27. Принципы организации пресс-конференций, брифингов. Основные функции пресс-секретаря.

Брифинги и пресс-конференции - встречи официальных лиц с представителями СМИ для информирования общества по актуальным вопросам.

Брифинг - короткое информационное сообщение, которое делается обычно официальным лицом, представителем правительства, международных организаций, коммерческих структур с представителями средств массовой информации, в целях информирования их о важных событиях, ходе международных переговоров, конференций, симпозиумов, семинаров.

Брифинг посвящается краткому обзору нескольких событий, продолжается не более 30-40 минут и, в основном, используется госструктурами. Пресс-конференция посвящается подробному обсуждению 1-2 вопросов и, в среднем, проводится в течение 1,5 часов.

От пресс-конференции отличается отсутствием презентационной части. То есть практически сразу идут ответы на вопросы журналистов. Кроме того, брифинг носит закрытый характер, на него приглашаются только определенные заранее представители СМИ. На брифинге озвучивается информация "не для всех" и происходит обсуждение и даже выработка совместных решений.

Пресс-конференция — мероприятие для СМИ, проводимое в случаях, когда есть общественно значимая новость, и организация или отдельная известная личность, непосредственно связанные с этой новостью, желают дать свои комментарии.

Организация и проведение пресс-конференции требуют многоплановой предварительной работы довольно-таки большого объема, качество которой является основным составляющим успеха, конечно же, наряду со множеством других факторов.

Успешная подготовка и проведение пресс-конференции следуют правилам:

1) дата и время проведения пресс-конференции выбираются с учетом времени освещения информации утренними и вечерними газетами, радио и телевидением;

2) СМИ извещаются о предстоящей пресс-конференции заранее — сначала почтой (желательно, электронной), а затем по телефону. Извещение должно быть четким и ясным: предмет (тема), дата, время и длительность, место проведения конференции, докладчик, имя и должность специалиста ПР для контакта, номер те­лефона. Иногда следует сообщить некоторые подробности, убеждающие редактора в целесообразности освещения события;

3) тексты всех докладов должны быть отпечатаны заранее и быть доступными на пресс-конференции для всех присутствующих. По её окончании эти тексты рассылаются в газеты и журналы, представители которых не присутствовали на конференции;

4) перед началом конференции докладчики и другие ответственные лица должны провести краткое совещание с участием ответственного за отношения с прессой — чтобы обсудить порядок (сценарий) ведения пресс-конференции, ответы на возможные вопросы;

5) конференцию следует проводить в комнате для встреч/заседаний/собраний, но не в чьем-либо офисе. Всем репортерам должны быть обеспечены стулья, а для телевизионных команд — место для размещения камер и розетки;

6) длительность пресс-конференции должна быть объявлена заранее — чтобы репортеры знали, сколько у них будет времени для вопросов;

7) для дополнения презентации докладчика стоит подготовить сопутствующую информацию, — пресс-кит, включающий все относящиеся к докладчику, предмету и организации материалы;

8) незадолго до завершения конференции следует дать знать об этом репортерам, объявив, что следующий вопрос будет последним.

Основные функции пресс-секретаря:

1)обеспечение позитивного освещения в прессе деятельности организации/руководителя и т.д.

2) организация нужной частоты цитируемости руководителя;

3) организация и проведение пресс-конференций своего руководителя;

4) организация интервью, брифингов и актуальных комментариев ;

5) своевременный ответ на запросы прессы ;

6) внесение предложений по в/д компании/руководителя со СМИ ;

7) написание статей, интервью, пресс-релизов и т.д. для СМИ и распространение их ;

8) умение налаживать отношения со СМИ ;

9) мониторинг выхода материалов в СМИ, ведение дайджеста, анализ полученной информации.