24. Документы по личному составу (длс), их виды и особенности оформления.

Документация по личному составу (ДЛС)- совокупность Д, в которых зафиксированы вопросы подбора и расстановки кадров, этапы трудовой деятельности сотрудников (их прием, перевод, увольнение).

В состав ДЛС входят Д различного функционального назначения:

‑ организационные Д (штатное расписание, правила трудового внутреннего распорядка, коллективный договор, должностные инструкции);

‑ распорядительные Д (приказы или распоряжения, решения или постановления по личному составу);

‑ справочно-информационные Д (докладные или объяснительные записки, представления, протоколы заседаний конкурсных, экзаменационных и аттестационных комиссий и т.д.);

‑ первичные учетные Д (например, личная карточка любой выбранной организацией или предприятием формы).

Оформления длс

Применяются общих требований, предъявляемых к оформлению организационно-распорядительных документов, а также отдельные требования для ДЛС в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в государственных органах и организациях Республики Беларусь: (примеры, много - не все!)

«ст.90. В документах не допускаются текстовые выделения в виде подчеркивания и печатания вразрядку.

ст.98. Не допускается объединение в одном распорядительном Д вопросов основной деятельности и по личному составу.

В приказах и распоряжениях по личному составу основание издания Д указывается в конце каждого пункта. Если основание для издания нескольких пунктов Д является единым, оно указывается в конце текста.

Пункты распорядительной части сложных по содержанию приказов и распоряжений по личному составу располагаются в следующей последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.

Кроме уже приведенных требований, оформление документов по личному составу имеет также некоторые особенности, характерные именно для Республики Беларусь.

По поручению Правительства Республики Беларусь Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД была переработана и утверждена в 1997 году. В 2007 года приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Минюста от 14.05.2007 N 25 была утверждена новая редакция УСОРД.

Для корректной организации работы с ДЛС необходимо запомнить, что персональные данные граждан относится к категории конфиденциальной информации и не подлежать внеслужебному разглашению.

25. Оформление документов по личному составу при приеме на работу.

Документальное оформление приема на работу нового работника организации (предприятия) проводится обеими сторонами этого процесса, т.е. самим работником и кадровой службой организации (предприятия). Выглядит это так:

Соискатель работы обычно самостоятельно оформляет часть документов, а именно: Резюме, Автобиография, Анкета, Заявление.

Далее оформляется: Личный листок по учету кадров, Трудовой договор (контракт) с работником, Приказ о приеме на работу.

Далее оформляется: Запись в трудовой книжке, Запись в личной карточке и/или в личном деле, Лицевой счет по заработной плате.

----------------------

Резюме. Оформляется соискателем в произвольной форме.

Автобиография – документ, содержащий краткое изложение основных этапов жизни и деятельности соискателя в хронологическом порядке. Составляется соискателем самостоятельно в произвольной форме на листе бумаги формата A4.

Заявление, чаще всего, пишется от руки, но во многих организациях может иметься и трафаретная форма.

Личный листок по учету кадров оформляется по установленной Инструкцией о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников форме.

Трудовой договор (контракт) придаёт нормативный характер трудовым взаимоотношениям работника и нанимателя, конкретизирует права и обязанности сторон, устанавливает размер заработной платы, дополнительных мотивационных поощрений, иных правовых и социальных гарантий работнику.

После подписания контракта кадровая служба государственного органа, государственной или иной организации (предприятия) издает или оформляет приказ (распоряжение) о приеме работника; личную карточку формы Т–2, формирует личное дело, заводит трудовую книжку работникам, впервые нанимающимся на работу, иным работникам делает запись в их трудовых книжках.