Формирование целей в процессе разработки мероприятия

Цели мероприятия должны практически определяться целями и потребностями его участников.

Если исследование мероприятия осуществляется для создания процедуры проведения аналогичных мероприятий, то цели следует ориентировать не на цели и запросы группы участников, а на удовлетворяемые потребности.

При исследовании в качестве участников можно рассматривать отдельные лица или группы, предъявляющие спрос на что-либо обязательное, по их мнению, для данного мероприятия. В группы объединяют, как правило, лиц, запросы которых по отношению к данному мероприятию относительно однородны.

Не существует формальных методов определения целей. Можно представить ситуацию "формулирования целей" как проблему и использовать при исследовании этой проблемы:

1. Прогностические способности человека, решающего проблему.

2. Методы активизации перебора альтернатив, как инструменты творческого решения задач. Эти методы базируются на расширении использования потенциальных возможностей творческого мышления человека в конкретной деятельности.

Для исследования и решения проблем при выполнении РГЗ можно использовать следующие схемы организации деятельности:

1. Традиционные схемы экспертного решения проблем, построенные на вероятностном подходе, использующем метод согласования оценок. Их использование приводит к посредственным оценкам ситуации и не учету оригинальных мнений.

1. Традиционные управляемые формы получения экспертной информации, такие как "Дельфийская процедура", "мозговой штурм" и т.д. Управляемость достигается благодаря учету психологических факторов в работе с экспертами.

Рекомендации по использованию методов Использование метода мозгового штурма

В обычных условиях делового общения мышление и поведение человека "запрограммировано" обыденными представлениями и запретами. Идея метода "мозгового штурма" - отделить процесс генерирования идей от процесса их оценки. Для этого организуется групповое обсуждение проблемы, в процессе которого поощряется свободное и открытое высказывание по проблеме. Процедура реализации метода:

1. Отбирается разнородная группа генераторов идей из 6-7 человек, которая проводит обсуждение проблемы. Не допускается критика каких-либо мнений, так как любая идея может привести к другой, которая окажется приемлемой. Главное - темп обсуждения, чтобы за 25-30 минут предложить порядка 50 идей.

2. Все высказанные идеи фиксируются. Приветствуется и поощряется каждая идея или каждое развитие ранее предложенной идеи.

3. Высказанные идеи передаются экспертам для оценки и отбора из них перспективных. Обычно остается 10-15% идей.

Практика показала, что данный метод хорошо "берет" разного рода организационные проблемы: реклама, выставки и т.д.

10 Отличий хорошего мозгового штурма

Выражение «мозговой штурм» у всех на слуху. При этом, правда, мозговой штурм зачастую понимают просто как раскрепощение ума, отбрасывание рамок и правил. Но это конкретная техника. А раз так, то она имеет свои рамки и правила.

Как сделать мозговой штурм действительно эффективным? Как создавать больше ярких идей за меньшее время? Чтобы ответить на эти вопросы, я решил очередной раз поэкспериментировать в жанре декалога и сформулировать десять отличий хорошего мозгового штурма.

1. Группа может состоять из 6-10 человек. Если участников больше, есть смысл разбить их на две группы, если меньше, эффективность мозгового штурма, скорее всего, будет низкой. Пригласите в группу разных людей, не обязательно все они должны быть профессионалами в заданной теме, главное, чтобы это были яркие, интересные люди. Приглашайте энергичных.

2. Один из участников (не руководитель организации или подразделения) выбирается ведущим, задача которого — следить за соблюдением правил и напоминать о них участникам.

3. Еще один человек выбирается для фиксации идей. Все высказанные идеи должны быть записаны, никакого отбора на этом этапе вести не нужно. Параллельно можно вести аудиозапись.

4. Если члены группы незнакомы с техникой, будет полезно вначале провести 10-минутную разогревающую сессию на простую тему (дизайн пробки для канистры), во время которой отработать «узкие места» группы.

5. Позволены любые идеи, даже самые нелепые и смешные. Не позволены высказывания типа «не хватит денег», «не примет начальство», «не купят потребители» и так далее. На сессии действует полный и безоговорочный запрет на критику.

6. На время штурма участники снимают с себя все должностные полномочия. Руководителю вообще лучше не присутствовать, и главное — не садиться во главе стола и не ставить оценок.

7. Не нужно углубляться в развитие высказанной идеи, достаточно её кратко сформулировать.

8. Продолжительность сессии — 20-30 минут. Желательно заканчивать сессию на всплеске активности, а не вследствие ее полного упадка.

9. По окончании мозгового штурма список идей раздаётся участникам, чтобы они могли его пополнять идеями, которые часто продолжают возникать по окончании сессии.

10. Классификация, развитие и оценка идей проводится позже (и иногда другой группой).

Исследование (структурная характеристика) вариантов проведения мероприятия с использованием метода "проблемного поля"

Метод проблемного поля является разновидностью морфологического анализа.

Во-первых, морфологический анализ - прекрасная тренинговая процедура, позволяющая сбить "инерцию мышления", иначе взглянуть на известное и получить ряд оригинальных идей. Конечно, большинство из вариантов нереализуемы в рамках конкретной проблемной ситуации (конкретных ресурсных ограничений). Но, при правильном выполнении шагов, морфологический анализ даёт возможность получения гаммы решений. 

Во-вторых, кроме получения новых идей, морфологический анализ позволяет развивать уже имеющиеся идеи. Допустим, в результате решения какой-либо насущной проблемы, у решателя имеются 4 идеи: Идея-1, Идея-2, Идея-3 и Идея-4. Каждая из них обладает как "плюсами", так и "минусами"… Что делать? Можно поступить формально: построить таблицу и рассмотреть всевозможные попарные сочетания идей (см. таблицу 2).

Опыт показывает: маловероятно, что из 4-х идей мы получим 4 х 4 =16 полноценных идей, но 5-6-7 новых, частично или полностью снимающих "минусы" и усиливающих "плюсы" исходных - да, это вполне реально. 

Каких-то принципиальных ограничений по использованию метода не известно. 

Таблица 2

Расширение поискового поля с помощью морфологического анализа

	Идея-1	Идея-2	Идея-3	Идея-4
Идея-1
Идея-2
Идея-3
Идея-4

Процедура реализации метода:

1. Произвольным образом выделить ключевые элементы решаемой проблемы, элементы, влияющие на достижение целей разрабатываемого мероприятия. Рекомендуется использовать опрос экспертов, метод "мозгового штурма", метод "дерева целей", обзор публикаций по теме.

2. Для каждого элемента определить его возможные составные части. Составные части должны включать потенциально возможные варианты реализации элемента или его части. Здесь также можно использовать метод "мозгового штурма" и информационный поиск. Необходимо помнить, что варианты реализации элемента должны выдвигаться без учета ограничений со стороны других элементов.

1. Полученную в результате выполнения шагов 1 и 2 информацию представить в форме таблицы, называемой "проблемным полем" (таблица 3).

Таблица 3

Форма представления результатов анализа ситуации

Составные части	Элементы
Элемент 1	А В С ...
.....
Элемент J	Н М Р Т ...

А,В,С,...Н,М,Р,Т - краткие наименования составных частей или ключевые слова для их обозначения

Количество возможных составных частей по каждому элементу определяется возможным разнообразием вариантов реализации элемента.

При разработке "проблемного поля" необходимо помнить, что реализовать все составные части нельзя, так как не исключено наличие противоречий между частями или их несовместность.

Важно отметить, что разработанное "проблемное поле" может в дальнейшем многократно использоваться для организации аналогичных мероприятий в будущем. На основе опыта проведения мероприятий "проблемное поле" корректируется. Если в организации предполагается регулярно организовывать аналогичные мероприятия, то на основе "проблемного поля" можно разработать процедуру их подготовки и проведения.