5.5.3. Довідник матеріально-відповідальних осіб

Цей модуль програми призначений для формування довідника матеріально-відповідальних осіб по кожному підрозділу. Тому, необхідно спочатку вибрати зі списку, в верхній частині екранної форми, потрібний підрозділ, а потім вже додавати нові записи в довідник.

Для довідника матеріально-відповідальних осіб визначені такі реквізити – код, прізвище, ім’я, по батькові відповідальної особи (замість прізвища можна заводити назву магазину, складу, цеху, відділу, або їх комбінація) та посада.

Для того, щоб додати новий запис у довідник, необхідно спочатку вибрати зі списку в верхній частині екранної форми необхідний підрозділ, а вже потім натискати на відповідну кнопку навігатора на нижній панелі вікна. Якщо вікно знаходиться в режимі форми, програма очистить усі поля на формі та встановить курсор на поле для заведення коду матеріально-відповідальної особи. Якщо вікно перебуває у режимі таблиці, то це приведе до вставки нового рядка перед поточним. Код відповідальної особи програма формує автоматично. Алгоритм формування наступний - визначається останній (найбільший) заведений код у вибраному підрозділі та додається до нього одиниця. Але користувач може проігнорувати запропонований код, та завести інше значення. Код матеріально-відповідальної особи може бути цілим числом у діапазоні від 1 до 32767 і має бути унікальним. При заведенні вже існуючого коду, на екрані з'являється повідомлення про те, що даний код уже існує. Програма також перевіряє, щоб указаний код відповідальної особи не використовувався в інших довідниках, таких як перелік банків в довіднику підрозділу, в переліку кас підприємств, в довідниках партнерів та співробітників. Виходячи з цього, буде доцільним притримуватися такого правила – для коду матеріально-відповідальної особи брати цілі числа в діапазонах від 100 до 299, та від 400 до 999.

Далі послідовно заводяться всі необхідні реквізити. Кожне заведене значення підтверджується натисканням на клавішу {ENTER}. При цьому курсор переміщається на наступне поле для вводу на формі чи наступну графу таблиці.

Заводити нові записи в довідник матеріально-відповідальних осіб набагато зручніше у режимі форми, а для перегляду довідника, чи пошуку необхідного запису, доцільно перейти у режим таблиці. Для переходу з одного режиму в інший можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна, або встановити позначку біля потрібного рядка в пункті меню „Вигляд”.

За допомогою навігатор на нижній панелі вікна можна послідовно перебирати всі записи в таблиці даних, швидко переходити на перший чи на останній запис, додати нові або вилучити вже існуючі записи. Щоб роздрукувати довідник на принтері чи переглянути друковану форму у вікні попереднього перегляду, скористайтеся відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна або натисніть на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна. Якщо є необхідність відсортувати довідник у друкованій формі по прізвищах, за алфавітом, потрібно встановити для цього відповідну ознаку. Щоб закрити дане вікно і зберегти всі зміни останнього запису, що редагувався, треба натиснути на кнопку „Закрити”.