1.2. Основы сетевой работы с электронными таблицами

В Microsoft Excel включен набор средств, облегчающий совместную работу коллектива авторов.

1.2.1. Методы защиты файлов рабочей книги

Microsoft Excel поддерживает три уровня защиты файлов рабочей книги. Все они находятся в ведении автора книги, обладающего правами доступа на чтение и запись. Уровни защиты таковы:

1.2.1.1. Защита открытия файла

1. Запустите Microsoft Excel.

2. Создайте книгу:

Месяц	Начисление	Подоходный налог (12%)	Сумма
Январь	2500
Февраль	2600
Март	2700

Рассчитайте значения в ячейках (используйте формулы)

1. Выполните команду Файл-Сохранить как… Нажмите на кнопку Сервис-Общие параметры.

2. Введите пароль для открытия файла. Нажмите на кнопку OK. Введите пароль еще раз для подтверждения. Сохраните книгу под именем My_Book1.xls в рабочей папке My_Work. Закройте книгу My_Book1.xls.

3. Откройте книгу My_Book1.xls. Microsoft Excel запросит пароль. Введите указанный Вами пароль для открытия файла.

1.2.1.2. Защита от изменений в файле

1. Выполните команду Файл-Сохранить как… Нажмите на кнопку Сервис-Общие параметры.

2. Введите пароль разрешения записи. Нажмите на кнопку OK. Введите пароль еще раз для подтверждения. Сохраните и закройте книгу My_Book1.xls.

3. Откройте книгу My_Book1.xls. Microsoft Excel запросит пароль при открытии файла. Введите указанный Вами пароль для открытия файла. Введите указанный Вами пароль разрешения записи.

4. Закройте книгу My_Book1.xls.

1.2.1.3. Рекомендовать доступ только для чтения

1. Создайте книгу:

Номер книги	Число страниц
1	370
2	240

2. Выполните команду Файл-Сохранить как… Нажмите на кнопку Сервис-Общие параметры. Установите флажок Рекомендовать доступ только для чтения. Нажмите на кнопку OK. Сохраните книгу под именем My_Book2.xls в рабочей папке My_Work. Закройте книгу My_Book2.xls.

3. Откройте книгу My_Book2.xls. Microsoft Excel предлагает открыть файл только для чтения. Нажмите на кнопку Да.

4. Закройте книгу My_Book2.xls.

Кроме защиты всей книги, можно установить защиту ее отдельных элементов от несанкционированных изменений.

1.2.2.1. Структура книги (листы не могут быть перемещены, удалены, скрыты, переименованы; нельзя вставлять новые листы)

1. Откройте книгу My_Book1.xls.

2. Выполните команду Сервис-Защита-Защитить книгу… Установите флажок Структуру. Нажмите на кнопку OK.

3. Попробуйте переименовать Лист 1, появится сообщение: Книга защищена и не может быть изменена.

4. Выполните команду Сервис-Защита-Снять защиту книги…

1.2.2.2. Ячейки листа (содержимое защищенных ячеек не может быть изменено)

1. Выполните команду Сервис-Защита-Защитить лист… Установите флажок Содержимого. Нажмите на кнопку OK.

2. Попробуйте внести изменения в ячейку (например, изменить начисления).

3. Выполните команду Сервис-Защита-Снять защиту листа…

1.2.2.3. Графические объекты листа (защищенные графические объекты не могут быть перемещены или изменены)

1. Постройте диаграмму: Изменение суммы начислений по месяцам.

2. Выполните команду Сервис-Защита-Защитить лист… Установите флажок Объекты. Нажмите на кнопку OK.

3. Попробуйте внести изменения в построенную диаграмму.

4. Выполните команду Сервис-Защита-Снять защиту листа…

1.2.2.4. Формулы листа (защищенные формулы нельзя отредактировать; формулы можно скрыть)

1. Выделите ячейку, содержащую формулу.

2. Выполните команду Формат-Ячейки… Выберите вкладку Защита. Укажите флажок Скрыть формулы. Нажмите на кнопку OK.

3. Выполните команду Сервис-Защита-Защитить лист… Установите флажок Содержимого. Нажмите на кнопку OK.

4. Попробуйте посмотреть на введенную формулу.

5. Выполните команду Сервис-Защита-Снять защиту листа…

6. Сохраните книгу My_Book1.xls.

Совместная работа с книгой

Microsoft Excel позволяет нескольким пользователям редактировать одну и ту же книгу одновременно или редактировать копии книги порознь. Для книг совместного использования Microsoft Excel хранит журнал изменений, куда записывает сведения о том, кто и когда изменял ячейки и какие значения были в них до изменения.

1. Выполните команду Сервис-Доступ к книге… Установите флажок Разрешить совместный доступ. Нажмите на кнопку OK. Сохраните книгу My_Book1.xls.

2. Внесите изменения в рабочую книгу: добавьте в книгу столбец Отчисления в пенсионный фонд (1%). Произведите расчеты.

3. Выполните команду Сервис-Исправления-Выделить исправления… Установите флажки Отслеживать исправления, По времени (Со времени последнего сохранения), Выделять исправления на экране. Нажмите на кнопку OK. Все изменения значений фиксируются и обозначаются небольшим треугольником в верхнем левом углу измененных ячеек.

4. Поместите указатель мыши на измененную ячейку. Вы увидите информацию о последних изменениях ее содержимого.

5. Для защиты журнала изменений выполните команду Сервис-Защита-Защить общую книгу… Укажите флажок Установить защиту книги на общий доступ с исправлениями. Нажмите на кнопку OK.

6. Для уничтожения журнала изменений выполните команду Сервис-Защита-Снять защиту общей книги… Выполните команду Сервис-Доступ к книге… Выберите вкладку Подробнее. Установите флажок Не хранить журнал изменений. Дважды нажмите на кнопку OK.

7. Ячейку можно снабдить примечаниями. Выделите ячейку. Выполните команду Вставка-Примечание. Введите текст примечания. Ячейка с примечанием помечается красным треугольником в правом верхнем углу.

8. Сохраните и закройте книгу My_Book1.xls.

9. Завершите работу Microsoft Excel.