділів.
Всі визначені товарні групи відображаються на формі у вигляді дерева, вузли якого містять назви для товарних груп на першому рівні та найменування асортиментних груп на нижчих рівнях. За допомогою кнопки «Нова група» в довіднику можна створити нову товарну чи асортиментну групу, які додаються в кінець відповідної гілки дерева на поточному рівні у вигляді «папки», а замість назви з’являється текст з трьома крапками. При цьому курсор автоматично переходить на поле для найменування товарної (асортиментної) групи, і користувач має можливість вказати потрібну назву групи. Аналогічно, кнопка «Нова підгрупа» дозволяє додавати нову підгрупу на рівень нижче, ніж обрана поточна група. Для того, щоб вилучити вибрану групу з дерева, та відповідно із самого довідника, треба скористатися кнопкою «Знищити групу». Щоб скорегувати назву вже існуючої групи чи підгрупи, потрібно спочатку виділити необхідний рядок в дереві, клацнувши по ньому лівою кнопкою «миші», та відредагувати текст у полі для її найменування. Для підтвердження виконаних змін треба натиснути на клавішу {ENTER}.
Для кожної товарної чи асортиментної групи користувач повинен вказати відсоток націнки по групі товарів, допустиме відхилення ціни у бік зменшення чи збільшення цього відсотка, та дані для автоматичного формування замовлень на постачання товарів - рекомендовані товарні запаси у днях, мінімальний запас та середній термін постачання товарів від постачальників. При додаванні нової асортиментної підгрупи, значення для всіх цих реквізитів автоматично переносяться з раніше визначеної батьківської групи.
Для товарних груп необхідно, також, визначити деякі додаткові реквізити для формування форми 3-торг, а саме, базові одиниці виміру (для переважної кількості товарних груп це будуть або “кг”, або “літри”), одиниці виміру для форми 3-торг, коефіцієнт для перерахунку з базових одиниць виміру для товарів у відповідні одиниці виміру самої форми 3-торг (наприклад, 0,01 для перерахунку з кілограм у центнери) та номер рядка у звітній формі для даної товарної групи.
Щоб роздрукувати цей довідник на принтері чи переглянути форму у вікні попереднього перегляду, використовуйте відповідні кнопки на панелі інструментів головного вікна, або кнопку „Друк” на нижній панелі вікна. Для закриття поточного вікна та для збереження усіх виконаних змін, треба натиснути на кнопку „Закрити”.
5.5.9. Довідник товарів
Цей програмний модуль призначений для формування довідника товарів, який є важливим для ведення кількісно-сумового обліку товарів. Записи в цей довідник можна додавати або за допомогою цієї форми, або доповнювати в процесі виконання процедури прибуткування товарів. Цей довідник окремо визначається для кожного підрозділу, який перед заведенням даних, користувач повинен обрати зі списку в верхній частині екранної форми.
Перед тим, як додати новий запис у цей довідник, потрібно вибрати, за допомогою структурного дерева товарних груп, товарну або асортиментну групу, а вже потім натискати на відповідну кнопку навігатора. При цьому програма чистить усі поля на формі та установлює курсор на поле для заведення коду артикулу. Цей код програма формує автоматично в залежності від обраного алгоритму (спосіб формування коду артикулу задається в довіднику констант). Якщо код артикулу представляє собою порядковий номер то програма збільшує на одиницю останній заведений код. Якщо ж код артикулу складається з групи товарів (перші три знаки коду) і порядкового номера товару в групі (три останніх знаки) то програма находить останній код артикула по групі і збільшує на одиницю порядковий номер в групі. Але користувач може проігнорувати запропонований код та вказати інший. Номенклатурний номер повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1000 до 999999. При заведенні вже існуючого номеру, на екрані з'явиться відповідне повідомлення.
Крім номенклатурного номеру користувач також повинен вказати наступні реквізити для довідника: найменування товару; скорочене найменування товару, яке використовується для друку чеків на розрахункових місцях; одиницю виміру; розфасування; коефіцієнт для перерахунку одиниці товару у базові одиниці виміру, що окремо визначені для кожної товарної групи у відповідному довіднику; штрих-код товару; ознаку нарахування ПДВ на товар; ціну постачальника; відсоток націнки; ціну роздрібну з ПДВ; термін реалізації товару у днях; останній номер реєстру роздрібних цін; сертифікат; виробника даної продукції; постачальника; дату заведення товару в довідник або дату останнього постачання; відділ в якому буде продаватися цей товар; торгова марка (додатковий реквізит, по якому можна згрупувати товари у відомостях по надходженню та реалізації товарів); ознака штучного-вагового товару; ознака дозволу на продаж товару; ознака заборони продажу товару при нульовій кількості в оперативних залишках; ознака розповсюдження знижки по дисконтних картках; додаткові штрих-коди, які визначаються в тому випадку, коли для декількох однотипних товарів використовують один той самий код артикулу. Кожне заведене значення для реквізитів підтверджується натисканням на клавішу {ENTER}. При цьому курсор буде переміщатися на наступне поле для вводу на формі.
Для вагових та штучних товарів, які на упаковці не мають нанесеного штрихового коду, програма під час збереження поточного запису у базу даних, автоматично формує службові штрих-коди з відповідними префіксами, що задаються в довіднику констант. Користувач може самостійно сформувати ці штрих-коди, натиснувши для цього кнопку, яка розташована на екранній формі праворуч від поля для заведення штрих-кодів. Одиницю виміру та термін реалізації товару можна завести “вручну”, або вибрати зі списку, що містить найбільш поширені значення для цих реквізитів. Для того, щоб вказати постачальника, потрібно натиснути на кнопку, що знаходиться праворуч від найменування, та вибрати необхідного постачальника з переліку, який відкривається в стандартному вікні для вибору партнерів (при цьому можна дуже швидко знайти потрібного партнера, вказавши невеликий фрагмент його назви у полі для пошуку). Дату постачання товару можна вибрати за допомогою календаря, який з’являється на екрані при натисканні на кнопку, що розташована праворуч від поля для цієї дати. Відділ та торгову марку можна вибрати тільки з відповідних переліків, і ці реквізити мають бути завчасно визначені у відповідних довідниках. Поточні значення таких реквізитів, як відділ, ознака заборони продажу товару при нульовій кількості, ознака розповсюдження знижки, можна автоматично перенести для всіх товарів з обраної товарної чи асортиментної групи, для чого можна скористатися відповідними маленькими кнопками, що розташовані на формі праворуч від цих реквізитів.
На формі також знаходяться ціла група перемикачів, які дозволяють змінювати алгоритми для розрахунку деяких цін: «Додавати в ціну постачальника ПДВ» - якщо встановлена дана ознака, то після заведення такої ціни, програма автоматично збільшує вказане значення на суму ПДВ; «Зняти з ціни постачальника ПДВ» - при встановлені даної ознаки, після заведення ціни, програма автоматично зменшує вказане значення на відсоток ПДВ.
Для швидкого пошуку потрібного запису в довіднику ТМЦ, можна скористатися панеллю фільтра, яка з’являється у верхній частині екранної форми при встановленні позначки «Панель фільтру». Ця панель містить список з найменуванням всіх реквізитів даного довідника, поле для заведення текстового фрагменту для фільтра та кнопку «Застосувати», при натисканні на яку будуть відображатися лише ті записи, що містять вказаний фрагмент в обраному реквізиті. Для пошуку товару по основному та додаткових штрих-кодах, можна використовувати відповідне поле та кнопку на формі.
На нижній панелі вікна також присутні ряд кнопок. Кнопка «Статистика» відкриває на екрані, для попереднього перегляду, друковану форму з переліком визначених товарних та асортиментних груп з загальною кількістю артикулів по кожній з них. За допомогою кнопки «Сформувати штрих-коди» можна сформувати службові штрих-коди з відповідними префіксами для вагових товарів та штучних товарів, які не містять штрих-кодів, одразу для всіх записів у довіднику. При натисканні кнопки “Історія цін”, на формі з'являється таблиця, в якій, для поточного товару, відображається інформація по усіх змінах роздрібної (продажної) ціни, а саме: дата постачання, найменування постачальника, ціна постачальника та роздрібна ціна, що була дійсною на той час, тип документа, на підставі якого ця ціна змінювалась, дата і час редагування роздрібної ціни та ім'я користувача, який виконав ці зміни. Кнопка “Змінити товарну групу” дозволяє переводити поточний товар з однієї товарної або асортиментної групи в іншу, при цьому, якщо при формуванні кодів артикулів використовується прив'язка до товарних груп, то в цьому випадку, для даного товару, може змінитися і код артикулу.
Вигляд друкованої форми довідника товарів може самостійно змінюватися користувачем за допомогою редактору макетів друкованих документів, який з’являється на екрані при натисканні кнопки «Редагування макетів документів» на панелі інструментів головного вікна, або при виборі аналогічного пункту в меню „Файл”. Вибрати необхідний макет рахунку можна з відповідного списку на екранній формі.
Для більш зручного перегляду довідника на екрані, можна перевести вікно у режим таблиці, за допомогою відповідних кнопок на панелі інструментів головного вікна, або аналогічного рядка в пункті меню „Вигляд”.
Щоб роздрукувати довідник на принтері або переглянути його друковану форму у вікні попереднього перегляду, використовуються відповідні кнопки на панелі інструментів головного вікна, або кнопка „Друк” на нижній панелі вікна. Для друку тільки вагових товарів або товарів у яких немає залишків, необхідно встановити відповідні перемикачі. За допомогою перемикача “Сортувати за назвою” можна надрукувати перелік товарів з обраної товарної групи, який буде відсортований по найменуванню товарів за алфавітом.