Загальні вимоги до роботи секретаря
Професія секретаря займає третє місце в рейтингу професій, або 7,06% попиту. На протязі місяця Центр Зайнятості одержує більш ніж 60 заявок на вакансію секретаря. Зараз користується популярністю "ідеальний секретар”, який вміє поводитися з офісним обладнанням, має навики діловодства, володіє феноменальною пам'яттю на всі номери телефонів, прізвища та посади. Якщо театр починається з вішалки, то будь – який офіс – з секретаря. Секретар – візитна картка керівника.
До якостей роботи особи, яка претендує на посаду секретаря, існують певні вимоги. Ці критерії й обмеження можна розділити на дві категорії: вимоги до ділових людей та особистих якостей.
До ділових якостей належать:
– професійні навички секретарської роботи: висока кваліфікація в галузі стенографії, машинопису, роботи із засобами обчислювальної техніки, у виконанні секретарських обов'язків і організації зв'язку;
– досвід організаторської роботи: високий рівень самоорганізації та організаційних навичок, вміння чітко й оперативно виконувати конторські операції, що повторюються щоденно і забезпечувати їх надійність і постійне досягнення високих результатів;
– ефективність, надійність, готовність приймати на себе відповідальність за рішення поставлених керівником завдань, звільняти керівника від допоміжних операцій;
– уміння забезпечувати надійне та ефективне виконання документацій них і організаційних функцій;
– самостійність, ініціативність: ініціатива у роботі й уміння, не чекаючи вказівок керівника, приймати самостійні відповідальні рішення;
– тактовність, дипломатичність: тактовність, конфіденційність і дипломатичність при відповідях на запити у розмовах по телефону та бесідах із відвідувачами, нерозголошення конфіденційної інформації. Секретар повинен бути комунікативним із працівниками всіх рівнів та вміти досягати сприяння з їх боку у виконанні професійних обов'язків;
– пунктуальність: в підготовці документів, в організації зустрічей, переговорів, нарад, оформленні відряджень;
– лояльність, відданість роботі.
До особистих якостей належать:
– зовнішній вигляд: охайність та уміння одягатись з урахуванням ділової обстановки;
– особливості характеру: чуйність, скромність, добросовісність, працелюбність, люб'язність та увага при веденні телефонних розмов та зустрічей з відвідувачами, почуття гумору;
– вміння адаптуватися: готовність допомогти іншим у будь-який час і особливо у напружених ситуаціях. Уміння швидко переключатися з одного виду робіт на інший, уміння правильно розраховувати час, необхідний для роботи в період великих навантажень;
– інтереси: прагнення до поповнення загальних знань, любов до книг та періодичних видань, живий інтерес до нової інформації та прагнення бути обізнаним із досягненнями в області діяльності свого керівника;
– ввічливість.
Охорона праці
Охорона праці. — це система правових, соціально – економічних, організаційно–технічних, санітарно – гігієнічних і лікувально –профілактичних заходів та засобів, спрямованих на збереження життя, здоров'я і працездатності людини в процесі трудової діяльності;
діюча на підставі відповідних законодавчих та інших нормативних актів система соціально – економічних, організаційно – технічних, санітарно – гігієнічних і лікувально – профілактичних заходів та засобів, що забезпечують збереження здоров'я і працездатності людини в процесі праці;
дозвіл на початок робіт підвищеної небезпеки, який необхідний організації чи підприємству, хто працює в будівництві.
Інструктаж з охорони праці на робочому місці.
Усі працівники під час влаштування на роботу та періодично повинні проходити на підприємстві інструктажі з питань охорони праці, надання першої медичної допомоги потерпілим від нещасних випадків, а також з правил поведінки та дій у разі виникнення аварійних ситуацій, пожеж і стихійних лих.
За характером і часом проведення інструктажі з питань охорони праці поділяються на вступний, первинний, повторний, позаплановий та цільовий.
Вступний інструктаж проводиться:
з усіма працівниками, які приймаються на постійну або тимчасову роботу незалежно від їх освіти, стажу роботи та посади;
з працівниками інших організацій, які прибули на підприємство і беруть безпосередню участь у виробничому процесі або виконують інші роботи для підприємства;
з учнями та студентами, які прибули на підприємство для проходження трудового або виробничого навчання;
з екскурсантами у разі екскурсії на підприємство.
Вступний інструктаж проводиться спеціалістом служби охорони праці, а в разі відсутності на підприємстві такої служби – іншим фахівцем, на якого наказом по підприємству покладено ці обов'язки.
Вступний інструктаж проводиться в кабінеті охорони праці або в приміщенні, що спеціально для цього обладнано, з використанням сучасних технічних засобів навчання, навчальних та наочних посібників за програмою, розробленою службою охорони праці, з урахуванням особливостей виробництва. Програма та тривалість інструктажу затверджуються керівником підприємства.
Запис про проведення вступного інструктажу робиться в журналі реєстрації вступного інструктажу, який зберігається службою охорони праці або працівником, що відповідає за проведення вступного інструктажу, а також у наказі про прийняття працівника на роботу.
Первинний інструктаж проводиться до початку роботи безпосередньо на робочому місці з працівником:
новоприйнятим (постійно чи тимчасово) на підприємство або до фізичної особи, яка використовує найману працю;
який переводиться з одного структурного підрозділу підприємства до іншого;
який буде виконувати нову для нього роботу;
з відрядженим працівником іншого підприємства, який бере безпосередню участь у виробничому процесі на підприємстві.
Проводиться з учнями, курсантами, слухачами та студентами навчальних закладів:
до початку трудового або професійного навчання;
– перед виконанням кожного навчального завдання, пов'язаного з використанням різних механізмів, інструментів, матеріалів тощо.
Первинний інструктаж проводиться індивідуально або з групою осіб одного фаху за чинними на підприємстві інструкціями з охорони праці відповідно до виконуваних робіт.
Повторний інструктаж проводиться з працівниками на робочому місці в терміни, визначені нормативно – правовими актами з охорони праці, що діють у галузі, або роботодавцем з урахуванням конкретних умов праці, але не менше:
на роботах з підвищеною небезпекою – одного разу на три місяці;
для решти – робіт одного разу на шість місяців.
Повторний інструктаж проводиться індивідуально з окремим працівником або з групою працівників, які виконують однотипні роботи, за обсягом і змістом переліку питань первинного інструктажу.
Позаплановий інструктаж проводиться з працівниками на робочому місці або в кабінеті охорони праці:
при введенні в дію нових або переглянутих нормативно-правових актів з охорони праці, а також при внесенні змін та доповнень до них;
при зміні технологічного процесу, заміні або модернізації устаткування, приладів та інструментів, вихідної сировини, матеріалів та інших чинників, що впливають на стан охорони праці;
при порушеннях працівниками вимог нормативно-правових актів з охорони праці, що призвели до травм, аварій, пожеж тощо;
при перерві в роботі виконавця понад 30 календарних днів для робіт з підвищеною небезпекою, а для решти робіт – понад 60 календарних днів.
Позаплановий інструктаж з учнями, студентами, курсантами, слухачами проводиться під час трудового і професійного навчання при порушеннях ними вимог нормативно – правових актів з охорони праці, що можуть призвести або призвели до травм, аварій, пожеж тощо.
Позаплановий інструктаж проводиться індивідуально з окремим працівником або з групою працівників одного фаху. Обсяг і зміст позапланового інструктажу визначаються в кожному окремому випадку залежно від причин і обставин, що спричинили його потребу.
Цільовий інструктаж проводиться з працівниками:
при ліквідації аварії, стихійного лиха;
при виконанні робіт, на які відповідно до законодавства оформляють наряд – допуск, розпорядження або наказ.
Цільовий інструктаж проводиться індивідуально з окремим працівником або з групою працівників. Обсяг і зміст цільового інструктажу визначаються залежно від виду робіт, що виконуватимуться.
Первинний, повторний, позаплановий і цільовий інструктажі проводить безпосередній керівник робіт (начальник виробництва, цеху, дільниці, майстер) або фізична особа, яка використовує найману працю. Завершуються вони перевіркою знань у вигляді усного опитування або за допомогою технічних засобів, а також перевіркою набутих навичок безпечних методів праці особою, яка проводила інструктаж.
При незадовільних результатах перевірки знань, умінь і навичок щодо безпечного виконання робіт після первинного, повторного чи позапланового інструктажів для працівника протягом 10 днів додатково проводяться інструктаж і повторна перевірка знань.
При незадовільних результатах перевірки знань після цільового інструктажу допуск до виконання робіт не надається. Повторна перевірка знань при цьому не дозволяється.
Про проведення первинного, повторного, позапланового та цільового інструктажів та про допуск до роботи особою, яка проводила інструктаж, робиться запис у журналі реєстрації інструктажів з питань охорони праці на робочому місці. При цьому обов'язкові підписи як того, кого інструктували, так і того, хто інструктував. Сторінки журналу реєстрації інструктажів повинні бути пронумеровані, журнали – прошнуровані й скріплені печаткою.
У разі виконання робіт, що потребують оформлення наряду – допуску, цільовий інструктаж реєструється в цьому наряді – допуску, а за потребою – в журналі реєстрації інструктажів.