Міністерство освіти і науки України
Київський національний торговельно-економічний університет
Факультет ресторанно-готельного та туристичного бізнесу
Доповідь
З дисципліни «Адміністративний менеджмент»
Виконала студентки
4 курсу 5 групи ФРГТБ
денної форми навчання
Гаджук Анна
Гнесь Яна
Козьміна Єлизавета
КИЇВ 2013
Проаналізувати процес налагодження комунікаційних зв’язків і організації документообігу, а також механізм створення підсистем контролювання та мотивування діяльності персоналу системи адміністративного менеджменту організації.
Комунікації у менеджменті належать до сполучних процесів управління, оскільки пов'язують функції планування, організації, мотивації та контролю. Комунікаційний процес - це процес обміну інформацією між двома і декількома людьми (працівниками) з метою розв'язання певної проблеми. Розглядаючи обмін інформацією на підприємстві, часто мають на увазі людей, які спілкуються особисто або в групі на зборах, розмови по телефону або складання записок, звітів. І хоча на ці випадки припадає основна частина комунікацій на підприємстві, разом з тим не можна обмежуватись лише ними при аналізі досить складного комунікативного процесу.
Комунікації є процесами зв'язку працівників, підрозділів, організацій і можуть виникати:
1. В середині підприємства
- від вищих рівнів управління до нижчих, або за нисхідною лінією;
- від нижчих рівнів до вищих, або за висхідною лінією;
- між різними підрозділами (відділами, цехами тощо);
- між керівником і його робочою групою (апаратом);
- через неформальні комунікації (розповсюдження чуток).
Такі комунікації будемо називати внутрішніми.
2. між організацією і зовнішнім середовищем
- з постачальниками;
- зі споживачами;
- з державними органами;
- з політичною системою.
Такі комунікації називатимемо зовнішніми.
Комунікаційна система всередині підприємства (формальна і неформальна) набагато більше підлягає видозміні через вплив численних факторів, до яких відносяться:
- форма організаційної структури (тип департаментизації, кількість ієрархічних рівнів, види встановлених зв'язків);
- розмір підприємства;
- комунікаційна політика, яку веде керівництво підприємства (заохочення чи небажаність участі «низів» в процесі управління, рівень контролю виконання своїх виробничих обов'язків працівниками тощо);
- професійність робітників (наявність певного кваліфікаційного рівня для роботи на даному підприємстві);
- складність виробничих операцій, які виконують робітники одного підрозділу, їх виробниче завантаження;
- однорідність/відмінність індивідуальних характеристик працюючих (вік, стать, сімейний стан, особисті якості) та інше.
Надамо характеристику налагодження системи комунікаційних зв’язків ТОВ «Вілар».
Організаційна структура ТОВ «Вілар» базується на департаментизації по споживачу (сх.1.), що обумовлено одним чітко визначеним напрямом діяльності підприємства:
- організація облуговування споживачів різних верств населення.
З малюнку видно, що в ресторані існує три основних напрями комунікаційних потоків: зверху-вниз, знизу-догори та по горизонталі. Кожний з напрямів передбачає взаємодію співробітників, що знаходяться на різних рівнях організаційної ієрархії, тому значно відрізняються за своїми цілями, характером інформації, методами, тривалістю та частотою.
Три основних підрозділи підпорядковуються директору, який приймає всі управлінські рішення. Найвищий управлінський рівень представлений власником Тов «Вілар», який виконує лише функцію контролю. Тому комунікаційний процес між власником та нижчими рівнями представлений в основному комунікаціями знизу-догори у вигляді щомісячних звітів про виконану роботу, та докладів по телефону.Щодня відбуваються телефонні розмови для вирішення короткострокових питань.
Такою ж формалізованою формою доведення прийнятих рішень зверху-вниз є накази та інструкції власника. Найпоширенішою формою інформування підлеглих є телефонні розмови передача інформації черех директора та адміністратора.
За розміром ТОВ «Вілар» не відноситься до малих підприємств, за його штатним розкладом на фірмі працюють 24 працюючих:
адміністратор - 1 чол.
Бухгалтер – 2 чол.
Кухар – 5 чол.
Бармен – 2чол.
Офіціант – 6 чол.
Посудомийниця – 2чол.
Прибиральниця – 2 чол.
Охоронець – 2 чол.
Розглянемо внутрішні комунікації, тобто комунікації між працівниками ТОВ «Вілар». На даному підприємстві нараховується п’ять управлінських рівнів.
Перший рівень це власник та директор. Директор підпорядковується власнику,тому найтісніше з власником спілкується саме він. Директор йому звітує та доповідає про різні ситуації.
Другий рівень це підпорядкування директору адміністратора, шеф-кухаря та головного бухгалтера.
На третьому рівні адміністратору підпорядковуються старший офіціант, офіціанти, посудомийниці, прибиральниці та охорона.
Четвертий рівень це шеф-кухар та кухарі.
П’ятий рівень – головний бухгалтер та бухгалтер.
Основним методом неформальних комунікацій є передача усних повідомлень (між працівниками в офісі та поза ним) та телефонні розмови (між адміністратором і генеральним директором).
Досить розповсюженим на даному підприємстві є поширення чуток, але здебільшого вони стосуються неорганізаційних питань (хоч підприємство і не мале будь-які організаційні зміни відразу стають відомими для всіх, не потребуючи додаткових методів донесення до відома працівників).
Головним недоліком у комунікаційній системі даного підприємства є його організаційна структура, яка побудована саме за такою моделлю, що заважає, а не сприяє комунікаціям. Департаментизація підприємства по споживачу має ряд поважних переваг (підвищення уваги до кінцевого результату, зникнення ефекту «пляшкового горла», який присутній у функціональних структурах), але щодо налагодження ефективних комунікацій (особливо горизонтальних) вона є недоцільною для використання. На даному підприємстві вертикальні комунікації мають формальний характер подання звітів догори (часто з викривленою інформацією) та показний контроль зверху.
Документообіг - це рух документів від моменту їх. складання або здобуття від інших підприємств, організацій до використання для бухгалтерських записів і наступної передачі в архів.
ТОВ «Вілар» має майже всі необхідні документи для пезберебійного та правильного функціонування.
Документи складалися головним бухгалтером та власником підприємства. Перевірені бухгалтерією документи проходять облікову реєстрацію. Процес обробки в бухгалтерії прийнятих від виконавців бухгалтерських документів включає три етапи: розцінка (таксування), групування і бухгалтерське проведення (проводка).
На підприємстві присутні та затверджені такі види документів як: статут підприємства, організаційна структура, штатний розпис, посадові інструкції,положення про структурний підрозділ, правила внутрішнього трудового розпорядку, план евакуації, сертифікати на продукцію, що продається;книга скарг та пропозицій, медичні книжки працівників, асортиментний список, інструкція по охороні праці, текст закону «Про захист прав споживачів»,адреси та телефони органів по захисту прав споживачів, ліцензія на торгівлю алкоголем, план виробничого контролю.
Всі документи з печаттю та зберігаються у архівах.