Тема 11. Отчетность
Информацию, полученную в результате обработки данных о совершенных хозяйственных операциях (результатную информацию) можно получить при помощи различных отчетов (Отчеты).
По назначению отчеты можно подразделить на две группы:
отчеты для контроля и анализа учетных данных и составления учетных регистров – стандартные отчеты,
отчеты для формирования внешней отчетности, порядок составления и представления которых регламентируется органами законодательной и исполнительной власти, – регламентированные отчеты.
11.1. Стандартные отчеты
В типовую конфигурацию «1С: Бухгалтерия предприятия 8» включен набор стандартных отчетов, предназначенных для получения данных по бухгалтерским и налоговым итогам и оборотам, а также по бухгалтерским и налоговым проводкам в различных разрезах. Отдельные стандартные отчеты по разделам учета могут быть сформированы также на соответствующих закладках панели функций в разделе Отчеты, например, в разделе панели функций Касса можно получить отчеты «ОСВ по счету 50» или «ОСВ по счету 71».
Стандартные отчеты представляют собой практически целостную систему, которая позволяет формировать одни отчеты на основании других, детализируя данные отчета. На самом нижнем уровне детализации выполняется переход к конкретному документу или проводке. Детализация (расшифровка) при просмотре сформированного отчета вызывается двойным щелчком левой кнопки мыши на необходимой ячейке или цифре, после чего выбирается необходимая расшифровка.
Для формирования отчета следует задать
период. Это можно сделать вручную,
указав даты начала и конца периода, а
можно воспользоваться кнопкой
,
расположенной справа от периода.
В верхней части окна отчета располагаются кнопки Сформировать отчет, Печать, Сохранить как…, Диаграмма, Настройка, История.
По кнопке Сформировать выводится отчет, удовлетворяющий заданным характеристикам. С помощью этой же кнопки можно скорректировать отчет с учетом изменений, внесенных в информационную базу после формирования данного отчета.
С помощью кнопки Настройка можно изменить настройку параметров отчета. Состав параметров зависит от выбора конкретного отчета. В общем случае:
в разделе «Показатели» открывшегося окна настройки можно указать, по каким данным требуется построить отчет – БУ, НУ и т.д.;
в разделе «Группировка» можно определить степень детализации данных (за какой период следует предоставить данные – по дням, месяцам, кварталам и т.д.), нужно ли выводить данные в разрезе субсчетов, по количеству, валютам, по забалансовым счетам;
в разделе «Отбор» можно выбрать конкретные аналитические счета, по которым требуется получить данные.
Кнопка Печать позволяет напечатать отчет.
Воспользовавшись кнопкой Сохранить как…, можно сохранить сформированный отчет на диске либо в формате .mxl, либо в формате .xls как таблицу Excel.
Кнопка Диаграмма позволяет вывести данные отчета в виде круговой диаграммы.
В поле Σ отображается сумма чисел, содержащихся в выделенных ячейках.
Отдельную группу стандартных отчетов составляют так называемые специализированные отчеты, т.е. отчеты, предназначенные для получения результатной информации по конкретным разделам БУ. Такие отчеты предполагают специфическую выборку информации и ее представление на бумажном носителе по установленным формам.
Специализированные отчеты формируются в соответствующих разделах учета: кассовая книга – в разделе Касса (см. тема 4.1 «Учет кассовых операций»), книга покупок – в разделе Покупка, книга продаж – в разделе Продажа (см. тема 10.1.4 «Книга покупок и книга продаж»), отчеты, связанные с расчетом заработной платы – в разделе Зарплата и т.д.
Отдельную группу в разделе Отчеты представляют специфические отчеты (включая регламентированные), такие как регистры налогового учета по налогу на прибыль, книга учета доходов и расходов по УСН и прочие. Здесь же можно просмотреть справки-расчеты, формируемые по результатам закрытия периода (калькуляция себестоимости ГП, ПФ, работ и услуг, списания РБП и др).
Конфигурация содержит также универсальные отчеты111 (Отчеты → Прочие), – позволяющие анализировать данные регистров накопления.