Глава 2. Суб’єкти контролю в Україні

Тема 2. Суб’єкти господарського контролю в Україні

2.1. Суб’єкти зовнішнього контролю та їх характеристика

2.2. Внутрішній господарський контроль: функції, значення та суб’єкти

2.3. Державна фінансова інспекція та її функції в господарському контролі

2.4. Податкова служба як орган державного зовнішнього контролю за діяльністю підприємств

2.5. Контроль в умовах таємниці

2.6. Канали втрати комерційної таємниці на підприємстві.

2.7. Захист інформації, що становить комерційну таємницю на підприємстві.

2.1. Суб’єкти зовнішнього контролю та їх характеристика

В системі категорій, за допомогою яких розглядається поняття контролю, важливе місце посідає суб’єкт контролю. За умов розвитку ринкової економіки суб’єкти контролю забезпечують системний контроль за фінансовою та господарською діяльністю підприємств різних організаційно-правових форм, надають ґрунтовні, конструктивні пропозицій за результатами контролю з метою запобігання фінансовим порушенням, здійснюють постійний моніторинг їх розгляду тощо.

Суб’єктами (від лат. subectum – лежить в основі) контролю виступають носії прав і обов’язків – особи та органи, що мають повноваження на здійснення контролю за виробничою та фінансовою діяльністю підприємства, а також право втручатися в його оперативну діяльність (припиняти або обмежувати їх діяльність, усувати від роботи певних осіб) та самостійно притягувати винних до відповідальності Підконтрольні суб’єкти – це посадові та матеріально відповідальні особи, які відповідають за ведення обліку, надходження, експлуатацію, витрачання, використання підконтрольного об’єкту тощо

Суб’єктів контролю доцільно поділяти на суб’єктів внутрішнього контролю та суб’єктів зовнішнього контролю, оскільки від цього залежить сфера їх обов’язків та повноважень.

Органи, які здійснюють зовнішній контроль та їх права, наведено на рис. 2.1.

Рис. 2.1. Суб’єкти зовнішнього контролю

Органи, що контролюють окремі сторони діяльності підприємства, органи державної влади і органи місцевого самоврядування, а також їх посадові особи зобов’язані діяти лише в межах повноважень, які передбачені Конституцією та законами України. Законодавчими та нормативним актами визначені основні права, обов’язки та сфера контролю суб’єктів зовнішнього контролю, що сприяє встановленню єдиного підходу до підготовки та проведення контрольних заходів органами зовнішнього контролю.

2.2. Внутрішній господарський контроль: функції, значення та суб’єкти

Контроль власника може бути внутрішньосистемним та внутрішньогосподарським.

Внутрішньосистемний контроль здійсняють міністерства, державні комітети, концерни, асоціації, акціонерні виробничі об’єднання згідно з законодавчими та іншими нормативними актами, якими передбачено, що комплексні ревізії і контрольні перевірки фінансово-господарської діяльності підприємств проводяться з ініціативи власника, тобто органу, якому підпорядковано підприємство на правах власності.

Основною метою такого контролю є об’єктивне вивчення фактичного стану справ суб’єкта господарювання, виявлення та попередження тих факторів та умов, що негативно впливають на виконання управлінських рішень і досягнення поставленої мети та доведення цієї інформації до органу управління.

Внутрішньосистемний контроль передбачає контроль за виконанням планових завдань по виробничій та фінансово-господарській діяльності, використанням матеріальних і фінансових ресурсів, недопущенням фактів безгосподарності; забезпеченням збереженості власності, правильної постановки бухгалтерського обліку і контрольно-ревізійної роботи; дотриманням діючого законодавства по виробничій та фінансово-господарській діяльності.

Внутрішньогосподарський контроль представляє собою перевірку відповідності діяльності підприємства поставленим завданням. Необхідність у внутрішньогосподарському контролі зумовлюється тим, що вищі органи управління безпосередньо не займаються контролем повсякденної діяльності. Зважаючи на це, йому необхідна інформація про діяльність нижчих рівнів управління або підтвердження достовірності звітів керівників нижчих рівнів. Внутрішньогосподарський контроль включає контрольні функції, які забезпечуються керівниками (власниками) підприємств, організацій, установ, концернів, асоціацій відповідно до діючого законодавства.

Внутрішньогосподарський контроль – це система заходів відповідності діяльності підприємства поставленим завданням, надання керівництву інформації про стан об’єктів, що перевіряються, а також рекомендації стосовно цих об’єктів, які сприятимуть прийняттю правильних управлінських рішень

Організація внутрішньогосподарського контролю відповідно до Закону України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” покладена на керівника підприємства. На підставі затвердженого плану та відповідно до посадових інструкцій працівники, зайняті управлінням, здійснюють систематичний поточний та оперативний контроль за діяльністю підрозділів господарюючого суб’єкта. За результатами контрольних перевірок керівництво підприємства приймає рішення щодо усунення причин, що негативно впливають на діяльність господарюючого суб’єкта.

Важливими особливостями внутрішньогосподарського контролю є:

• здійснення функцій контролю особами, які представляють інтереси даного підприємства і є членами цього колективу;

• охоплення усіх видів контролю, який здійснюється представниками підприємства;

• забезпечення не тільки зворотнього, але й прямого зв’язку між структурними підрозділами підприємства, між керованою і керуючою системами, між лінійними і функціональними підрозділами.

Завдання, що виконуються в системі внутрішньогосподарського контролю, наступні:

• надання інформації про процеси, що відбуваються;

• надання допомоги в прийнятті найбільш доцільних управлінських рішень;

• оцінка правильності прийнятих рішень, своєчасності і результативності їх виконання;

• своєчасне виявлення та усунення умов і факторів, які заважають ефективному здійсненню виробництва;

• коригування діяльності суб’єкта господарювання та його структурних підрозділів.

Більш конкретно завдання внутрішньогосподарського контролю проявляються у здійсненні контролю за:

• організацією пропускного режиму на підприємстві щодо дотримання режиму ввезення та вивезення матеріальних активів і готової продукції;

• своєчасним та повним оприбуткуванням запасів у день їх надходження, складанням документів на їх оприбуткування в присутності осіб, які доставили вантаж;

• оформленням комерційних актів та інших документів у випадках невідповідності інформації супровідних документів і фактичної наявності, а також стану запасів, на які виписано супровідні документи, про пошкодження упакування та своєчасне виставлення претензій і позовів до постачальників;

• відпуском запасів виробничим підрозділам та іншим господарським одиницям, повнотою повернення запасів, дотриманням встановленого порядку видачі та оформлення документів по таких операціях;

• дотриманням норм витрачання відпущених запасів за документами про їх використання (перевірка норм витрачання запасів на одиницю продукції) у виробничих підрозділах і витрачання запасів для внутрішньовиробничих та господарських потреб;

• наявністю виробничих запасів відповідно до нормативів;

• станом складського господарства, його забезпеченістю ваговимірювальними приладами, станом аналітичного обліку на складах;

• зберіганням готівки і дотриманням цільового використання коштів;

• сплатою штрафів, запобіганням виникненню непродуктивних і позареалізаційних витрат;

• станом розрахунків з покупцями та постачальниками, наявністю прострочених платежів по розрахунках та позиках банку;

• застосуванням типових форм первинних документів, станом їх оформлення;

• дотриманням документообігу, графіка передачі документів по підрозділах підприємства для їх перевірки та обробки.

Наведений перелік є неповним та з урахуванням спеціалізації підприємства може бути суттєво розширений. Так, обов’язки працівників, які аналізують виконання плану за собівартістю продукції та здійснюють поточний контроль за рівнем виробничих витрат, поділяються на контроль за виконанням планових показників виробничих підрозділів і поточний бухгалтерський контроль за дотриманням норм витрачання матеріалів, заробітної плати, інших витрат, а також положень про планування, облік, калькулювання собівартості продукції.

Система внутрішньогосподарського контролю повинна бути досить надійною і відповідати ряду вимог (рис. 2.9).

Рис. 2.9. Вимоги до системи внутрішньогосподарського контролю

В нутрішньогосподарський контроль на підприємствах здійснюють штатні контролери-ревізори, внутрішні аудитори, керівники і співробітники відділів управління підприємств, а також посадові особи інших підрозділів відповідно до покладених на них службових обов’язків (рис. 2.10).

Рис. 2.10. Класифікація суб’єктів внутрішньогосподарського контролю

До функцій управлінського персоналу та спеціалістів входить попередній, поточний і наступний контроль, які нормативно зафіксовані в посадових інструкціях.

Обліковий персонал на чолі з головним бухгалтером здійснює контрольні функції в процесі відображення господарських операцій в первинних документах, регістрах, звітах.

Законом України “Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні” на головного бухгалтера покладено наступні контрольні функції (рис. 2.11).

Рис. 2.11. Контрольні функції бухгалтера

Функції бухгалтерів регламентуються посадовими інструкціями, які розробляються головним бухгалтером та призначені для конкретних виконавців. Головному бухгалтеру належить провідне місце в контролі за дотриманням законодавства при здійсненні господарської діяльності підприємства, він наділений достатніми повноваженнями для проведення такого внутрішнього контролю.

Для всіх працівників підприємства є обов’язковими вимоги головного бухгалтера щодо документального оформлення господарських операцій і подання до бухгалтерії необхідних документів та відомостей. Грошові та розрахункові документи, а також документи, які засвідчують фінансові та кредитні зобов’язання без підпису головного бухгалтера є недійсними і не повинні прийматися до виконання.

Спостережна рада створюється в акціонерних товариствах, обирається з його членів і забезпечує контроль за діяльністю виконавчого органу. Спостережну раду товариства створюють для контролю за діяльністю Правління, розробки стратегії діяльності товариства. Вона розглядає скарги і звернення акціонерів, стежить за наданням вичерпної та достовірної інформації акціонерам, а також у перерві між загальними зборами, в межах своїх повноважень, виконує функції загальних зборів акціонерів товариства.

Спостережна рада зобов’язана захищати права акціонерів товариства шляхом внутрішнього контролю за діяльністю товариства, розробки його політики, дотримуючись якої воно зможе уникнути збитків.

Компетенція спостережної ради, порядок її роботи та інші питання можуть бути врегульовані Положенням про спостережну раду товариства, яке затверджують загальні збори акціонерів.

Спостережна рада функціонує шляхом проведення засідань. У зв’язку з цим необхідно звернути увагу на такі моменти:

• засідання проводяться тільки тоді, коли є кворум (його визначають статутом товариства або положенням про спостережну раду, і зазвичай він становить 2/3 загальної кількості членів спостережної ради);

• усі питання вирішуються простою більшістю голосів (якщо інше не передбачено статутом товариства);

• члени спостережної ради зобов’язані особисто виконувати свої обов’язки, їх не можна передавати іншому члену або третім особам;

• під час голосування один член спостережної ради має один голос.

Ревізійна комісія здійснює контроль за діяльністю керівництва підприємства, обирається з числа співробітників. Порядок діяльності, склад та умови оплати праці затверджуються зборами, які її обрали. Про результати роботи комісія доповідає загальним зборам, обов’язково складає висновок по річних звітах і балансах, без якого загальні збори не мають права затверджувати звітність. Ревізійна комісія діє на підставі статуту господарюючого суб’єкта та внутрішнього положення про ревізійну комісію.

Ревізійні комісії можуть створюватись в різних комерційних структурах: товариствах з обмеженою чи додатковою відповідальністю, акціонерних товариствах, асоціаціях та спілках. Для акціонерних товариств питання створення і повноважень ревізійної комісії визначені законодавчо (рис. 2.12).

Рис. 2.12. Повноваження внутрішніх ревізійних комісій

Ревізійна комісія поряд з загальними зборами акціонерів і правлінням є постійно діючим органом. Ревізійну комісію обирають загальні збори акціонерів, і вона їм підзвітна. Відповідно до чинного законодавства створення такої комісії є обов’язковим.

Інвентаризаційна комісія – це колективний орган, що формується з групи осіб, які наділяються певними правами для встановлення фактичної наявності і стану майна та фінансових зобов’язань підприємства, прийняття рішення за результатами проведених інвентаризацій. Внутрішні інвентаризаційні комісії формуються з працівників даного підприємства. До функцій таких комісій може входити проведення інвентаризацій з метою вирішення організаційних питань, прийняття управлінських рішень виробничого характеру, перевірка адекватності даних бухгалтерського обліку при проведенні аудиторської перевірки тощо.