5.8.5. Відомості
В цьому переліку згруповані пункти меню для формування оборотної відомості по товарах, оборотної відомості по постачальниках, відомостей перевірок проводок по заведених первинних документів, таких як, прибуткових та видаткових накладних, актів переоцінки та списання.
5.8.5.1. Формування оборотної відомості
Даний програмний модуль призначений для формування та друку оборотної відомості по руху товарів за період по визначених матеріально-відповідальних особах.
Спочатку необхідно буде вказати у полях на формі початкову та кінцеву дати для періоду, вибрати з відповідного списку підрозділ, та вказати код матеріально-відповідальної особи, по якій формується оборотна відомість. Початкову дату можна вибрати, за допомогою стандартного вікна для вибору реквізитів, лише з переліку дат, на які були заведені чи сформовані залишки товарів. Кінцеву дату користувач може вказати вручну, або вибрати потрібні значення за допомогою календаря. Код МВО можна вибрати з довідника матеріально-відповідальних осіб за допомогою стандартної форми для вибору реквізитів, яка відкривається на екрані при натисканні на кнопку, що знаходиться праворуч від поля для заведення цього коду.
Щоб запустити процес формування оборотної відомості необхідно натиснути на кнопку «Сформувати», хід виконання якого відображається на індикаторі у верхній частині форми (для одночасного формування відомості по всіх матеріально-відповідальних особах можна встановити ознаку «По всіх МВО»). При формуванні такої відомості будуть враховуватися продаж товарів по касах, та всі документи (накладні чи акти) за визначений період. В процесі формування оборотної відомості створюються залишки по всіх товарах (на наступний день після вказаної кінцевої дати), для яких кількість та сума ненульові.
Після закінчення формування відомості, оновлюється таблиця з переліком товарів, яка містить наступні графи: код артикулу, найменування товару, одиниця виміру, роздрібна ціна, кількість та сума на початок періоду, кількість та сума по надходженню товарів, кількість та сума по видатку, кількість та сума по залишку на кінець періоду, ціна на кінець періоду, сума залишку по таких цінах, відхилення між цими сумами залишків (якщо відхилення не дорівнює нулю, то в спеціальній графі для даних товарів відображаються червоні знаки оклику). Вище таблиці відображаються аналогічні підсумкові суми по кількості і сумі по всьому переліку товарів за період, окремо по товару і тарі. Якщо встановити позначку навпроти рядка «Залишки» в групі залежних перемикачів «Вигляд», то в таблиці будуть відображатися кількість і сума тільки по залишках товарів на кінець періоду. За допомогою відповідних кнопок на нижній панелі вікна можна відсортувати кожну графу таблиці в порядку зростання чи навпаки зменшення їх значень.
Використовуючи дерево в лівій частині форми з переліком товарних (асортиментних) груп, в таблиці можна залишити лише товари з обраної групи, і на формі будуть відображатися всі підсумкові суми тільки для даної групи. Для швидкого пошуку потрібного запису в переліку товарів по коду артикулу чи штрих-коду, можна скористатися відповідними кнопками, які розташовані праворуч від полів для заведення цих кодів. Кнопка «Зчитати дані» викликає вже знайому форму для зчитування даних про продаж товарів з касового сервера (контролера електронних касових апаратів CashDrive).
Кнопка «Докладно» дозволяє для кожного товару переглянути на новій сторінці докладну інформацію по руху за вказаний період. В інформації по руху буде зазначений дата і номер документа, найменування постачальника (одержувача), ціна, кількість, сума по надходженню та сума по видатку, ознака документа (продаж за готівку, прибуткова чи видаткова накладна, акт списання чи переоцінки) .
Для того, щоб роздрукувати сформовану оборотну відомість за період на принтері, чи переглянути її друковану форму у вікні попереднього перегляду на екрані, потрібно скористатися відповідними кнопками на панелі інструментів головного вікна чи натиснути на кнопку „Друк” на нижній панелі вікна. Надрукувати можна скорочений варіант оборотної відомості (що містить тільки підсумкові дані по товару), розгорнутий (в якому буде показаний весь рух товару за період), та оборотну відомість по товарних групах, що визначається встановленням відповідної позначки у групі залежних перемикачів. За допомогою відповідних позначок, користувач має можливість не друкувати в підсумкових рядках загальну кількість товарів, або відсортувати товари в товарній (асортиментній) групі не в порядку зростання кодів артикулів, а за алфавітом по найменуваннях. Якщо користувач встановить позначку “Роздрукувати з відхиленнями”, та зазначить у гривнях мінімальну суму для відхилень між залишками на кінець періоду та залишками по цінах, що діяли на цю дату, то отримає відомість по товарах, у яких дане відхилення буде перевищувати вказане значення.