2.1.2. Основные действия над документами
Доступ к документам в системе осуществляется через соответствующие различным участкам учета разделы основного меню или панели функций конфигурации. Сформированные документы отражаются в информационной базе тремя различными способами:
в общем журнале операций (Операции / Предприятие: Журналы);
в журналах соответствующего назначения, доступ к которым осуществляется в соответствующих разделах (например, журнал «Кассовые документы» – в разделе Касса / Касса: Журналы, «Банковские расчетные документы» – в разделе Банк / Банк: Журналы). В журнале документов могут присутствовать документы нескольких видов, например, и расходные, и приходные кассовые ордера;
в списках, доступ к которым осуществляется в соответствующих разделах, причем в списке документов отображаются документы только одного вида, например, только расходные кассовые ордера.
Документы в журналах и списках видимы в соответствии с установленным интервалом видимости документов. Непосредственно из формы списка журнала или списка также может быть введен новый документ.
Над документами можно производить ряд действий. Основные действия осуществляются с помощью выбора из командного меню Действия в форме ввода документа либо в форме списка журнала или списка документов. Почти весь набор возможных действий присутствует в виде пиктограмм на панели инструментов формы документа или формы списка. Некоторые действия можно произвести с помощью специальных клавиш.
Для наглядности основные действия над документами сведены в табл. 2.1.
Таблица 2.1
Действие |
Команда (меню Действия) |
Пикто-грамма |
Клавиша |
Описание, примечания |
Ввод нового документа |
Добавить |
|
<Insert> |
Если новый документ вводится в журнале документов, пользователю будет предложен список, из которого следует выбрать вводимый документ |
Копирование документа |
Добавить копированием |
|
<F9> |
Курсор должен быть установлен на копируемом документе. Формируется новый документ, все реквизиты которого, кроме номера и даты, повторяют копируемый. Далее необходимые значения можно скорректировать |
Корректировка документа |
Изменить |
|
<F2> |
В журнале или в списке документ может быть открыт также двойным щелчком левой кнопки мыши. В режиме выбора, например, при формировании какого-то другого документа, щелчок мыши приведет не к открытию документа, а к его выбору в качестве реквизита текущего документа |
Удаление записей из журнала или списка |
Установить пометку удаления |
|
<Delete> |
Удаление документов производится таким же образом, как и удаление записей из справочника (см. раздел 1.3.1). При установке пометки на удаление проведение документа отменяется и при снятии пометки автоматически не восстанавливается |
Установка интервала видимости документа |
Установить интервал дат… |
|
|
Открывается диалоговое окно «Настройка периода», в котором следует установить необходимый период (месяц, квартал, год) или интервал дат. По умолчанию интервал не установлен и все документы доступны для просмотра |
Поиск документа по номеру |
Поиск по номеру… |
|
|
Открывается диалоговое окно «Поиск по номеру документа», в котором следует указать виды документов, среди которых должен быть осуществлен поиск, номер и диапазон дат, а затем нажать кнопку Найти |
Отбор и сортировка списка документов по определенным реквизитам |
Отбор и сортировка |
|
|
Открывается диалоговое окно «Отбор и сортировка» с двумя закладками: Отбор и Сортировка, где выбираются необходимые реквизиты, по которым следует произвести отбор документов, или порядок их сортировки |
Отбор документов по значению в колонке |
Отбор по значению в текущей колонке |
|
|
Курсор должен быть установлен на определенной позиции в колонке, по значению которой следует произвести отбор, например, конкретном контрагенте. После отбора в списке будут выведены только документы, ограниченные заданным условием |
Возврат к полному списку или журналу документов |
Отключить отбор |
|
|
Осуществляется возврат к журналу или списку документов, в котором ранее был произведен отбор |
Ввод документа на основании другого документа |
Ввести на основании |
|
|
Если режим используется в журнале или списке документов, курсор должен быть установлен на документ-основание. При использовании команды открывается список документов, разрешенных для ввода на основании данного документа, из которого следует выбрать необходимый. При этом отдельные поля нового документа копируются из документа-основания |
Обновление списка |
Обновить текущий список |
|
<Ctrl+ Shift+ R> |
Команда используется в тех случаях, когда были произведены какие-либо действия, повлекшие изменение списка, но не отраженные в нем |
Проведение документа |
Провести |
|
<OK> |
Документ называется проведенным, если он сформировал соответствующие движения регистров49. Пиктограмма и клавиша используются для проведения открытого документа, причем при использовании пиктограммы документ после проведения остается открытым, при использовании клавиши – закрывается. При помощи команды можно перепровести закрытый документ |
Отмена проведения документа |
Отмена проведения |
|
|
Документ, записанный в журнал без проведения, называется непроведенным. Пиктограмма доступна только в открытом документе |
Просмотр результатов проведения документа |
Результат проведения документа |
|
|
Открывается окно, в котором на отдельных закладках отображаются все движения регистров, сформированные документом, в том числе, проводки, если они есть. При наличии соответствующих прав движения документа можно откорректировать, установив флажок Ручная корректировка. Документ с откорректированными движениями регистров в дальнейшем обычным образом не проводится |
Просмотр структуры подчиненности документа |
Структура подчиненности документа |
|
|
Формируется отчет, содержащий структуру подчиненности документа в виде дерева |
Изменение последовательности проведенных документов |
Установить время |
|
|
Команда доступна при открытом документе и позволяет перенести документ одним из четырех способов: в начало дня, в конец дня, перед предыдущим документом, за следующим документом |
В открытом документе присутствует еще несколько важных кнопок, выполняющих следующие действия:
– кнопка (меню) Операции на командной панели документа служит для выбора или изменения операции, от которой зависит состав реквизитов и движения документа;
– кнопка Цены и валюта позволяет для текущего документа выбрать любую валюту, зарегистрированную в справочнике «Валюты», а также тип цены и вариант расчета НДС. При изменении этих показателей цены и НДС в табличной части документа автоматически пересчитываются;
– кнопка Записать в подвале документа служит для записи в систему данных документа без его закрытия. Это необходимо делать в тех случаях, когда требуется зафиксировать в системе информацию, введенную текущим документом, до его проведения;
– кнопка Закрыть используется для закрытия документа без сохранения вновь введенной или измененной информации;
– кнопка Печать позволяет получить печатную форму документа. Если по текущему документу предусмотрено несколько печатных форм, предлагается выбрать необходимую из выпадающего списка.
Групповые действия над документами описаны в разделе 2.2 «Сервисные функции системы».