9.2. Організація обліку грошових документів

У касі підприємства крім готівки зберігаються грошові документи: оплачені путівки у будинки відпочинку і санаторії, проїзні квитки, поштові марки і т.п. Відповідальність за збереження грошових документів несе касир підприємства, а відображення операцій в обліку звичайно здійснює бухгалтер, до функцій якого входить облік грошових коштів у касі.

Організація обліку грошових документів має забезпечити ефективний контроль за їх збереженням, а також своєчасне і повне оприбуткування і списання з відповідальності касира.

Документування операцій з грошовими документами. Наявність бланків грошових документів не є підставою для їх оприбуткування до каси, оскільки вони засвідчують право власника на проїзд, одержання послуги санаторно-курортної установи та ін. Прибуткуються грошові документи на підставі первинних документів:

- касовий або рахунковий чек – в разі придбання грошових документів за готівку;

- прибуткова накладна – в разі придбання грошових документів за безготівковий розрахунок;

- авансовий звіт із прикладеними виправдувальними документами – в разі придбання грошових документів підзвітною особою.

Підставою для списання грошових документів з відповідальності касира є акт на списання грошових документів, що складається членами спеціально створеної комісії і затверджується керівником підприємства.

Для забезпечення збереження грошових документів обов'язково, як правило, водночас з інвентаризацією готівки, має проводитися їх інвентаризація. Наявність грошових документів і результати інвентаризації оформляються актом про результати інвентаризації готівки, форма якого надана в Положенні про ведення касових операцій у національній валюті в Україні.

На підставі первинних документів касир підприємства у встановлений термін (звичайно на кінець місяця) надає бухгалтерії звіти про наявність і рух грошових документів у касі. Після проведення формальної перевірки звіту бухгалтер відображає відомості про рух грошових документів в облікових регістрах.

Схема побудови рахунків для обліку грошових документів. Для накопичення інформації про грошові документи Планом рахунків активу, капіталу, зобов’язань та господарських операцій передбачені активні субрахунки рахунку 33 “Інші кошти”:

331 “Грошові документи у національній валюті”;

332 “Грошові документи в іноземній валюті”.

Організація синтетичного обліку грошових документів. Узагальнення інформації про наявність і рух грошових документів здійснюється в Журналі 1 за кредитом рахунку 33 і Відомості 1.3. за дебетом рахунку 33. Записи в регістрах здійснюються в розрізі кореспондуючих рахунків у хронологічному порядку.

Організація аналітичного обліку грошових документів. Аналітичний облік грошових документів ведеться за місцями зберігання (якщо на підприємстві організовано кілька кас) і за їх видами. З цією метою на кожне місце зберігання грошових документів відкривається окремий регістр. Наприкінці місяця підсумкові дані окремих регістрів узагальнюються у зведеному Журналі 1 і Відомості 1.3. Робочі рахунки можна будувати за такою схемою (рис. 9.2):

Номер каси

Х

Х

Х

Х

Вид грошових документів

Х

Валюта грошових документів (номер субрахунку згідно затвердженого Плану рахунків)

Рис. 9.2. Схема побудови аналітичного субрахунку грошових документів