5. Изменение данных в таблице
При работе с таблицами можно не только просматривать данные и менять их внешний вид на экране, но и вставлять в таблицу новые записи, изменять данные и удалять записи.
Индикаторы записи
При перемещении по таблице данных в области маркировки записи, которая расположена в самой крайней левой позиции каждой строки, появляются символы – индикаторы записи. В таблице 2.10 показано назначение этих индикаторов.
Таблица 2.10
Индикаторы записи
Символ |
Описание |
|
Указывает, что данная запись является текущей |
|
Показывает, что внесено изменение в одно или несколько полей этой записи. MS Access сохраняет внесенные изменения при переходе к следующей записи. Перед тем как перейти к другой записи, можно нажать на клавишу Esc один раз, чтобы отменить изменения в текущем поле, или нажать на клавишу Esc два раза, тогда будут отменены все поправки, внесенные в данную строку |
|
Указывает на пустую строку в конце таблицы, которую можно использовать для создания новой записи |
Добавление новой записи
В
Рис. 2.53. Добавление новой записи
Когда начинается работа с новой записью, курсор находится в первом столбце. При наборе данных с клавиатуры MS Access изменяет символ новой строки на символ карандаша (табл. 2.10), показывая тем самым, что в данную строку вносятся изменения. Для перехода к новому столбцу нажать на клавишу Tab.
Для сохранения новой записи в базе данных нажать на комбинацию клавиш Shift+Enter, когда курсор находится в любом месте этой записи, или на клавишу Tab, если курсор находится в последнем столбце. Либо выполнить команду Сохранить из пункта меню Файл.
Для облегчения ввода данных в таблицу можно использовать «быстрые» клавиши (табл. 2.11).
Таблица 2.11
«Быстрые» клавиши ввода данных в таблицу
Комбинация клавиш |
Действия |
Ctrl + ; |
Вводит текущую дату |
Ctrl + : |
Вводит текущее время |
Ctrl + Alt + пробел |
Вводит значение поля по умолчанию |
Ctrl + ’ |
Вводит значение поля из предыдущей записи |
Ctrl + + |
Добавляет новую запись |
Ctrl + - |
Удаляет текущую запись |
Выделение и изменение данных
После того как данные внесены в таблицу, можно легко менять их значения, редактируя их в режиме таблицы. Для того чтобы изменить данные, их надо выделить. Это можно выполнить несколькими способами:
1. Щелкнуть в ячейке, содержащей изменяемые данные слева от первого символа, а затем расширить область выделения, чтобы включить в нее все изменяемые символы.
2. Дважды щелкнуть мышкой по любому слову в ячейке, чтобы выделить слово целиком.
3. Щелкнуть мышкой в левом нижнем углу ячейки (когда указатель мыши меняет направление). Будет выделено все содержимое ячейки.
Любые данные, которые будут введены с клавиатуры, заменят выделенные данные.
Замена данных
Если надо сделать одну и ту же замену данных в нескольких записях, следует:
1
Рис. 2.54. Диалоговое окно
«Поиск и замена»
2. Выполнить команду Заменить из пункта меню Правка или нажать сочетание клавиш Ctrl+H. При этом откроется окно, изображенное на рис. 2.54, где в поле Образец ввести слово, которое надо заменить, а в поле Заменить на: – слово замены.
3. В поле Поиск в выбрать, где искать – в одном столбце или в таблице.
4. Если надо заменить одно значение, следует нажать кнопку Заменить. Для замены всех значений полей – нажать кнопку Заменить все.
Копирование и вставка данных
Чтобы скопировать данные надо:
1. Выделить нужную ячейку с помощью клавиши Tab или щелкнуть левой кнопкой мыши по этой ячейке.
2. Выполнить команду Копировать из пункта меню Правка либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+C.
3. Выделить данные, которые надо заменить, выполнить команду Вставить из пункта меню Правка. Либо нажать комбинацию клавиш Ctrl+V. Если поле не заполнено, то в него надо поместить курсор.
Можно копировать данные из одной таблицы в другую, открыв несколько таблиц одновременно.