3.2 М'який метод (Теорія Про)

У процесі управління змінами деякі керівники схильні до м'яким методам впровадження змін - у організації, до них відносяться Цикл Демінга, загальне управління якістю (TQM) і організаційне розвиток.

Цикл ДемінгаPDCA (>Plan -Do -Check -Act - планування - виконання - перевірка - реакція) є найпоширенішим методом безперервного поліпшення якості. Цей метод має й інше назва - колесо Демінга, через наочної кругової графічної інтерпретації стадій циклу (малюнок 1).

Малюнок 1.

>Непреривность поліпшення якості - це постійний процес вдосконалення устаткування, матеріалів, інструментів, використання людських ресурсів немає і виробничих технологій.

ЦиклPDCA відображає послідовну сутність процесу постійних поліпшень.

Стадія планування циклуPDCA є одним із найвідповідальніших. І на цій стадії:

вибирається актуальне напрям діяльності компанії, щодо якої слід провести заходи щодо поліпшити якість,

здійснюється збір необхідної інформації,

проводиться оцінка поточну ситуацію,

визначаться пріоритетні проблемні зони,

здійснюється аналіз проблемних зон, зокрема виявляються критичні причинно-наслідкових зв'язків,

ставляться конкретну мету, досягнення дозволить усунути проблемні зони або значно зменшити їхню негативний вплив на якість продукції.

На стадії виконання циклуPDCA реалізуються намічені зміни.

Метою стадії перевірка є оцінка даних, зібраних під час проведення змін встановлення міри відповідності фактичних результатів поставленим цілям.

І, нарешті, на стадії реакція проводиться оцінка всієї процедурі, процедура стандартизується, і визначаються подальші кроки щодо поліпшити якість.

Крім методу безперервного поліпшення якості (цикл Демінга) застосовується цикл безперервного поліпшенняРамперсада.

Головним у процесі безперервного поліпшення є безперервне вдосконалення. Метою стадії перевірка є оцінка даних, зібраних під час проведення змін встановлення міри відповідності фактичних результатів поставленим цілям.

Відповідний процес - це цикл систематичної і упорядкованим роботи з постійному поліпшенню діяльності організації та особовому вдосконаленню. Це чудовий спосіб забезпечення послідовного, безперервного й поступового поліпшення для досягнення якості як комплексного поняття. Для високої якості переважають у всіх аспектах, усі працівники організації повинні ставитися до безперервному поліпшенню як чогось абсолютно природному. Праця у команді, навички міжособистісного спілкування, і навіть правильне використання розглянутих вище засобів і методів - усе це необхідне задоволення запитів споживачів. Усі проблеми будуть постійно вирішуватися, службовці говоритимуть однією мовою - мові TQM (управління), та поступово люди все почнуть робити правильно з першого разу.Циклический процес безперервного поліпшення проходить такі чотири фази (малюнок 2)

Малюнок 2

вибір, і визначення процесу; в цій фазі вибирають визначають найважливіший процес, дозволяє реалізувати стратегію організації та придатний безперервного поліпшення;

оцінку і стандартизацію обраного процесу;

поліпшення процесу; це фаза безперервного поліпшення вибраних процесів з урахуванням циклуPDCA;

особисте вдосконалення; цей постійний індивідуальне вдосконалення з урахуванням циклуPDCA.

У першій фазі циклу безперервного поліпшення основну увагу приділяється вибору найважливішого процесу, що підлягає поліпшенню, та її визначенню. І тому необхідно:

Створити умови для безперервного поліпшення процесу розробку збалансованої системи показників діяльності організації (>organizationalbalancedscorecard,OBSC). СистемаOBSC охоплює місію, бачення, основні моральні цінності, критичні чинники успіху, мети, показники діяльності, завдання й заходи для поліпшення організації (у межах чотирьох аспектів діяльності організації - фінансів, споживачів, внутрішніх процесів і якості знань і навчання;

Сформувати координуючу групу, активну участь у роботі якої мають приймати управляючі. Для поліпшення процесу треба створити обстановку, у якій прагнення поліпшенню роботи і особовому вдосконаленню заохочуються і підтримуються. У цьому необхідно спиратися на чітке бачення організацією того, чого хоче домогтися і куди хоче завітати у недалекому майбутньому;

Визначити найважливіші процеси, пов'язані зOBSC; виявити, які процеси підходять вас із погляду критичних чинників успіху (>critical successfactors,CSF);

Вибрати найважливіший, найбільш пріоритетний процес. Це означає, що з усіх можливих варіантів і згідно з баченням і метою організації потрібно вибрати один процес, у якому група фокусуватися протягом кожного циклу поліпшення. Зазвичай, це, що потрібно вибрати процес, де у час виникли найбільші проблеми, чи де є найбільші можливості підвищення;

Призначити власника обраного процесу^. Він (або він) відповідатиме за поліпшення обраного процесу, і навіть в ролі організатора, людини, який має виконувати в координуючої групі роль радника з питань проекту поліпшення. Він (або він) усвідомлюватиме важливість проекту й тому підтримувати команду для поліпшення, інформувати її про досягнутому прогресі й сприяти впровадженню результату її. Власник процесу відпо-відає правильне перебіг процесу проти неї доповнити нього зміни;

Зробити те щоб координує група чи власник процесу створили команду для поліпшення. Нехай команда стане власником обраного процесу;

Зробити те щоб власник процесу члени команди визначили намічений процес. Визначення процесу

- необхідна умова безперервного поліпшення. Не можна поліпшити процес, якщо він визначено. Процес - це трансформація ресурсів у результати.

Процес може характеризуватися:

>внутренними/внешними споживачами; визначення процесу починається з визначення внутрішніх та зовнішніх споживачів її результатів (якщо результати процесу хто б споживає, такий процес нікому непотрібен);

ресурсами, тобто. працівниками, капіталом, сировиною і матеріалами, інформацією, висновками спеціалістів або що-небудь, що використовують у ході цього процесу;

процедурою - послідовністю певних взаємозалежних операцій;

результатами - продукцією, послугами й від.

Навчити членів команди використання коштів і методів поліпшення, а керівника команди - її ефективномукоучингу.

Скласти план поліпшення, який відбиває, наприклад, місію команди, назва проекту, мети поліпшення, показники ефективності, терміни проведення аналізу, потрібні кошти, і навіть аспекти, пов'язані із забезпеченням підтримки змін поліпшень (розуміння вищих управляючих і подолання опору службовців) та, крім того, з наслідками реалізації плану. У фазі "поліпшення процесу" цього плану обновлюватиметься і допрацьовуватися.

Зібрати необхідну інформацію, проаналізувати відповідних даних споживачів та його скарги, скласти письмове письмо речей та схеми процесу (поРамперсаду).

Коли цикл поліпшення входить у свою другу фазу, ви мають становити докладний опис обраного процесу перевірити, наскільки правильно вдалося вловити його суть. Це вимагає стандартизацію процесу, оцінку і перевірку його ефективності, виявлення недоліків, аналіз наявних труднощів і т.д. Базуючись на фактичних даних, ви показуєте, що розташовуєтебизнес-процессом, що дозволить задовольнити запити споживача. Ви складаєте схему обраного процесу оцінюєте ефективність, використовуючи у своїй певні вами раніше показники діяльності.

>Стандартизируя процес, ви закріплюєте найкращий спосіб його виконання як норми. Це засіб визначити процес і зробити, щоб усе розуміли його однаково; гарантувати, що цей процес щоразу виконуватиметься у тому самим чином. Наявність чітких норм процесу люди знають, що творять власне своє роботу правильно. Ці норми створюють основу для безперервного поліпшення: щоб вдосконалити процес, потрібно спочатку його описати і зрозуміти, як і аби до місця призначення, треба, передусім, знати, де ви перебуваєте. Зафіксувати краща з що сьогодні методів роботи необхідне й у тому, аби запобігти повернення до старим звичкам. Такі робочі інструкції мають включати відповідні норми, засновані на вимірах показників і пов'язані з запитами споживачів.

З іншого боку, цьому етапі слід визначити, які показники необхідно вимірювати контролю відхилень під час і ними у якій мірою треба скоригувати певних норм (методи роботи) з урахуванням такої перевірки. Необхідно встановити контрольні межі зміни кожного показника, що базуються на інформації споживача і передачею даних про продуктивності процесу. Відтак можна виміряти ефективність аналізованого процесу привести їх у відповідність до нормою, що відбиває кращим із наявних сьогодні способів виконання процесу. Ця фаза також передбачає:

інформування службовців норми й створення умов використання цих інструкцій у створенні;

навчання службовців стандартам;

забезпечення здобуття права інформацію про нормах були доступними, і навіть дотримання норм.

Отже, головна складова цієї фазі - визначення та опис обраного процесу, його оцінка з допомогою збалансованої системи показників діяльності організації, аналіз наявних даних про судовий процес, проведення причинно-наслідкового аналізу та виявлення корінних причин виникнення проблем.

У фазі поліпшення обраний процес безупинно вдосконалюється у вигляді постійного повторення циклуPDCA. Цей цикл, своєю чергою, включає у собі такі етапи:

Якби.Обновите і конкретизуйте план поліпшення, розроблений фазі вибору та описи процесу. Визначте мети, намітьте заходи для поліпшення, зазначте, як вони співвідносяться зі збалансованої системою показників організації, і виробіть рішення, дозволяють задовольнити висунуті вимоги, і усунути причини що виникли проблем. Але тут необхідно згадати й про очікуваних результатах, наслідки, обмежують умовах і чинниках регулювання (часу, грошах, якості й організації). На малюнку 3 показано, які методи можна використовуватиме планування поліпшень.

Роби. Спочатку виконайте свій план поліпшень в обмежених масштабах (внесіть у процес невеликі зміни): випробуйте обрані рішення, проведіть експерименти і навчите членів команди використання коштів і методів поліпшення.

>Проверяй. Оцініть наслідки зробленого вами зміни, перевірте результати реалізації ваших заходів для поліпшення з допомогою показників ефективності; оцініть, якою мірою цього заходу можуть сприяти досягненню поставлених вами цілей, і порівняйте результати до нових норм чи про те, що має бути теоретично. За необхідності почніть все спочатку.

Дій.Осуществите апробовані поліпшення, зробіть процес контрольованим, внесіть до нього остаточні зміни, оцініть результати, безупинно поліпшуйте процес і відслідковуйте його показники, документально фіксуйте успіхи,стандартизируйте можливі зміни процесу відзначайте свої досягнення. Ведення документації потрібно, щоб вашим досвідом могли скористатися інші і щоб ваші зусилля помічені. Слід також періодично оновлювати свою ухвалу процесу переписувати відповідні стандарти, аби вони відбивали нового стану виконання процесу.Стандартизация процесу передбачає, що наявні методи роботи коригуються чи замінюються і всі співробітники, мають ставлення до цього, повинні прагнути бути знає змін. Зробіть те щоб інформацію про нові методи роботи, як би якнайшвидше стали доступні всім службовців, організуйте навчання новим методам праці та простежте, що вони надійно ввійшли в повсякденну практику. Нехай виконавці оформлять ці методи роботи документально. Вони мають вести документацію за стандартами і оновлювати її в такий спосіб, щоб він завжди відбивала найкращі з існуючих нинішній момент методів виконання роботи. Спілкування, організація зворотного зв'язку та забезпечення позитивного ставлення до поліпшень також мають цьому етапі велике значення. Якщо циклPDCA постійно повторюється, то мінливість процесу неухильно зменшується, яке результати безупинно поліпшуються.