1.3. Работа со справочниками

1.3.1. Общие сведения

Постоянная и условно-постоянная информация, формируемая пользователем и имеющая форму списков, хранится в справочниках. Справочники могут быть заполнены значениями сразу на начальном этапе или в процессе работы, в так называемом оперативном режиме.

В меню системы справочники расположены в тех разделах учета, к которым относится содержащаяся в них информация. Справочники могут иметь иерархическую структуру (элементы справочника объединены в группы и подгруппы), что обеспечивает возможность поддержания многоуровневого учета в системе.

Справочники имеют разные формы ввода и различные наборы реквизитов. Не обязательно все реквизиты справочников должны быть заполнены. Реквизиты, которые требуют обязательного заполнения, подчеркиваются красным цветом.

В конфигурации некоторые справочники, называемые подчиненными, обладают тем свойством, что значения их элементов зависят от значений элементов другого справочника – так называемого справочника-владельца. Для просмотра подчиненного справочника необходимо предварительно открыть справочник-владелец. Доступ к подчиненному справочнику, как правило, осуществляется с помощью команды Перейти на командной панели формы списка справочника.

Внимание! Часть реквизитов справочников в программе являются периодическими, т. е. их значения зависят от даты ввода в систему.

Значения периодических реквизитов записываются в регистры сведений на определенную дату. Просмотр и корректировку истории изменения таких реквизитов можно осуществить в разделе Операции → Регистры сведений при наличии прав доступа к нему (интерфейс Полный или Административный).

Как правило, при первичном вводе значения периодического реквизита дата записи по умолчанию совпадает с так называемой датой запрета изменения данных (см. раздел 1.4.2 «Формирование списка констант»).

С элементами справочников можно производить ряд действий:

• Копирование элементов справочника. Подобные элементы справочника могут быть введены путем копирования. Для копирования элемента необходимо его выделить (установить на него курсор) и воспользоваться пиктограммой (Добавить копированием) на командной панели формы списка справочника или функциональной клавишей <F9>.

• Перенос элемента справочника из одной группы в другую. Для переноса элемента справочника из одной группы (подгруппы) в другую необходимо в окне элементов (правое окно многоуровневого справочника) выделить переносимый элемент и с помощью мыши «перетащить» его в нужную группу в окне групп (левое окно). Выделенный элемент справочника переместится в новую группу (подгруппу).

• Сортировка в справочнике. Для изменения вида сортировки элементов в справочнике необходимо использовать команду Действия→ Сортировка на командной панели формы списка справочника.

• Поиск элемента справочника. Для поиска элемента в справочнике достаточно установить курсор в колонку, по которой будет производиться поиск, и с клавиатуры ввести требуемый набор символов: код, название (начальные символы названия) элемента.

• Удаление элемента справочника. Удаление элементов в справочнике разрешено только пользователю с административными или полными правами.

Удаление производится в два этапа.

На первом этапе производится пометка на удаление ошибочно введенных записей с помощью клавиши <Delete> или специальной пиктограммы (Установить пометку удаления) на командной панели формы списка справочника. На значке соответствующей записи появляется пометка.

На втором этапе производится собственно удаление помеченных записей (Операции → Удаление помеченных объектов). В открывшемся окне выводится список помеченных на удаление записей, после чего необходимо произвести контроль (кнопка Контроль) для выявления возможной связи удаляемых записей с другими записями и, как следствие, получить информацию о возможности или невозможности удаления. После проведения контроля производится окончательное удаление записей (кнопка Удалить).

Если вы передумали удалять запись или поставили пометку на удаление ошибочно, то для отмены удаления требуется еще раз повторить действия первого этапа. Пометка на удаление будет снята.