3.3. Підготовка до проведення ревізії

Підготовку до майбутньої ревізії ревізори здійснюють, в основному, в два етапи (табл. 3.2).

Таблиця 3.2. Етапи підготовки до ревізії

Етап	Характеристика	Дії ревізора
1	2	3
Перший	Накопичення матеріалів по конкретному об’єкту з моменту, коли ревізору стали відомі об’єкти ревізії	Накопичує матеріали про діяльність об’єктів, ознайомлюється і вивчає бухгалтерську та статистичну звітність, описує та аналізує, робить виписки з розпоряджень і постанов, що надійшли від вищестоящих організацій тощо. Ревізор заводить робочий зошит на кожний об’єкт, в який заносить всі дані, що його цікавлять
Другий	Починається з моменту отримання наказу на проведення ревізії на конкретному об’єкті	Продовжує поповнювати свої записи в робочому зошиті, вивчає матеріали, які характеризують діяльність підприємства. Далі ревізор складає план проведення ревізії

Перший етап – збір і накопичення матеріалів по підприємствах, що підлягають ревізії та закріплені за ревізорами на майбутній рік. Маючи затверджений річний план ревізії, керівник ревізійної служби попередньо закріплює підприємства, що будуть підлягати ревізії, за штатними ревізорами.

Рекомендується наступний порядок підготовки до проведення ревізії:

Знаючи підприємства, які підлягатимуть ревізії протягом поточного року, ревізор на кожне підприємство заводить робочий зошит, в який заносить дані, необхідні для проведенні ревізії. На практиці до робочого зошиту ревізори записують:

• загальні дані про підприємство, що ревізується;

• дані про виконання рекомендацій та вказівок по раніше проведених ревізіях, перевірках та інвентаризаціях;

• основні показники господарської діяльності підприємства;

• інформацію про стан обліку, зберігання та витрачання грошових коштів;

• інформацію про стан розрахунків підприємства з постачальниками, покупцями та підрядниками;

• отримання та використання кредитів банку;

• стан обліку, зберігання та використання запасів;

• дотримання порядку зберігання та експлуатації техніки, ефективності використання транспортного парку;

• стан нормування та витрачання фонду заробітної плати та розрахунків з працівниками;

• формування та розподіл доходів підприємства;

• стан обліку, звітності та внутрішньогосподарського контролю;

• дотримання положень Статуту підприємства;

• інші дані про підприємство, що буде ревізуватися.

Потім ревізор збирає всі необхідні матеріали, а саме: акт попередньої ревізії, пропозиції і рішення за її результатами та відомості про їх виконання; бізнес-плани підприємства (або контрольні цифри до них) на період, що підлягає ревізії, і відомості про виконання цих планів на окремі звітні дати; звітність підприємства за період, що підлягає ревізії (квартальна, річна), рішення (висновок) вищестоящої організації за останнім річним звітом підприємства і відомості про його виконання; накази керівника контрольно-ревізійного органу щодо діяльності підприємства за період, який підлягає ревізії; листування контрольного органу з підприємством і доповідні записки спеціалістів контрольно-ревізійного органу, які відвідали підприємство в службовому відрядженні протягом цього періоду.

Вивчаючи ці матеріали, контролер ще до виїзду на ревізію буде знати “слабкі місця” підприємства, галузі чи ділянки роботи, які потребують негайного ретельного вивчення, щоб надати підприємству, що ревізується, оперативну або інструктивну допомогу.

Другий етап підготовки до ревізії починається з моменту отримання ревізором наказу на її проведення на конкретному підприємстві (зразок 3.4). Ревізії в підвідомчих підприємствах призначаються наказом керівника вищестоящого органу, на підставі якого ревізору видається посвідчення на відрядження.

Зразок 3.4

_______________________________ (назва міністерства, відомства) НАКАЗ №________ _____________________ ________________________ (дата) (місце складання) ПРО ПРОВЕДЕННЯ РЕВІЗІЇ ГОСПОДАРСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ ____________________________________________________________________________ (назва підприємства) 1. Вказати форму контролю, назву підприємства, ревізований період та термін проведення. 2. Склад ревізійної бригади. 3. Посада, підпис, прізвище, ініціали посадової особи, що видала наказ

Наказ може бути загальним для декількох ревізій. Тоді він поділяється на параграфи, кожен із яких є самостійним наказом про призначення ревізії окремого підприємства.

Копії наказу вручаються посадовим особам, яким доручено проведення ревізії, за 4-5 днів до її початку. Якщо наказом призначена ревізія тільки одного підприємства, то завірена належним чином копія наказу може служити документом, який засвідчує повноваження контролера (ревізора) на право проведення ревізії. Якщо одним наказом призначаються ревізії декількох підприємств, то копію такого наказу не можна пред’являти керівникові одного із підприємств, що ревізуються, у якості засвідчення повноважень ревізора, тому що стануть відомі строки та порядок проведення ревізій на інших підприємствах і вони втратять свою раптовість. У таких випадках контролерам (ревізорам) обов’язково видаються посвідчення на право проведення ревізії з посиланням на номер і дату наказу, яким призначена ревізія.

На другому етапі підготовки до ревізії ревізор продовжує поповнювати свої записи в робочому зошиті на підставі ретельного вивчення матеріалів, що характеризують діяльність підприємства, відвідує організації, що обслуговують підприємство: відділи банків, органи прокуратури, міліції тощо. На підготовку до ревізії і вивчення цих матеріалів ревізору бажано виділити не менше трьох-п’яти днів.

На даному етапі відбувається складання програми ревізії (зразок 3.5). Програма охоплює коло тих показників і ділянок роботи, які повинні бути перевірені контролером, з обов’язковою вказівкою методу перевірки (суцільного чи вибіркового). Її складають керівник ревізійної бригади ревізорів або начальник ревізійного відділу.

Зразок 3.5

ЗАТВЕРДЖУЮ Керівник відомства К.Ц. Кравець 7 жовтня 200х р. ПРОГРАМА КОМПЛЕКСНОЇ РЕВІЗІЇ ДІЯЛЬНОСТІ ПІДПРИЄМСТВА ВАТ “ОЛЕНА” ЗА ПЕРІОД З 1 ЖОВТНЯ 200х р. ПО 1 ГРУДНЯ 200х р. № з/п Об’єкти ревізії Обсяг перевірки Строк виконання (дні) Виконавець 1 Збереження грошових коштів в касі Суцільний 0,25 Ревізор Іванова С.М., Бухгалтер Петров І.І. 2 Операції з готівковими коштами Суцільний 0,25 Ревізор Андреєва А.А. 3 Операції з грошовими коштами на рахунках в банку Суцільний 0,5 Ревізор Сибирець Ю.А. 4 Цінні папери, їх збереження та облік Суцільний 0,5 Ревізор Болдирева І.Д. 5 Бухгалтерський облік грошових коштів та операцій з ними Суцільний 0,5 Ревізор Гонтар М.Н. Всього 2 1. Ревізія грошових коштів. Задача ревізії: перевірити, чи забезпечується збереженість грошових коштів на підприємстві і чи приймаються заходи щодо усунення причин та умов, які сприяють крадіжкам і зловживанням. Основні питання, які підлягають ревізії: Здійснити інвентаризацію касової готівки. Перевірити відповідність грошових коштів, що зберігаються в касі, залишку цих коштів відображеного в бухгалтерському обліку; чи повністю оприбутковані по касі і записані під звіт грошові кошти, отримані за чеками з банківських установ, а також виручка за реалізовану продукцію або надання послуг; чи всі кошти, отримані від банківських установ, були використані за цільовим призначенням, а також чи своєчасно поверталися в банк невидані суми заробітної плати; чи не здійснювалася видача грошей на виплату незаконних авансів для оплати праці, авансів в завищених розмірах на відрядження, господарські й інші витрати. Особливу увагу необхідно приділити розрахункам з окремими громадянами за придбані у них товарно-матеріальні цінності та законність здійснених операцій. За витрачанням каси потрібно перевірити законність і доцільність кожної операції, чи дотримуються правила видачі і витрачання грошових коштів, чи не порушується положення про ведення касових операцій, чи проводиться щомісячна інвентаризація наявності грошових коштів в касі. Вивчити результати цих інвентаризацій. 2. Ревізія операцій, що відображаються на рахунках в банках. Керівник ревізійної бригади головний економіст-контролер (підпис) Л.А. Лоза

Програма складається у двох примірниках: перший видається ревізору, а другий зберігається у справах установи, що призначила ревізію.

Програма ревізії дає можливість правильно скомплектувати склад ревізійної бригади. Визначивши основні питання ревізії, керівник бригади може безпомилково назвати необхідних йому спеціалістів для перевірки тих чи інших питань. Разом із затвердженням програми ревізії, наказом затверджується і склад ревізійної бригади. Програму, складену в ревізійному органі, можна та необхідно коригувати на місці ревізії.

Складання вступної частини акту ревізії та заготівля макетів описів, відомостей та інших документів, необхідних для узагальнення матеріалів ревізії. Це дозволяє відразу в ході ревізії вносити в бланк необхідні дані.