5. Облік розрахунків з підзвітними особами.

У процесі діяльності підприємства мають місце господарські операції, які пов'язані з видачею грошей під звіт.

Гроші під звіт видають з каси підприємства окремим особам для виконання різних господарських та інших доручень. Гроші під звіт видаються на витрати на відрядження, придбання різних матеріалів, дрібні господарські, поштові та інші витрати.

Особа, яка одержала ці суми, вважається підзвітною. Нею може бути лише працівник даного підприємства. Підзвітна особа – це довірена особа підприємства, яка має сукупність прав і обов'язків по відношенню до підприємства. Список осіб, яким видають гроші під звіт, визначає керівник підприємствах.

Підзвітна особа отримує грошові суми під звіт для майбутніх витрат згідно наказу (розпорядження) керівника підприємства. Видачу готівки проводять з каси підприємства за умови повного звіту конкретної підзвітної особи за раніше виданими під звіт сумами. У фінансовому обліку фіксують інформацію про стан заборгованості підзвітної особи, а також зобов'язання підприємства перед нею.

Нормативно-правове забезпечення обліку розрахунків з підзвітними особами:

1. Порядком ведення касових операцій у національній валюті України затв. Постановою НБУ від 22.051995 р., № 21 зі змін. і доп.

2. Положення про ведення касових операцій у національній валюті України, затверджене постановою Правління НБУ від 15.12.2004 р. №637.

3. Інструкція про службові відрядження в межах України і за кордоном, затверджена наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 р. № 59 (із змінами і доповненнями)

4. Постановою КМУ від 23 квітня 1999 р. № 663 "Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України і за кордон" (із змінами і доповненнями – включно до 8 лютого 2006р.)

5. Наказом ДПА "Про затвердження форми посвідчення про відрядження" від 28 липня 1997р. № 260;

6. Законом України "Про оподаткування прибутку підприємств" № 283/97-ВР від 22 травня 1997р. (із змінами і доповненнями);

7. Закон України "Про податок на додану вартість" №168/97-ВР від 3 квітня 1997р. (із змінами і доповненнями);

8. Листи Міністерства фінансів України "Про добові витрати" від 16 травня 2001р. № 041-407-349/13-3295, "Про відшкодування витрат на службові відрядження" від 25 червня 2001р. № 041-407-544/13-3885

9. іншими документами чинного законодавства України.

Документальне оформлення господарських операцій.

Кожному підприємству доводиться відправляти своїх працівників у службове відрядження. Службове відрядження – це поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний термін для виконання службового доручення поза місцем постійної роботи цього працівника.

Термін відрядження встановлює керівник, він може перевищувати 30 календарних днів у межах України і 60 календарних днів – за кордон. Термін відрядження працівників у межах України для виконання монтажних, налагоджувальних і будівельних робіт не повинен перевищувати тривалості будівництва.

У наказі на відрядження зазначають:

• пункт призначенн;

• назва підприємства або організації, куди відправляється працівник;

• термін і мета відрядження.

Наказ про направлення працівника у відрядження є підставою для видачі йому відповідного посвідчення про відрядження.

Посвідчення про відрядження – це документ, який видають працівнику підприємства на підставі наказу (розпорядження) керівника для виконання службового доручення поза постійним місцем роботи, тобто у відрядження.

Важливими документами при відрядженні за кордон є:

• запрошення приймаючої сторони;

• укладений контракт;

• інші документи, які засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини, документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях чи симпозіумах, тематика яких збігається з основною діяльністю підприємства.

Осіб, що вибувають у відрядження, реєструють у Журналі реєстрації посвідчень про відрядження, в якому зазначають:

• дату від'їзду і повернення;

• прізвище;

• місце роботи і посаду;

• номер і дату посвідчення про відрядження;

• номер наказу;

• місце відрядження.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи і середній заробіток за час відрядження. На працівника, який знаходиться у відрядженні, поширюється режим робочого часу і часу відпочинку тих підприємств і установ, до яких він відряджений. На час відрядження особі, що працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається на тому підприємстві, що її відряджало.

Перед від’їздом у відрядження працівникові видають грошовий аванс у межах сум, визначених на відшкодування витрат на відрядження (на підставі розпорядження керівника). У посвідченні про відрядження роблять помітку про суму виданого авансу.

Відрядженому працівнику підприємство зобов'язане відшкодувати понесені витрати, на підставі наданих виправдовувальних документів (документи повинні бути в оригіналі):

• витрати на проїзд – на підставі транспортних квитків або транспортних рахунків;

• витрати на проживання та харчування – на основі рахунків в готелях (мотелях).

Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовують працівникові з урахуванням всіх витрат, пов'язаних із придбанням квитків, користуванням постіллю в потягах, страхових платежів на транспорті.

Витрати на проїзд міським транспортом (крім таксі) по місцю відрядження відшкодовуються також на підставі підтверджувальних документів відповідно до маршруту, погодженого з керівником.

Витрати на проїзд відрядженого працівника в каютах, що оплачуються за 1-4 групою тарифних ставок на суднах морського флоту, в каютах 1 і 2 категорії на суднах річкового флоту, а також повітряним транспортом за квитками 1 класу та бізнес-класу відшкодовується в кожному конкретному випадку з дозволу керівника підприємства згідно з поданими проїзними документами.

Окрім того, підприємства за наявності підтверджувальних документів відшкодовує витрати на наймання житлового приміщення в розмірі фактичних витрат з урахування побутових послуг, що надаються в готелі (прання, чищення, ремонт і прасування одягу, чищення взуття).

За кожен день перебування працівника у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові і неробочі дні та час перебування в дорозі, виплачується добові в межах установлених норм. При виплаті добових за відрядженням визначають фактичне перебування працівника у відрядженні. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за відмітками у посвідченні, які роблять за місцем відрядження.

Норми добових при відрядженні в межах України та за кордон

Кількість разів харчування, зазначена в рахунку готелю	Розмір добових по Україні, грн.	Розмір добових по закор донних відрядженнях, грн.
		з лютого 2006
Без харчування	25,0	280,00
Одноразове харчування	20,0	224,00
Дворазове харчування	15,0	154,00
Трьохразове харчування	10,0	98,00

При визначенні кількості днів для виплати добових в день вибуття і день прибуття зараховується як два дні. Днем вибуття у відрядженні вважається день відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи, а днем прибуття з відрядження - день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи.

При відправленні транспортного засобу до 24 годин включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 годин і пізніше - наступна. При відрядженні терміном на один день добові відшкодовують як за повну добу. При відсутності відміток у посвідчені про відрядження добові не виплачують. За рішенням керівника добові можуть бути виплачені, але тоді їх не відносятть до складу валових витрат, а збільшують сукупний дохід відрядженого і відповідно оподатковують всіма податками, зборами, внесками як додаткову зарплату.

За час перебування в закордонному відрядженні відшкодовують витрати:

• на проїзд;

• на оплату рахунків за проживання в готелях або наймання інших житлових приміщень,

• на оплату телефонних рахунків;

• на оформлення закордонних паспортів, віз.

Фактичний час перебування у відрядженні за кордоном визначають:

• у випадку відрядження до країн, з якими не встановлено або спрощено прикордонний контроль - відповідно до відміток у посвідченні про відрядження;

• у разі відрядження в країни, з якими встановлено повний митний контроль - відповідно до відміток органів прикордонних військ України в закордонному паспорті.

Якщо дата виїзду у відрядження в країни з якими встановлено повний прикордонний контроль, або дата повернення з них не збігається з датою за відмітками у закордонному паспорті, то добові витрати за час проїзду по території України відшкодовують за нормами, передбаченими для відряджень у межах України. Якщо відряджений, перебуваючи на шляху у країну, з якою не встановлено або спрощено митний контроль, або повертаючись з неї, має транзитну зупинку на території України, то відшкодування витрат на проїзд по Україні здійснюється в порядку, передбаченому для відряджень в межах України.

У разі відрядження за кордон на службовому автомобілі витрати відшкодовують відповідно до діючих норм за кілометр пробігу і затвердженого маршруту, відшкодовують також витрати, пов'язані з техобслуговуванням, паркуванням і стоянкою службового автомобілю.

Усі вище перераховані витрати, пов'язані з відрядженням, які підприємство має відшкодувати відрядженому працівнику, включаєть до складу валових витрат за наявності документів, що підтверджують зв'язок такого відрядження з основною діяльністю підприємства (відповідно до пп. 5.4.8 Закону України № 283). Не дозволяється відносити до складу валових витрат витрати на алкогольні напої, тютюнові вироби, а також суми чайових.

Після повернення з відрядження протягом трьох днів працівники зобов'язані подати до бухгалтерії авансовий звіт про фактичні витрати на відрядження. До авансового звіту повинні бути додані посвідчення про відрядження і документи, що підтверджують суму фактичних витрат, пов'язаних з відрядженням.

В авансовому звіті при відрядженні за кордон доцільно мати ще й копії сторінок закордонного паспорту з печатками пропускних пунктів.

Обов'язковими реквізитами авансового звіту є резолюція керівника підприємства чи уповноваженої ними особи про затвердження вказаної суми витрат та його підпис.

Видачу готівки під звіт провадять з кас підприємства не лише на відрядні, а й на інші господарські потреби. У цьому випадку звіт про витрачені суми повинен бути наданий у бухгалтерію не пізніше наступного робочого дня після видачі грошей під звіт. До авансового звіту також повинні додаватися документи, що підтверджують фактичні витрати:

• чеки ЕККА,

• товарні чеки,

• квитанції до прибуткового ордера.

При видачі під звіт на закупівлю сільськогосподарської продукції, продуктів її переробки та заготівлю вторинної сировини, крім металобрухту, авансовий звіт подають до бухгалтерії протягом десяти робочих днів з дня видачі готівки під звіт, а з дозволу керівника з поважних причин протягом двадцяти робочих днів.

Аванс підзвітній особі видають в сумі, необхідній для виконання намічених заходів, і лише в тому випадку, коли підзвітна особа не має заборгованості по раніше виданих сумах. Аванс видають на підставі видаткового касового ордера або платіжної відомості, якщо видають гроші одночасно декільком особам. Підзвітна особа має право витратити аванс лише на ті цілі, для яких він виданий. Невикористані суми готівки, виданої під звіт, повинні бути повернуті в касу підприємства разом з фінансовим звітом, що оформляють прибутковим касовим ордером.

Якщо підзвітна особа не надала звіти і необхідні виправдні документи у встановлені терміни або не повернула в касу залишки {невикористаних сум авансів, бухгалтерія має право утримати таку заборгованість з нарахованої заробітної плати в порядку, встановленому чинним законодавством.

Якщо працівник не повертає залишок коштів до каси в установлений термін, то це є порушенням і неповернені суми враховуватимуться при визначенні фактичного залишку готівки в касі на кінець дня для визначення ліміту готівки в касі. У разі перевищення ліміту готівки в касі до підприємства буде застосовано фінансову санкцію в двократному розмірі сум виявленої надлімітної готівки згідно зі ст. 1 Указу Президента України "Про застосування штрафних санкцій за порушення норм з регулювання обігу готівки" від 12.06.95р. № 436/95 (із змінами і доповненнями).

У разі неповернення у встановлений термін авансу, виданого на службове відрядження в іноземній валюті, заборгованість стягується в сумі, еквівалентній потрібній сумі інвалюти, перерахованій у валюту України за обмінним курсом Нацбанку України на день погашення заборгованості. Цю санкцію встановлено Законом України від 6 червня 1995 р. № 217/95-ВР "Про визначення розміру збитку, заподіяного підприємству, установі, організації розкраданням, нестачею або втратою дорогоцінних металів, дорогоцінних (каменів і валютних цінностей" (ст.2). Відповідно до ст.3 цього Закону стягнені суми спрямовуються насамперед на відшкодування заподіяних підприємству збитків, а залишок перераховується до державного бюджету України. Можливий і такий варіант, при якому підзвітна особа спочатку виконує завдання (здійснює витрати), а потім їй відшкодовують проведені витрати.

До обліку приймають авансові звіти, які перевірені арифметично, за змістом (щодо необхідності витрат та відповідності до призначення авансу) і затверджені керівником підприємства. Бухгалтер опрацьовує авансовий звіт проставляючи на документах і на звіті кореспондуючі рахунки, які відповідають призначенню авансу. Підчистки, помарки, необумовлені виправлення, перекручення дат у посвідченні на відрядження та авансовому звіті не допускаються. Авансовий звіт обов'язково підписує підзвітна особа.

Для відображення операцій, пов’язаних із наданням готівки фізичним особам підприємства для виконання завдань під час відрядження, а і також із видачею грошей на господарські потреби або закупівлю дрібним оптом матеріальних цінностей призначений субрахунок 372 "Розрахунки з підзвітними особами" (табл. ).

Таблиця