2. Поняття, види та місце інформації в системі управління потенціалом підприємства

Управління потенціалом підприємства, як і, в принципі, всі інші суспільно-економічні процеси, опирається на потужну інформаційну основу.

Інформація взагалі — це документовані або оголошені відомості про події та явища, що відбуваються в суспільстві. Її теж розглядають як “сукупність відомостей (даних), які сприймають з навколишнього середовища (вхідна інформація), видають у навколишнє середовище (вихідна інформація) або зберігають в середині певної системи”[6 , c. 13].

З метою ефективного використання інформацію класифікують. Для вирішення різних питань управління потенціалом підприємства використовують такі види інформації, як статистична, масова, правова, соціологічна інформація, інформація довідково-енциклопедичного характеру, інформація про діяльність державних органів влади та органів місцевого і регіонального самоврядування.

Масова інформація — це публічно поширювана друкована та аудіовізуальна інформація. Друкованими засобами масової інформації є періодичні друковані видання — газети, журнали, бюлетені тощо, а теж разові видання з визначеним тиражем. Аудіовізуальними засобами масової інформації є радіомовлення, телебачення, кіно, комп’ютерна техніка.

Інформація державних органів управління та органів місцевого і регіонального самоврядування — це офіційно документована інформація, яка створюється в процесі поточної діяльності законодавчої, виконавчої та судової влади, органів місцевого та регіонального самоврядування. Основними джерелами цієї інформації є законодавчі акти України, інші акти, що приймаються Верховною Радою України та її органами, акти Президента України, підзаконні нормативні акти, ненормативні акти державних органів, акти органів місцевого і регіонального самоврядування.

Правова інформація — це сукупність документованих або публічно оголошених відомостей про право, його систему, джерела, реалізацію, юридичні акти, правові відносини тощо.

Соціологічна інформація — це документовані або публічно оголошені відомості про ставлення окремих громадян і суспільних груп до суспільних подій та явищ, процесів і фактів.

Інформація довідково-енциклопедичного характеру — це систематизовані, документовані або публічно оголошені відомості про суспільне, державне життя та навколишнє середовище.

Провідне місце (за критерієм обсягу, масовості) в сукупності видів інформації, які використовуються в управлінні потенціалом підприємств, належить економічній інформації.

Статистична інформація — це офіційно документована державна інформація, що дає кількісну характеристику подій і явищ, які відбуваються в економічній, соціальній, культурній та іншій сферах життя України. Державна статистична інформація підлягає систематичному відкритому публікуванню, чим забезпечується відкритий доступ до неї.

На певному рівні підвидом статистичної інформації виступає економічна інформація — інформація про розвиток суспільного виробництва. Вона виступає відображенням суспільно – економічних явищ і процесів і є одночасно і фундаментом, і результатом їх розвитку. Однак документування цієї інформації тільки частково відбувається на бланках документів статистичної звітності, а сфера функціонування економічної інформації знаходиться внутрі сфери статистичної інформації. Суб’єкти господарювання використовують багато економічної інформації нестатистичного характеру.

В економічній літературі ряд вчених – економістів вважають економічну інформацію частиною господарського механізму, оскільки вона забезпечує різноманітні зв’язки, які виникають в процесі виробництва та реалізації продукції, в процесі функціонування підприємств в цілому.

Економічна інформація — специфічне знаряддя праці в системі управління потенціалом підприємства. Економічна інформація обслуговує такі функції управління, як:

а) функцію аналізу (розподіл системи на складові елементи, виявлення і дослідження зв’язків між цими елементами та використання результатів дослідження для цілей вдосконалення та підвищення результативності господарської діяльності суб’єкта господарювання);

б) функцію планування (розробка конкретних програм виробничої діяльності та складових її елементів на конкретно завданий майбутній період у вигляді поточних, річних та перспективних планів. В планах чітко, без відхилень, вказуються обсяги виробництва продукції, виконання робіт, якість продукції і робіт, затрати на виробництво продукції і виконання робіт, виконавці та строки виконання);

в) функцію прогнозування (наукове обґрунтування суджень про можливий стан суб’єкта господарювання, елементів його організаційно-господарської структури, про структуру та обсяг виробництва і реалізації продукції, про затрати на виробництво і одержання прибутку, про якість продукції; про альтернативні строки виконання виробничих програм тощо);

г) функцію організації (впливу управляючої підсистеми на управляєму систему з метою досягнення завданих цілей);

д) функцію обліку і контролю (документування обсягів надходження та руху ресурсів в хронологічному порядку);

е) функцію мотивації (процес спонукання об’єктів до діяльності, спрямованої на досягнення цілей підприємства) та інші. В даному випадку економічна інформація виступає у вигляді даних про структуру підприємств; економічні показники стану та розвитку підприємств; про норми і нормативи витрат ресурсів, рівень запасів; про ціни (на продукцію), розцінки (для оплати праці) та тарифи; про обсяги виробництва і реалізації продукції та обсяг і структуру виробничих і реалізаційних затрат тощо.

Разом з тим економічна інформація виступає і як предмет праці. Економічного змісту предмета праці економічна інформація набуває в сучасних інформаційних системах. Щоб зрозуміти, як інформація виступає предметом праці, використаємо розподіл загальної маси інформації з метою використання у інформаційних системах на такі види:

= початкову (інформація, що надходить до об’єкта, який регулюється);

= внутрішню ( виникає в процесі виробничо-господарської діяльності об’єкта, який регулюється, тобто це інформація, пов’язана з процесами, які відбуваються в межах підприємства при організації діяльності його структурних підрозділів, трудових колективів, вдосконаленні технологій і форм організації праці персоналу, врегулюванні внутрішніх відносин);

= зовнішню (інформація, що виникає за межами об’єкта, який регулюється);

= змінну (інформація, що характеризується зміною своїх значень при кожному її фіксуванні (реєстрації), відображає господарську діяльність і зміни, що в ній відбуваються; використовується в одному циклі обробки);

= умовно-сталу (інформація, що зберігає свої значення упродовж тривалого періоду; термін її застосування великий і використовується в багатьох циклах обробки);

= необроблену (інформація, що не підлягає ніяким перетворенням і в незмінному вигляді переходить із вхідної у вихідну);

= вхідну (інформація, що вводиться для обробки);

= похідну (заново створену інформація);

= проміжну (інформація, що знову надходить для чергової обробки);

= вихідну (інформація, яка видається системою наприкінці обробки або після закінчення окремих її етапів. Для її одержання задається мета функціонування інформаційної системи. Вихідна інформація може бути для зовнішнього використання в системах управління більш високого рангу, а теж для внутрішнього використання — це власне інформація для управління об’єктом).

Вимоги до економічної інформації.

Для того, щоб приймати правильні управлінські рішення, пов’язані з функціонуванням потенціалу підприємства, необхідно використовувати економічну інформацію, яка відповідає певним правилам, нормам та вимогам.

Вимога перша: економічна інформація повинна бути об’єктивною і достовірною, тобто відображати події та явища максимально із можливого такими, якими вони є насправді. Порушення цієї вимоги означає обґрунтування і прийняття неправильних рішень, адресування об’єктам управління неправильних команд, виконання зовсім неправильних управлінських дій та одержання підприємством небажаних результатів.

Дотримання цієї вимоги необхідне теж у випадку, коли є потреба приймати ризиковані рішення.

Вимога друга: економічна інформація повинна бути вичерпною, повною, в комплексі відображати всі характеристики економічного явища. Повнота інформації - запорука обґрунтування високоефективних управлінських рішень. Деколи незначна деталь в інформації може спричинити серйозні наслідки. Тому на сучасному етапі треба обережно поводитись із виділенням в економічній інформації основної та другорядної інформації.

Вимога третя: економічна інформація повинна бути вчасною і відмічатися високим рівнем оперативності. В сучасному світовому господарстві економічні явища і процеси (до речі, насамперед, завдяки використанню інформаційних технологій та комп’ютерної техніки) досить динамічні. Між численними суб’єктами господарювання ведеться постійна і щораз жорсткіша конкурентна боротьба. В таких умовах кожному господарюючому суб’єкту часто потрібно приймати необхідні рішення в буквальному розумінні слова блискавично, “ловити момент”, “не упустити свій шанс”.

Основним джерелом економічної інформації на підприємстві є бухгалтерський облік. Саме облікові дані є тою основною економічною інформацією, яка обслуговує процеси управління потенціалом підприємства. Саме з використанням цієї інформації аналізується фактичний стан економіки підприємства, обґрунтовуються виважені управлінські рішення, здійснюється контроль за їх виконанням, саме на основі економічної інформації здійснюються відносини сільськогосподарських підприємств із суб’єктами зовнішнього їх середовища.

Однак через ряд причин економічна інформація не відповідає встановленим вимогам і не задовольняє потреби як управління потенціалом підприємства, так і управління потенціалом агарної галузі вцілому. Зокрема, за даними бухгалтерського обліку та статистичної звітності сьогодні неможливо вивчити деякі ключові питання використання потенціалу підприємства, зокрема:

1. відстежити формування собівартості сільськогосподарської продукції, вивчити основні елементи структури собівартості, проаналізувати її структуру. Таким чином, суттєво послаблюється інформаційна основа управління формуванням прибутковості потенціалу підприємства;

2. ознайомитися із ресурсами праці, вивчити їх стан, проаналізувати показники їх використання, зокрема – продуктивність праці, а також ознайомитися із станом матеріального стимулювання праці;

3. ознайомитися із якістю продукції та з’ясувати роль якості продукції у формування прибутків та конкурентоспроможності підприємства;

4. вивчити стан фондів підприємства, проаналізувати рівень матеріально – технічного забезпечення, вивчити показники використання фондів підприємства.

Логічно, це суттєво знижує якість управлінських рішень, а тому веде до перевитрат ресурсів та до погіршення кінцевих результатів виробництва.

Є ще один підхід до класифікації інформації – це ринковий або комерційний підхід. В даному випадку інформація повинна відображати як внутрішнє середовище господарюючого суб’єкта, так і його зовнішнє середовище, представляти відомості про його ринкових конкурентів та його становище і місце на ринку. З цих позицій виділяють: такі види інформації:

1. Ринкова інформація. Найрізноманітніша інформація щодо стану ринків на яких діє ТНК, а також світової кон’юктури загалом. Ринкова інформація впливає на маркетингову діяльність корпорації та розробку нових товарів та послуг. Для багатьох корпорацій ринкова інформація є товаром.

2. Інформація про конкурентів. Надзвичайно важлива інформація. Ця інформація стосується технологій, маркетингової політики, постачальників і т. д., які використовують конкуренти.

3. Макроекономічна і геополітична інформація. В діяльності ТНК стає надзвичайно важливою, оскільки сфера їх діяльності розповсюджується на багато регіонів та країн.

4. Інформація про постачальників. Строки поставки, надійність, якість сировини, гарантії і т.д.

5. Зовнішня валютно-фінансова інформація. Валютні курси, динаміка курсів акцій та облігацій і т. д. Іноді ці фактори стають вирішальними щодо проведення тих чи інших операцій.

6. Інформація від державних органів та органів управління. Податкове, трудове та інше законодавство, окремі приписи. Багато країн через спрощення законодавства в економічній сфері та надання пільг намагаються залучити ТНК на свою територію.

7. Соціально-економічна інформація. Соціально економічний розвиток країни, соціальна структура населення тощо.

8. Інформація про культуру та ментальність місцевого населення. Надзвичайно важлива інформація в діяльності ТНК, оскільки ігнорування культурних особливостей може призвести до катастрофічних наслідків, і навпаки – вдале використання місцевих особливостей забезпечує успішний розвиток.

9. Інша специфічна інформація. Найрізноманітніша інформація щодо особливих умов діяльності в окремих регіонах та країнах.

10. Внутрішня інформація ТНК залежить від її розмірів, структури, сфер діяльності, але загалом можна виділити наступні складові.

11. Інформація про виробництво та збут. Витрати виробництва, продуктивність праці, якість продукції, відходи виробництва, обсяги та канали збуту,

12. Інформація про трудові ресурси. Рівень кваліфікації та освіти персоналу, витрати на оплату праці, моральний стан працівників.

13. Внутрішня фінансова інформація. Фінансові показники роботи за даними бухгалтерського та управлінського обліку.