10.2. Регламентные операции по закрытию месяца

В конце каждого месяца для каждой организации необходимо выполнить ряд обязательных, так называемых регламентных операций.

В типовой конфигурации имеется универсальная операция «Закрытие месяца» (Операции), предназначенная для автоматического выполнения некоторых постоянных расчетов и формирования в конце месяца проводок по закрытию ряда счетов и определению прибыли (убытка). При обращении к операции вызывается обработка «Помощник закрытия месяца», который содержит список всех необходимых операций.

«Помощник закрытия месяца» предоставляет возможность:

• выполнить все необходимые операции закрытия месяца в правильной последовательности,

• частично выполнить закрытие месяца,

• отменить закрытие месяца,

• частично отменить выполнение закрытия месяца,

• отказаться от выполнения операции в текущем месяце (пропустить),

• сформировать отчеты, объясняющие расчеты и отражающие результаты выполнения регламентных операций,

• посмотреть результаты выполнения регламентной операции,

• составить отчет о выполнении регламентных операций.

Регламентные операции выполняются документами «Регламентная операция», а также документами «Формирование записей книги покупок», «Формирование записей книги продаж», «Начисление налогов (взносов) с ФОТ».

На панели функций документы «Регламентная операция» также представлены на закладках тех разделов, для которых они являются актуальными: Производство, ОС, НМА: Журналы, но здесь осуществляется доступ только к соответствующим операциям, например, в разделе ОС: Журналы можно ввести операцию «Амортизация и износ основных средств».

Регламентные операции вводятся один раз в месяц последней датой месяца.

Выполненные операции отображаются зеленым цветом, невыполненные – красным.

Операции, которые требуется выполнить или рекомендуется повторить, выполняются по кнопке Выполнить закрытие месяца. Регламентные операции, выполненные ранее успешно, в этом случае не выполняются. Если какая-либо операция по тем или иным причинам выполнена быть не может, система выделит ее красным цветом и попросит принять соответствующие меры.

Частично выполнить закрытие месяца можно по гиперссылке невыполненной регламентной операции. В меню, возникающем по гиперссылке, нужно выбрать пункт Выполнить операции до выбранной.

Отмена выполнения всех регламентных операций указанного периода выполняется по кнопке Отменить закрытие месяца. Отмена операций может понадобиться, когда все операции выполнены успешно и в правильном порядке, но по некоторым особым причинам их выполнение требуется повторить.

Частично отменить выполнение закрытия месяца можно по гиперссылке выполненной регламентной операции. В меню, возникающем по гиперссылке, нужно выбрать пункт Отменить операции после выбранной.

Команду Пропустить рекомендуется использовать для тех операций, которые не требуется выполнять. Например, если организация применяет расчет стоимости списания МПЗ по методу ФИФО, то регламентная операция «Корректировка стоимости» не требуется и должна быть пропущена. Если операция пропущена, а требуется ее выполнить, следует воспользоваться командой Выполнить из меню операции.

Сформировать отчеты, объясняющие расчеты и отражающие результаты выполнения регламентных операций, можно по кнопке Справки-расчеты. Справки-расчеты также можно сформировать для выполненной регламентной операции. В меню, возникающем по гиперссылке, нужно выбрать пункт Сформировать справку-расчет. При выборе этой команды формируются справки-расчеты, которые соответствуют данной операции.

Посмотреть результаты проведения регламентной операции можно по гиперссылке выполненной регламентной операции. В меню, возникающем по гиперссылке, нужно выбрать пункт Показать проводки.

Сформировать отчет о выполнении регламентных операций можно по кнопке Отчет о выполнении операций.

Список необходимых регламентных операций формируется для каждой организации в соответствии с:

• периодом, например, формирование книги покупок и продаж предлагается только в конце квартала;

• учетной политикой, например, состав операций зависит от системы налогообложения, заданной в учетной политике;

• состоянием учетных данных, например, операция «Закрытие счета 97 «Расходы будущих периодов» выполняется, если на счете 97 «Расходы будущих периодов» числятся остатки.

Операции распределяются по порядку выполнения на четыре группы:

1. Операции, по результатам которых признаются расходы организации, и некоторые другие операции, выполнение которых необходимо контролировать для правильного закрытия месяца.

2. Операция «Расчет долей списания косвенных расходов». При выполнении операции проводятся предварительные расчеты для закрытия счетов затрат.

3. Операции закрытия счетов затрат.

4. Операции, определяющие финансовые результаты за период.

Последовательность выполнения операций определяется автоматически. Сначала должны быть выполнены все операции первой группы, потом второй и т. д. Внутри одной группы операции могут быть выполнены в любом порядке.

Если порядок выполнения операций не соблюдается, то при попытке выполнить операцию в случае, если не все операции предшествующих групп выполнены, выдается сообщение о нарушении последовательности выполнения регламентных операций. Операция не выполняется.

Если операции выполнены в правильной последовательности и некоторая операция выполняется повторно, то операции последующих групп, результаты которых могут измениться, помечаются серо-голубым цветом и рекомендуются для повторного выполнения.

Перед выполнением регламентных операций система проверяет корректность последовательности проведения документов за закрываемый месяц. Если оказывается, что последовательность нарушена, система сообщит об этом красным цветом гиперссылки Контроль последовательности проведения документов. В этом случае следует перепровести документы, воспользовавшись данной гиперссылкой.

Для запуска процесса выполнения регламентных операций служит кнопка Выполнить закрытие месяца. Выполненные операции будут отмечаться зеленым цветом.

Сформировать отчет о выполнении регламентных операций можно по кнопке Отчет о выполнении операций.