2.2.4. Поиск ссылок на объекты

Обработка «Поиск ссылок на объекты» (Операции) позволяет получить список всех справочников и документов, содержащих ссылки на определенный объект, например, все документы, относящиеся к конкретному контрагенту.

2.2.5. Создание и восстановление архивной копии базы данных

Для того чтобы не потерять данные при неожиданных сбоях компьютера или программы, рекомендуется не реже одного раза в день осуществлять резервное копирование базы данных. При соблюдении этого условия всегда можно восстановить данные в соответствии с последней архивной копией.

Создание и восстановление архивных копий базы данных осуществляется в режиме Конфигуратор. Информационная база при этом должна быть закрыта.

Вход в режим создания архивной копии базы данных при наличии соответствующих прав осуществляется в разделе Администрирование: Выгрузить информационную базу…. Здесь следует указать имя архивного файла и путь доступа к нему, а затем нажать кнопку Сохранить.

Восстановление архивной копии базы данных осуществляется аналогичным образом: в разделе Администрирование: Загрузить информационную базу…. В этом случае требуется указать имя восстанавливаемого файла и путь к нему, затем нажать кнопку Открыть. Восстановленная база данных будет записана на место текущей.

Тема 3. Ввод начальных остатков

3.1. Общие сведения

Ввод начальных остатков, если он не осуществлен при помощи «Стартового помощника», производится с помощью специальной обработки «Ввод начальных остатков» (Предприятие → Ввод начальных остатков).

Обработка представлена единой формой для ввода остатков по всем счетам. В форме необходимо указать организацию, по которой вводятся начальные остатки, а также дату ввода начальных остатков (гиперссылка Установить дату ввода начальных остатков). Все остатки будут вводиться в программу на указанную дату.

В правой части формы размещена краткая информация с описанием порядка ввода остатков.

Основная часть формы ввода напоминает бухгалтерский баланс. В форме выводится план счетов бухгалтерского учета. По каждому счету отражаются суммы начальных остатков соответственно по дебету и/или кредиту. После ввода новых данных эта информация автоматически обновляется. Для более детального обзора введенных данных можно с помощью соответствующих кнопок в заголовке документа сформировать оборотно-сальдовую ведомость (ОСВ) по счету или карточку счета.

Для ввода начальных остатков по счету/субсчету следует выбрать счет/субсчет в списке счетов и нажать на кнопку Ввести остатки по счету (или клавишу <Insert> на клавиатуре), в результате чего будет открыт специализированный документ «Ввод начальных остатков».

Документом «Ввод начальных остатков» осуществляется ввод остатков в разрезе разделов учета. При открытии документа система автоматически определяет по выбранному счету, к какому разделу учета он относится. Подробное описание документа и правила заполнения полей описаны в разделе «Справка» в правом поле документа. Этот раздел может быть скрыт (гиперссылка Скрыть справку) или открыт (пиктограмма ) по желанию пользователя.

Каждому разделу учета соответствует свой набор счетов БУ. При вводе остатков по какому-либо разделу учета в списке доступных счетов может отсутствовать субсчет, по которому требуется ввести остатки⁵⁰. Это означает, что указанный субсчет включен в другой раздел учета. Подобный подход обусловлен тем, что отдельные субсчета могут иметь аналитику, отличную от аналитики основного счета. В таких случаях рекомендуется в списке счетов выбрать конкретный субсчет и нажать кнопку Ввести остатки по счету.

Например, при вводе остатков по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» нельзя ввести остатки по счету 76.01.2 «Платежи (взносы) по добровольному страхованию работников», потому что этот субсчет ввиду специфики организации учета включен в раздел «Расходы будущих периодов» (счета 97, 76.01.2). Чтобы ввести остатки по счету 76.01.2 следует выбрать его в списке счетов и нажать кнопку Ввести остатки по счету.

Нажатие кнопки Открыть список документов (<F2>) приведет к открытию списка документов, которыми были введены остатки по выбранному счету. Список документов открывается с установленным отбором по разделу учета, так как фактически ввод остатков осуществляется в разрезе разделов учета.

При вводе остатков информация в форме ввода остатков обновляется автоматически. Однако в некоторых случаях, если ввод остатков осуществляется одновременно несколькими пользователями, для оперативного обновления информации следует воспользоваться кнопкой Обновить.

Остатки по основным и забалансовым счетам плана счетов вводятся на отдельных закладках.

На закладке НДС по реализации вводятся данные, позволяющие в дальнейшем корректно формировать книгу продаж:

• суммы НДС, начисленного по реализации без перехода права собственности;

• суммы НДС, начисленного при реализации по ставке 0% (если такая возможность установлена в учетной политике).

Ввод остатков осуществляется при нажатии на кнопку Ввести остатки.