4.7. Сучасні технології спільної роботи

До технологій цієї групи зазвичай відносять такі:

- корпоративні системи електронної пошти;

- технології баз даних колективного доступу;

- технології управління загальним документообігом;

- Інтернет-технології.

Всі технології цієї групи повинні ефективно функціонувати на трьох рівнях організаційної складності: рівень відділів і підрозділів; рівень інтегрованої організації; рівень розширеної організації (включає в себе всі зв´язки із зовнішнім світом - користувачами, партнерами і постачальниками інформаційних послуг).

Інформування зовнішніх учасників, потенційно зацікавлених організацій і користувачів зазвичай відбувається через корпоративний web-сайт (можливість читання, «скачування» інформації, заповнення електронних форм і т. д.) і забезпечення коштів для спільної роботи спільнот людей і організацій. Одночасно для повідомлення і пересилки інформації співробітникам і організаціям можуть бути задіяні інтегровані web-засоби електронної пошти.

Інформування учасників інфляційних зв´язків та їхня спільна робота засновані на використанні інтелектуального капіталу підрозділів та організації в цілому: створення, зберігання, категоризація, поширення, оцінка і архівування інформації та інтелектуальних цінностей засобами колективної роботи з документами.

Сформульована в середині 1990-х років концепція управління знаннями, що пережила пік інтересу до себе ще до появи технологій належного рівня, здатних реалізувати її висновки на практиці, справила революційний вплив на практичне управління організацією та перегляд пріоритетів в автоматизації управління.

Серед технологій, за допомогою яких вона може бути реалізована, перш за все, слід назвати засоби повнотекстового пошуку, які активно завойовують масовий ринок з початку 1990-х років. Потреби в них для широкого кола фахівців також були пов´язані з напрацьованими обсягами документів, перекладених в цифрові формати, і неможливістю атрибутивного пошуку при заздалегідь невідомих умовах пошуку. Ці технології реально розвивались за двома основними напрямками, одним з яких пов´язаний з персональними потребами користувачів у повнотекстовому пошуку, а інший - з забезпеченням діяльності професійних аналітичних служб корпорацій і державних відомств. Третя лінія подібного роду продукті з´явилася одночасно з масовим поширенням Інтернету. У результаті еволюції у ній зайняли позиції програмні продукти, що з´явилися як з одного, такі з іншого напряму. Слід зауважити, що сьогодні відбувається зустрічне зближення всіх продуктів з невеликої кількості витримавших конкуренцію в цьому сегменті ринку. Професіональні системи прагнуть до масової доступності за ціною ж вимогам до рівня підготовки користувача, а споживацькі персональні системи освоюють колективну роботу і нарощують функціональність пошуку. Особливе місце серед цих технологій займають так звані інтернет-пошукові механізми. До них пред´являють вимоги не скільки в точному і повному пошуку, скільки технічно глибокі вимоги, зокрема, за швидкодією індексації, викликані величезним обсягом і швидкою мінливістю змісту мережі Інтернет.

Повертаючись до концепції управління знаннями, відзначимо, що визначення її настільки широке, що дозволило більшості розробників продуктів, що існували до її поширення, оголосити про них, як про системи управління знаннями, хоча при цьому вони лише підтримували яку-небудь одну складову комплексної управлінської методології. Як відомо, електронна пошта виконує роль середини для розповсюдження інформації між користувачами комп´ютерних мереж, але її можливості в цій сфері власне транспортної функцією і вичерпуються. Подібні технології поширення знань мають ряд істотних недоліків, які роблять їх застосування в практичному управлінні знаннями підприємства досить обмеженим.

Хоча більша частина знань, як і раніше знаходиться в головах людей, чимало корисного можна витягти з письмових джерел, в першу чергу з електронних документів. Для цього потрібні інструменти, здатні забезпечити оптимальне співвідношення точності, повноти та швидкості пошуку інформації. Організації, які вирішили розширити вже наявні у них інформаційні можливості за рахунок використання технології отримання текстових даних, можуть знайти величезну кількість важливої інформації, що знаходиться у зовнішньо марних, неструктурованих текстах, таких як нотатки та документи. Далі неструктурований текст може бути розподілений за категоріями і індексам, завдяки чому з´являється можливість з користю і неодноразово звертатися до нього при реалізації своєї інформаційної політики. При цьому зазвичай використовують такі математичні методи, як розпізнавання образів, виділення значущих закономірностей з даних, находять у сховищах або у вхідних і вихідних потоках; ці методи засновані на статистичному моделюванні, нейронних мережах та генетичних алгоритмах. У найпростішому випадку використовуються пошукові механізми і технології таких широко відомих Web-pecypciв, як Rambler, Yandex та ін.

Згодом дана технологія буде вдосконалена до такого ступеня, що організації зможуть широко використовувати її переваги при реалізації інформаційної політики, оскільки вона дозволить отримувати й відсутні знання для створення «інтелектуальної основи» інформації поза залежності від її призначення.