Тема 4. Бухгалтерский финансовый учёт расчётов с физическими лицами

4.1.Учет расчетов с подотчетными лицами

К подотчетным лицам относятся работники предприятия, получившие денежные суммы (аванс) или чековую книжку под отчет для предстоящих расходов, а также | работники, которые обязаны отчитаться за полученную выручку наличными деньгами, – продавцы, заведующие столовыми, буфетчики и т. п. На предприятии должен быть утвержденный список подотчетных лиц.

Выдача денег под отчет оформляется:

расходным кассовым ордером;

платежным поручением на перечисление денег за пределы организации.

Расходование подотчетных сумм может осуществляться по следующим направлениям:

командировочные,

хозяйственные нужды;

расходы, связанные с получением и отгрузкой продукции.

Независимо от целевого назначения полученных сумм подотчетное лицо обязано представить в течение трех дней после завершения работы авансовый отчет с приложением оправдательных документов.

Для подтверждения командировочных расходов представляются командировочное удостоверение, проездные билеты, квитанции гостиниц, письменный отчет о командировке.

При хозяйственных расходах прилагаются счета на покупку товарно-материальных ценностей, квитанции, накладные, акты и другие документы.

Авансовый отчет проверяется бухгалтером, утверждается руководителем предприятия и служит основанием для списания израсходованных сумм.

Счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – основной расчетный активный. Сальдо может быть и кредитовым, оно отражает кредиторскую задолженность организации перед подотчетным лицом в случае перерасхода полученных сумм. Синтетический и аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведут в журнале-ордере № 7 на основании отчетов кассира и авансовых отчетов.

С января 2002 года для возмещения командировочных расходов применяются следующие нормативы: суточные – 300 руб., квартирные по фактическим расходам при предъявлении счета гостиницы, без предъявления счета -12 руб., проезд в оба конца по фактическим расходам.

Пример . Типовые операции по учету расчетов с командированными лицами (руб.).

1. Главный бухгалтер предприятия получил деньги для командировки на инструктивное совещание по составлению годового отчета: Дт 71 Кт 50 – 2600

2. По завершении командировки главный бухгалтер представил авансовый отчет с оправдательными документами:

проездные билеты туда и обратно – 230;

счет гостиницы за проживание (4 дня х 200 руб.) – 800;

командировочное удостоверение, подтверждающее нахождение в командировке (5 дней х 300 руб.) – 1500.

Итого сумма командировочных расходов – 2530. Из суммы расходов на проезд и найма жилого помещения (230 + 800 = = 1030) выделяется НДС уплаченный – 16,67% (1030 х 16,67% – – 171,7):

Дт 26 – 2358,3

Дт 19 – 171,7

Кт 71 – 2530

3. Главный бухгалтер возвратил в кассу неиспользованную сумму аванса: Дт 50 Кт 71 – 70

Если подотчетное лицо не вернуло в установленном порядке неиспользованную сумму, составляются следующие корреспонденции счетов:

а) отражается недостача: Дт 94 Кт 71 – 70

б) удержание из заработ. платы подотчетного лица: Дт 70 Кт 94 – 70

в) если нет возможности удержать сумму из заработной платы, ее относят на расчеты по возмещению материального ущерба:

Дт 73/2 Кт 94 — 70

При перерасходе полученной суммы (например, в авансовом отчете указана сумма 2700) возникает кредиторская задолженность организации перед главным бухгалтером в сумме 100 (2700-2600). Возврат перерасхода командированному лицу: Дт 71 Кт 50 – 100

В этом случае уменьшается кредиторская задолженность предприятия перед подотчетным лицом (сч. 71 – пассивный).

Пример . Корреспонденция счетов по учету расчетов с продавцами продукции (тыс. руб.).

1. Отражается отпуск готовой продукции по фактической себестоимости: Дт 90 Кт 43 – 6

2. Получена выручка по ценам реализации, включая НДС:

Дт 71 Кт 90 – 12

3.Отражается НДС полученный:

Дт 90 Кт 68 – 2

4. Поступление выручки в кассу: Дт 50 Кт 71 – 12

Пример. Отражение использования полученных средств на хозяйственные расходы (тыс. руб.).

1. Подотчетное лицо получило наличные деньги в кассе:

Дт 71 Кт 50 – 3

2. Приобретены материалы на рынке:

Дт 10 Кт 71 – 3