Попередній перегляд перед друком

Засоби попереднього перегляду Excel виводять на екран образ даних, що друкуються. Цей зручний засіб дозволяє побачити результати установок опцій перед тим, як безпосередньо відправити роботу на друк.

Доступ до попереднього перегляду. Є кілька способів увійти в режим попереднього перегляду:

• застосувати команду “Файл  Попередній перегляд” (Fill  Print Preview);

• клацнути на кнопці “Попередній перегляд” (Print Preview), яка знаходиться на панелі інструменті “Стандартна”, або, утримуючи натиснутою клавішу <Shift>, клацнути на кнопці “Друк”, яка також знаходиться на панелі інструменті “Стандартна” (кнопка “Друк” служить як для друку, так і для попереднього перегляду);

• клацнути на кнопці “Перегляд” (Preview) в діалоговому вікні “Друк”;

• клацнути на кнопці “Перегляд” (Preview) в діалоговому вікні “Параметри сторінки” (Page Setup).

Будь-який з цих способів призводить до появи діалогового вікна попереднього перегляду, у верхні частині якого розташовано кілька кнопок. Призначення цих кнопок:

0. “Далі“ (Next) — виводить зображення наступної сторінки.

1. “Назад” (Previous) — виводить зображення попередньої сторінки.

2. “Масштаб” (Zoom) — збільшує або зменшує масштаб зображення.

3. “Друк” (Print) — дані безпосередньо друкуються.

4. “Сторінка” (Setup) — викликає діалогове вікно “Параметри сторінки”.

5. “Поля” (Margins) — дозволяє змінити перед друком ширину стовпчиків та полів сторінки і колонтитулів.

6. “Розмітка сторінки” (Page Break Preview) — робочий листок відображується на екрані в режимі попереднього перегляду розмітки сторінки (в Excel 97).

7. “Закрити” (Close) — закривається вікно попереднього перегляду.

8. “Довідка” (Help) — виводиться довідка для вікон попереднього перегляду.

Швидкий друк документів

Для негайного запуску процесу друку поточного робочого листка з використанням стандартних установок використовується кнопка “Друк” (Print), що розташована на панелі інструментів “Стандартна”. По умовчанню при виконанні друку в Excel використовуються такі параметри:

• на друк виводиться активна область поточного листка або активні області виділених робочих листків, включаючи будь-які вбудовані діаграми або графічні об’єкти;

• число копій — 1;

• друк виконується в книжковій орієнтації;

• не виконується масштабування документів, що друкуються;

• розмір верхнього та нижнього полів дорівнює 1 дюйм (2,54 см), а правого та лівого — 0,75 дюйма (2 см);

• друк без верхнього та нижнього колонтитулів;

• при друці великі робочі листки розбиваються на секції, які розташовуються по правилу “вниз і вправо”.

Керування друком документів

Налаштування, що задані по умовчанню, можна змінити. Для коректування установок використовуються два різних діалогових вікна, елементи яких є загальновживаними у Windows-додатках:

0. діалогове вікно “Друк” (Print) викликається командою “Файл  Друк” (Fill  Print) або комбінацією клавіш < Ctrl + P >. В цьому вікні можна:

• вибрати принтер та побачити його стан або направити вивід у файл;

• обрати для друку певні сторінки документа;

• вибрати область друку (перед друком потрібні області необхідно виділити);

• визначити кількість копій та порядок роздрукування їх сторінок.

0. діалогове вікно “Параметри сторінки” (Page Setup) викликається командою “Файл  Параметри сторінки” (Fill  Page Setup) і має 4 вкладиші.

• На вкладиші “Сторінка” (Page) визначається:

• орієнтація (книжкова або альбомна);

• масштабний множник або обирається автоматичне масштабування даних, що виводяться, для розміщення їх на заданій кількості сторінок;

• розмір паперу;

• якість друку (кількість крапок на дюйм при умові, що сам принтер підтримує задану якість);

• номер першої сторінки, якщо цей номер виводиться в колонтитулі.

• На вкладиші “Поля” встановлюються розміри всіх чотирьох полів та коректується положення верхнього та нижнього колонтитулів.

• На вкладиші “Колонтитули” можна вибрати колонтитул із запропонованих Excel колонтитулів або створити власний.

• На вкладиші “Листок” можна встановити:

• посилання на діапазон, призначений для друку;

• повторний друк на кожній сторінці певних рядків або стовпчиків таблиці (особливо це стосується заголовків рядків та стовпчиків великих таблиць);

• виведення сітки комірок таблиці;

• виведення кольорових робочих листків в чорно-білій палітрі;

• чорнетковий режим друку (без друку вбудованих діаграм, графічних об’єктів, сітки комірок та рамок);

• друк заголовків рядків та стовпчиків для полегшення визначення адрес комірок на лістінгу;

• друк приміток до комірок.