4. Виробничі протоколи. Витяг з протоколів.

Протокол — документ колегіального органу, у якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст доповідей, виступів, що заслухані, та ухвали з обговорених

питань. Протокол укладає офіційна, компетентна особа, що засвідчує той чи інший факт. Групи: 1. Стислі, де фіксуються лише ухвали. 2. Повні, що містять, крім ухвал, виступи доповідачів та інших учасників зборів, нарад, засідань. 3. Стенографічні, де усі виступи записано дослівно. Реквізити: 1. Назва виду документа (протокол). 2. Порядковий номер протоколу. 3. Назва зборів, конференції, засідання, наради і зазначенням їх характеру (загальні збори, виробнича нарада, розширена нарада тощо), у родовому відмінку. 4. Назва підприємства, організації. 5. Дата, місце проведення зібрання. 6. Кількісний склад учасників. Якщо учасників багато, то досить вказати кількість присутніх і додати до протоколу реєстраційний лист. 7. Посади, прізвища, ініціали керівників зборів, конференції, наради (голови, секретаря, членів президії). 8. Порядок денний. Питання мають бути сформульованіу називному відмінку. 9. Текст. 10. Перелік додатків до протоколу із зазначенням кількості сторінок. 11. Підписи керівників зборів, конференції, засідання або наради (голови й секретаря).

Текст протоколу, складений на підставі виступів учасників зібрань, має бути стислим, точним, зрозумілим, лаконічним. Він складається з позицій відповідно до пунктів порядку денного. Позиції формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ. Слово «СЛУХАЛИ» пишуть в одному рядку з цифрою, що позначає порядок питання, ставлять після нього двокрапку.

Прізвище та ініціали доповідача треба писати з нового рядка в називному відмінку, підкреслювати, а після ініціалів ставити тире й викладати зміст доповіді за фор ою прямої мови. Якщо наявний текст доповіді, це необхідно позначити у дужках (Текст доповіді додається). Нижче занотовують питання та відповіді на них. Слова «УХВАЛИЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «СЛУХАЛИ» треба писати (друкувати) великими літерами з нового рядка. Після них ставлять двокрапку. Слово «УХВАЛИЛИ» пишуть після попереднього тексту великими літерами з нового рядка. Якщо в ухвалі є різні за характером питання, то їх виділяють у групи, позначені арабськими цифрами.

Зразок:

ПРОТОКОЛ 12.12.2004 р. м. Київ №10 Зборів орендного швейного об'єднання «Каштан» Укршвейпрому

Голова—РуденкоС.М Секретар—ТокареваА.М. Присутні: Відсутні: ПОРЯДОК ДЕННИЙ: 1. Звіт з виробничо-фінансової діяльності підприємства за 2004 р. (доповідач — головний бухгалтер Марченко С. В.). 2. Затвердження складу комісії з питань контролю дисципліни (доповідач — заст. директора Руденко С. М). І. СЛУХАЛИ: Марченко С. В. — Про порядок підготовки й складання річного звіту, про завдання працівників обліку. ВИСТУПИЛИ: Грищенко Л. Я. — Про необхідність ретельної підготовки матеріалів звіту.

Коваль Г. М. — запропонувала закінчити складання звіту до 10 січня 2005 р. УХВАЛИЛИ: 1.1. Усім працівникам відділу обліку забезпечити своєчасну підготовку й високу якість матеріалів звітів про виробничо-фінансову діяльність об'єднання за 2004 р. 1.2. Подати річний звіт до Облстату не пізніше 10 січня 2005 р.

II. СЛУХАЛИ: Руденко С. М. — Пропозиція включити до складу комісії 15 осіб. УХВАЛИЛИ: До 20.01.2005 р. створити комісію з контролю дисципліни в об'єднанні в складі 15 осіб. (Список додається). ДОДАТОК: реєстраційний список на 1 арк. в 1 прим. Голова (підпис) С. М. Руденко Секретар (підпис) А. М. Токарева

Витяг з протоколу - це коротка форма протоколу.

В ньому вказують:

1. Назву виду документа.

2. Порядковий номер.

3. Назву зборів, засідання, наради тощо.

4. Дату проведення, місце проведення.

5. Присутніх.

6. Текст, що складається з розділів "Слухали" і "Ухвалили".

7. Підписи голови й секретаря.

У протоколі роблять помітку про витяг, а також зазначають, кому його вручено чи надіслано.

Зразок витягу з протоколу:

ВИТЯГ з протоколу № 7

засідання Ради факультету економіки та підприємництва

Інституту економіки та права "Крок"

20.12.2011 м.Київ

Присутні: декан факультету проф. Кравець С.М.,

доц. Марченко Л. В., доц. Бойко В. І., доц. Куц Б. Г, доц. Семенко О. М., ст. викл. Бабенко С.В.

СЛУХАЛИ:

Про рекомендацію завідувача кафедри Коваленка Д. В. на присвоєння йому наукового звання професора по кафедрі банківська справа.

УХВАЛИЛИ:

1. Рекомендувати Д . В. Коваленка на присвоєння звання професора по кафедрі банківська справа.

2. Порушити клопотання перед Вченою радою Інституту економіки та права "Крок" про присвоєння Д. В. Коваленку звання професора.

Голова Ради факультету

економіки та підприємництва ( підпис) С. М. Кравець

Секретар (підпис ) В. І. Лубчук