Лабораторная работа №7

Основы сетевой работы пакета прикладных программ с текстами, электронными таблицами

Код рабочих файлов: ПТ.0199.09

Цель:

• знакомство с работой с текстами, электронными таблицами в корпоративной сети,

• уметь работать с текстами, электронными таблицами в корпоративной сети.

Оборудование:

• используемые программы: Microsoft Word 2003, Microsoft Excel 2003,

• используемые файлы: Рабочий файл.doc (доступ только для чтения).

Практическая часть

I. Основы сетевой работы с текстами и электронными таблицами

1.1. Основы сетевой работы с текстами

Часто над созданием одного документа трудятся несколько авторов. В Microsoft Word включен набор средств, облегчающий совместную работу коллектива авторов над большим документом.

1.1.1. Работа с главными и вложенными документами

После создания главного документа и вложенных документов можно начать их обработку. Если главный документ находится в сетевом каталоге, с ним могут работать одновременно несколько пользователей, открывая и редактируя свои вложенные документы. Вложенные документы можно, например, переименовывать, объединять, удалять, форматировать и печатать, а также изменять их расположение в главном документе.

При печати все вложенные документы объединяются в один документ с автоматической нумерацией страниц, строк и сносок. В главном документе можно создать оглавление, список иллюстраций, предметный указатель и перекрестные ссылки.

1. В корневой директории создайте рабочую папку My_Work.

2. Запустите Microsoft Word.

3. Выполните команду Справка-Справка по Microsoft Word. В строке поиска введите Главный документ. Нажмите на кнопку Найти. Найдите справку Работа с главными и вложенными документами-Развертывание и свертывание вложенных документов. Скопируйте найденную информацию в буфер с помощью контекстного меню. Закройте окно справки. Выполните команду Правка-Вставить. Сохраните документ под именем a1.doc в рабочей папке My_Work. Закройте документ a1.doc.

4. В рабочей папке My_Work создайте документ a2.doc, содержащий справку Работа с главными и вложенными документами-Открытие вложенного документа из главного документа. Сохраните и закройте документ a2.doc.

5. Создайте новый документ. Выполните команду Вид-Структура. С помощью кнопки вставьте в документ вложенные документы a1.doc и a2.doc. Сохраните документ под именем a.doc в рабочей папке My_Work.

6. С помощью кнопки заблокируйте вложенные документы a1.doc и a2.doc. Если вложенный документ заблокирован, его можно просматривать, но нельзя редактировать. Вложенный документ автоматически блокируется в следующих случаях: если в этот момент с ним работает другой пользователь, если вложенный документ предназначен автором только для чтения или если вложенный документ хранится в ресурсе, предназначенном только для чтения. Попробуйте удалить блок Примечания документа a2.doc.

7. Сохраните и закройте документ a.doc.

1.1.2. Применение шаблонов и стилей

Шаблоны обеспечивают единообразие размещения текста и графики во всех документах, позволяют создавать нестандартные панели инструментов, меню, специальные клавиши и макросы. Стили применяются для согласованного форматирования и быстрого изменения формата во всех документах.

1. Создайте новый шаблон документов. Для этого выполните команду Файл-Создать…, указав флажок Создать шаблон. Нажмите на кнопку OK.

2. Измените используемые стили. Для этого выполните команду Формат-Стиль… В списке Список: выберите Всех стилей. В списке Стили выберите стиль Заголовок 1. Нажмите на кнопку Изменить. Нажмите на кнопку Формат. Выберите Шрифт… Установите параметры шрифта: Arial, полужирный курсив, размер 14, цвет красный. Дважды нажмите на кнопку OK.

3. Измените аналогичным образом шрифт стиля Заголовок 2: Arial, полужирный курсив, размер 12, цвет синий. Дважды нажмите на кнопку OK.

4. Закройте окно Стиль с помощью кнопки Закрыть.

5. Сохраните шаблон под именем my_template . Закройте шаблон.

6. С помощью шаблона my_template создайте новый документ Word, содержащий следующую информацию:

Создание нового стиля

Создание нового стиля абзаца

Создание нового стиля знака

7. Выделите первую строку. Выполните команду Формат-Стиль… Из списка стилей выберите стиль Заголовок 1. Нажмите на кнопку Применить.

8. Аналогичным образом присвойте второй и третьей строкам стиль Заголовок 2.

9. Сохраните документ под именем b1.doc в рабочей папке My_Work. Закройте документ.

10. Откройте созданный шаблон my_template.

11. Выполните команду Формат-Стиль…Нажмите на кнопку Создать. В поле Имя введите имя стиля - my_style. В поле Стиль следующего абзаца укажите - my_style. Установите флажки Добавить в шаблон, Обновлять автоматически. Нажмите на кнопку Формат. Выберите Шрифт… Установите параметры шрифта: Tahoma, курсив, размер 11, цвет лиловый. Нажмите на кнопку OK. . Нажмите на кнопку Формат. Выберите Абзац… Установите для первой строки отступ на 1,2 см. Нажмите на кнопку OK. Нажмите на кнопку Формат. Выберите Граница… Укажите тип - Тень. Дважды нажмите на кнопку OK. Закройте окно Стиль с помощью кнопки Закрыть.

12. Сохраните и закройте шаблон.

13. Откройте созданный по шаблону my_template документ b1.doc. Выполните команду Формат-Тема-Библиотека стилей… В списке шаблонов выберите шаблон my_template. Нажмите на кнопку OK.

14. Найдите справку Создание нового стиля-Создание нового стиля абзаца. Найденную информацию скопируйте в буфер и вставьте после второй строки документа. Присвойте введенному тексту стиль my_style.

15. Найдите справку Создание нового стиля-Создание нового стиля знака. Найденную информацию скопируйте в буфер и вставьте после третьей строки документа. Присвойте введенному тексту стиль my_style.

16. Выполните команду Вид-Схема документа. На схеме документа выберите заголовок, к которому следует перейти. Выполните команду Вид-Схема документа для закрытия схемы документа.

17. Сохраните документ b1.doc.

1.1.3.Работа с исправлениями

Работая над большим документом, члены авторского коллектива могут исправлять его, причем все исправления регистрируются с помощью команд подменю Исправления меню Сервис. Автор документа вправе согласиться с исправлениями или отказаться от них.

1. Выполните команду Вид-Панели инструментов-Рецензирование.

2. Нажмите на кнопку для внесения исправлений. В раздел «Создание нового стиля абзаца» после первого абзаца введите строку: Откройте требуемый документ. Удалите блок Примечание. Обратите внимание на оформление вводимого текста. Для отключения ввода исправлений повторно нажмите на указанную кнопку.

3. С помощью кнопок можно перейти соответственно к предыдущему или к следующему исправлению.

4. Выполните команду Сервис-Параметры… Выберите вкладку Исправления. Обратите внимание на оформление добавленного, удаленного, форматированного текста.

5. Установите цвет добавленного текста - синий; цвет удаленного текста - лиловый. Нажмите на кнопку OK. Обратите внимание на изменения в оформлении текста.

6. С помощью кнопок Вы можете соответственно принять или отказаться от исправлений. Перейдите к первому исправлению и нажмите на кнопку для принятия исправления. Перейдите ко второму исправлению и нажмите на кнопку для отказа от исправления.

7. Сохраните документ b1.doc.

1.1.4. Работа с версиями документа

Microsoft Word поддерживает два способа работы с версиями документов: хранение нескольких версий документа в одном файле и сравнение документов.

1. Сохраните документ b1.doc под именем b2.doc в рабочей папке My_Work. Закройте документ b2.doc. Откройте документ b1.doc.

2. Выполните команду Файл-Версии… Нажмите на кнопку Сохранить… Введите заметки к версии: Отредактировал […] Версия 1. Нажмите на кнопку OK.

3. Удалите раздел Создание нового стиля знака. Выполните команду Файл-Версии… Обратите внимание на существующую версию документа. Выполните команду Файл-Версии… Нажмите на кнопку Сохранить… Введите заметки к версии версии: Удален раздел Создание нового стиля знака. Версия 2. Нажмите на кнопку OK.

4. Выполните команду Файл-Версии… Выделите первую версию документа. Удалите ее с помощью кнопки Удалить. Закройте окно Версии документа. Сохраните и закройте документ b1.doc

5. Откройте документ b2.doc. Выполните команду Сервис-Исправления-Сравнить версии… Выберите для сравнения документ b1.doc. Нажмите на кнопку Открыть. Различия между документами показываются в активном документе как помеченные исправления.

6. Сохраните и закройте документ b2.doc.

7. Завершите работу Microsoft Word.

1.1.5. Методы защиты документов Microsoft Word

Документ, с которым необходима совместная работа, должен находиться в общей папке - папке, которую несколько пользователей могут использовать для совместного доступа к данным. Для установки прав доступа к папке выполните следующее.

1. Щелкните правой кнопкой мыши на изображение созданной папки и в контекстном меню выберите пункт Свойства.

2. В появившемся окне выберите вкладку Безопасность.

3. Нажмите на кнопку Разрешения. Посмотрите типы доступа для всех пользователей из предложенного списка.

4. Выберите имя пользователя, с которым вы вошли в систему. Установите тип доступа Полный доступ. Нажмите на кнопку OK.

5. Нажмите на кнопку Владелец. Посмотрите на сведения о владельце директории. Нажмите на кнопку Закрыть.

6. Нажмите на кнопку Разрешения. Установите флажки Сменить разрешения для существующих файлов, Сменить разрешения для подкаталогов.

7. Для добавления пользователей и групп в списки разрешений нажмите на кнопку Добавить.

8. Выберите домен LAB. Нажмите на кнопку Пользователи.

9. Выберите пользователя student. Нажмите на кнопку Добавить. В поле Добавить имена появились выбранные пользователи.

10. Установите выбранному пользователю тип доступа Чтение. Нажмите на кнопку OK.

11. Посмотрите, как изменился список разрешений для созданной папки.

12. Нажмите на кнопку ОК. Замените параметр безопасности для всех существующих подкаталогов, нажмите на кнопку Да.

13. Посмотрите, какие права доступа Вы имеете на директорию ПТ_199_09 и файл Рабочий файл.doc, лежащий в этой директории. Посмотрите на сведения о владельце директории. Попробуйте отредактировать файл Рабочий файл с помощью текстового редактора Microsoft Word (удалите последний абзац) и сохранить изменения.

Microsoft Word поддерживает три уровня защиты документа. Все они находятся в ведении автора документа, обладающего правами доступа на чтение и запись. Уровни защиты таковы.

1.1.5.1. Защита открытия файла