5.10.2. Реєстр податкових накладних

Цей модуль програми призначений для формування реєстрів податкових накладних за будь-який період. Спочатку користувачу необхідно буде вказати у полі на формі рік, за який формується реєстр податкових накладних, що складається з чотирьох цифр, та вибрати з відповідного списку підрозділ.

Для формування нового реєстру натискаємо на кнопку «Новий». Програма чистить усі поля на формі та встановлює курсор на поле для заведення номеру реєстру. Нумерація реєстрів відбувається автоматично, шляхом збільшення максимального існуючого номеру на одиницю. Номер повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до 9999. Далі вказуємо дати для початку та кінця періоду, значення яких користувач може обрати за допомогою календаря, що з’являється на екрані при натисканні на відповідні кнопки, що розташована праворуч від цих дат.

Натискаємо на кнопку «Включити», і таблиця з переліком податкових накладних оновлюється. Трохи вище таблиці на формі відображаються загальна кількість виписаних накладних за період, загальна сума всього обсягу поставки по них та сума ПДВ. В графах таблиці відображаються номер і дата накладної, найменування покупця, сума обсягу поставки, сума ПДВ, номер свідоцтва, індивідуальний податковий номер, адреса та телефон покупця.

Кнопка «Знищити» - знищує поточний реєстр податкових накладних, при натисканні на кнопку «Проглянути» на екран викликається таблиця з переліком всіх створених для вказаного року та підрозділу реєстрів.

Для того, щоб роздрукувати реєстр податкових накладних на принтері чи переглянути його друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна.

5.10.3. Реєстр отриманих та виданих податкових накладних

Цей модуль програми призначений для формування реєстрів отриманих та виданих податкових накладних.

Спочатку необхідно буде вказати у полі на формі рік, що повинен задаватися чотирма цифрами та вибрати з відповідного списку підрозділ. Для формування нового реєстру натискаємо на кнопку «Новий». Програма чистить поля на формі та встановлює курсор на поле для заведення номеру реєстру. Нумерація реєстрів відбувається автоматично, шляхом збільшення на одиницю номеру для останнього заведеного реєстру (кожний рік нумерація реєстрів починається заново). Номер повинен бути унікальним цілим числом у діапазоні від 1 до 9999. Ліворуч від номеру договору програма автоматично проставляє порядковий номер реєстру в поточному році для обраного підрозділу. Далі необхідно вказати початкову і кінцеву дати реєстрів, термін зберігання цих даних. Всі дати користувач може заводити вручну, або вибрати потрібне значення за допомогою календаря, який з’являється на екрані при натисканні на відповідні кнопки, що розташовані праворуч від цих дат.

На формі присутні закладки для двох розділів цього реєстру, окремо для отриманих та виданих податкових накладних, та кожна з цих закладок містить таблицю з переліком відповідних накладних. В даних таблицях користувач має вказати наступні дані: порядковий номер запису, ознаку коригування (0-основний документ, 1-коригування), дату отримання, дата виписки та номер податкової накладної, вид документа, код постачальника (покупця), його назву, ознаку нерезидентності (0-резидент, 1-нерезидент), індивідуальний податковий номер, загальну суму поставки з ПДВ, вартість без ПДВ та суму ПДВ в тих графах, що відповідають проведеній господарській операції. Всі ознаки можна вибрати зі своїх власних списків у графах таблиці, дати можна вказати за допомогою календаря, що відкривається на екрані при натисканні на кнопку вибору у відповідній графі, а код постачальника (покупця) можна обрати з переліку партнерів за допомогою стандартного вікна для вибору партнерів, яке також відкривається при натисканні на кнопку з трьома крапками у даній графі в режимі редагування (при цьому можна дуже швидко знайти потрібного партнера, вказав лиш невеликий фрагмент його назви у полі для пошуку). Для вставки нових рядків або для знищення непотрібних записів в даних таблицях, можна скористатися навігатором на нижній панелі вікна (при виконанні цих операцій порядкові номери всіх записів також змінюються).

В перелік отриманих та виданих податкових накладних можна включати раніше заведені документи за вказаний для реєстру період, для чого необхідно натиснути кнопку «Вибір документів». При цьому на екрані з’являється відповідне нове вікно для вибору первинних документів.

Перед вибором документів, по яких отримані податкові накладні, користувач обов’язково повинен вказати ознаки для господарських операцій по придбанню чи імпорту товарів (послуг), тобто, вони будуть чи не будуть використовуватися у господарській діяльності, підлягають оподаткуванню чи звільнені від нього, що задається встановленням відповідних позначок у групах залежних перемикачів. Потім необхідно вибрати тип документів зі списку, який складається лише з одного варіанту: податкові накладні по заведених прибуткових накладних. Як тільки вибраний потрібний тип документа, необхідно натиснути кнопку «Відкрити документи», після чого оновиться таблиця з переліком первинних документів, яка містить таку інформацію: номер і дату податкової накладної, суми без ПДВ, ПДВ та сума разом з ПДВ, найменування партнера, номер і дата первинного документу. Користувач повинен у відповідній графі позначити за допомогою «мишки» всі документи, які необхідно включити в реєстр накладних, або скористатися кнопкою щоб позначити одразу всі рядки. Щоб перенести всі позначені документи в реєстр, необхідно натиснути кнопку «Доповнити реєстр позначеними записами». В разі включення документу (проводок) в перелік податкових накладних, повторно ці документи вибрати вже не можна, тільки при знищенні відповідного рядка у реєстрі.

Аналогічним чином вибираються і видані податкові накладні, тільки перед вибором документів користувач повинен зазначити ознаки для оподаткування за ставками 20% чи 0%, або ознаку при звільненні від ПДВ, або ознаку при експорті товарів чи послуг, що теж задається встановленням відповідних позначок у групах залежних перемикачів. Потім необхідно вибрати тип документів зі списку, який в даному випадку буде складатися з таких варіантів: податкові накладні, що сформовані з видаткових накладних; окремо виписані податкові накладні. Користувач повинен вибрати потрібний тип документа, натиснути на кнопку «Відкрити документи», щоб оновити таблицю з переліком первинних документів, позначити всі документи, які необхідно включити в реєстр виданих податкових накладних, та скористатися кнопкою «Доповнити реєстр позначеними записами», щоб одночасно перенести у реєстр всі позначені документи.

На нижній панелі вікна для формування реєстрів отриманих та виданих податкових накладних присутній ряд кнопок, за допомогою яких можна відсортувати реєстр в порядку зростання номерів записів, дат для накладних чи номерів для самих податкових накладних. Всі записи відсортованому у реєстрі можна перенумерувати, для чого необхідно натиснути на відповідну кнопку.

При натисканні на кнопку «Перевірка» на екрані відкривається вікно для перевірки реєстру отриманих податкових накладних з проводками на поставку товарів (послуг). В цьому вікні користувач повинен спочатку вказати рік, вибрати зі списків початок і кінець періоду та підрозділ, за який проводиться така перевірка. Потім завести перелік рахунків, по яких проводилась поставка товарів (послуг), та рахунок для ПДВ. Всі ці рахунки можна також вибрати за допомогою стандартного вікна для вибору рахунків, яке відкривається при натисканні на відповідні кнопки, що розташовані праворуч від полів з цими реквізитами. Після цього необхідно натиснути на кнопку «Сформувати» щоб безпосередньо провести перевірку отриманих податкових накладних. Результат перевірки відображається у таблиці, яка містить такі графи: код та найменування партнера, сума без ПДВ та сума ПДВ по реєстру отриманих накладних по цьому партнеру, сума без ПДВ та сума ПДВ по проводках, відхилення між даними сумами без ПДВ та сумами ПДВ. Нижче таблиці висвічуються загальні підсумкові суми по реєстру, проводках та відхиленням по всьому переліку партнерів. За допомогою кнопки «Докладно» можна переглянути на новій сторінці форми перелік всіх податкових накладних, що були заведені в реєстр, та перелік всіх проводок, які були сформовані чи заведені по документах на поставку товарів чи робіт. Роздрукувати дану відомість перевірки можна як по всьому переліку партнерів, по яких існує відхилення по сумах без ПДВ та сумах ПДВ, так і по кожному партнеру окремо (при перегляді докладних даних), скориставшись для цього відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи кнопкою „Друк” на нижній панелі поточного вікна.

Кнопка «Підсумки» на нижній панелі вікна для формування реєстрів отриманих та виданих податкових накладних дозволяє у вікні попереднього перегляду переглянути підсумки по всіх графах для заведених у реєстр податкових накладних по кожному постачальнику, а також загальні підсумкові суми по всіх заведених накладних.

При натисканні на кнопку «Проглянути» на екрані з’являється таблиця з переліком всіх заведених за вказаний рік реєстрів податкових накладних, за допомогою якою можна швидко відшукати потрібний реєстр. Кнопка «Знищити» дозволяє знищити поточний реєстр податкових накладних.

Кнопка «Настройка» відкриває вікно настройки для запису даних з поточного реєстру отриманих та виданих податкових накладних в XML-файл, для передачі цих даних в електронному вигляді в податкову адміністрацію. Запис даних в такий файл відбувається за допомогою спеціального шаблону, який надається користувачу при установці даного комплексу програм, або може бути завантажений з Інтернет-сайту розробників даного програмного продукту. Щоб загрузити такий шаблон потрібно скористатися кнопкою «Відкрити файл» на вікні з настройкою. При цьому відкривається стандартне вікно операційної системи для відкриття файлів з розширенням «*.xml», та за його допомогою необхідно знайти відповідний файл, наприклад, такий «J120150210000001(Реестр_Под_Накл).xml» (ім’я такого файлу містить у скобках скорочену назву документу, для якого створений цей шаблон). Після цього у вікні для шаблону документа з’явиться вміст відкритого файлу. Далі користувач повинен вказати код ДПА, найменування податкової адміністрації, скорегувати код документу (код документу – це ім’я файлу-шаблону, тільки без скобок та скороченої назви даного документу) та, натиснув на кнопку для обзору папок, вибрати папку для збереження файлів на диску. Вказав всі ці реквізити, користувач обов’язково повинен зберегти настройку в базу даних, натиснувши для цього кнопку «Записати настройку», та закрити це вікно.

Щоб безпосередньо записати інформацію з поточного реєстру отриманих та виданих податкових накладних в XML-файл по вибраному шаблону цього документу, необхідно скористатися кнопкою «Записати в XML».

За допомогою кнопки «Запис у файл» інформацію з поточного реєстру накладних можна записати у файл формату Paradox на змінний пристрій, такий як дискета чи флеш-диск, щоб ці дані можна було перенести на інший комп’ютер. При цьому на екрані відкривається стандартне вікно операційної системи для запису файлів, яке безпосередньо дозволяє зберегти файл з інформацією по звіту на вибраний пристрій. Ім’я такого файлу програма формує самостійно у вигляді «RSTPOD-xxxx-yyy», де «xxxx» - рік поточного реєстру, «yyy» - номер самого реєстру. Для того, щоб загрузити раніше записану у файл інформацію по реєстру податкових накладних на іншому комп’ютері, необхідно скористатися кнопкою «Зчитування з файлів». При цьому на екрані відкривається стандартне вікно операційної системи для відкриття файлів, за допомогою якого можна відшукати потрібний файл на змінному пристрою, та натиснувши кнопку «Відкрити» на цьому вікні, безпосередньо загрузити раніше записану інформацію по податкових накладних у новий реєстр.

Для того, щоб роздрукувати поточний реєстр отриманих та виданих податкових накладних на принтері, або переглянути його друковану форму у вікні попереднього перегляду, можна скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна або натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна.