6. Сортировка и поиск данных в таблице

При открытии таблицы строки выводятся в последовательности, определенной значениями первичного ключа. Если первичный ключ не определен, то строки отображаются в той последовательности, в которой их вводили в эту таблицу. При необходимости вывода строк таблицы в другой последовательности можно воспользоваться сортировкой и поиском данных.

Сортировка данных

В MS Access имеется возможность сортировать данные в режиме таблицы. Чтобы выполнить сортировку в таблице Должности, надо:

1. Открыть таблицу Должности и поместить курсор в тот столбец, который надо отсортировать – столбец Оклад.

2. Выбрать в пункте меню Записи команду Сортировка и в открывшемся списке команд выбрать порядок сортировки – по возрастанию или по убыванию (рис. 2.55).

Рис. 2.55. Сортировка данных

Можно воспользоваться кнопками на панели инструментов По возрастанию и По убыванию .

На рис. 2.56 – 2.57 представлена таблица Должности после сортировки.

Рис. 2.56. Сортировка по возрастанию

Рис. 2.57. Сортировка по убыванию

Если надо отсортировать несколько полей, следует использовать фильтр. Для этого необходимо:

1. Выполнить команду Расширенный фильтр из пункта меню Записи (рис. 2.58).

Рис. 2.58. Изменение фильтра

2

Рис. 2.59. Порядок сортировки

. Откроется окно фильтра, где в верхней панели отображается список полей таблицы, а в нижней панели – бланк фильтра (рис. 2.59).

3. Поместить курсор в первую ячейку строки Поле.

4. Открыть список полей, щелкнув по кнопке раскрытия списка или нажав на клавиши Alt+. Выбрать в списке поле Должность.

5. Щелкнуть по ячейке в строке Сортировка в том же столбце бланка и выбрать порядок сортировки по убыванию из раскрывающегося списка.

6. Добавить поле Оклад в следующем столбце бланка и выбрать сортировку – по возрастанию.

7. Чтобы увидеть результат сортировки, щелкнуть по кнопке Применить фильтр или выбрать команду Применить фильтр из пункта меню Записи.

Поиск и фильтрация данных

Для поиска данных в таблице можно воспользоваться средствами поиска и фильтрации. Чтобы выполнить простой поиск по одному полю, надо:

1. Выделить это поле.

2. Выполнить команду Найти из пункта меню Правка либо нажать комбинацию клавиш Ctrl + F или нажать кнопку Найти на панели инструментов.

3

Рис. 2.60. Вкладка «Поиск»

. Откроется окно (рис. 2.60), где в поле ввода Образец ввести с клавиатуры значение данных, которое MS Access должен найти.

4. Можно использовать для поиска символ *, который заменяет строку произвольных символов любой длины, или символ  ? вместо одного произвольного символа. Для поиска даты, можно ввести образец поиска *-Янв-*, – предварительно отметив флажком С учетом формата полей. Это поле имеет Средний формат даты, либо *.01.*, если поле имеет Краткий формат даты.

5. По умолчанию MS Access осуществляет поиск в текущем поле. Чтобы выполнить поиск по всем полям таблицы, надо выбрать в поле Просмотр команду Все.

Д

Рис. 2.61. Фильтр для выбора и сортировки данных о должностях с окладом свыше 3000 гривен

ля поиска по нескольким полям или отбора выводимых записей можно использовать Фильтр. Например, чтобы отсортировать данные о должностях с окладом выше 3000 гривен, используют значения полей Должности и Оклад. Для сортировки с фильтром надо:

1. Открыть таблицу Должности.

2. Открыть окно фильтра, выбрав команду Расширенный фильтр из пункта меню Записи (рис. 2.58, с. 93).

3. Ввести порядок сортировки, аналогично примеру, рассмотренному в Сортировке данных: Должности – по возрастанию.

4. Добавить поле Оклад, но для него сортировку не выбирать и ввести в ячейку строки Условие отбора значение >3000 (рис. 2.61).

5. Щелкнуть по кнопке Применить фильтр , чтобы увидеть результат (рис. 2.62).

Рис. 2.62. Результат фильтрации по окладу