3. Блок-схема послідовності організації облікового процесу
Всі ці етапи облікового процесу працюють у взаємодії та взаємозалежності, маючи завжди одну мету і одне завдання відносно того чи іншого об’єкту, який підлягає відображати у системі бухгалтерського обліку. Тому всі ці процедури з організації облікового процесу за кожним об’єктом підпорядковані єдиній логічній послідовності, що показано у блок-схемі організації облікового процесу на рис. 4.1.
Скорочення у схемі:
ПБД - первинні бухгалтерські документи; ОР - облікові регістри; РАО – регістри аналітичного обліку; РСО - регістри синтетичного обліку; ГК - головна книга; Б - баланс; 3 - звітність.
Рис. 4.1. Блок-схема послідовності організації облікового процесу
Форми організації облікового процесу – форми обліку
Керуючись цією блок-схемою можна завжди послідовно проводити організацію відображення господарських операцій у системі бухгалтерського обліку.
Виконуючи організацію облікової процедури (облікового процесу), бухгалтеру потрібно в першу чергу знати кінцеву мету своєї роботи і послідовність своїх дій.
Мета (для чого все це потрібно) облікової процедури одна - створити необхідну для користувачів інформацію та своєчасно їм її надати. Послідовність процедури - це що (які операції), як (куди записувати, як рахувати) і в якому порядку слід виконувати. Меті підпорядковані усі дії, послідовність проведення яких однакова, але для цього застосовують різні облікові регістри та різні методики запису в них. Саме це і лежить у основні такого поняття як форма обліку або форма ведення обліку.
Під формою обліку (формою ведення обліку) розуміють сукупність облікових регістрів, певну послідовність запису в них, з використанням особливих прийомів та методів, а також нерозривний взаємозв’язок між ними.
Оскільки у попередніх курсах ви знайомилися з цими питаннями, тут доцільно їх лише нагадати у контексті організації обліку. Історія розвитку обліку налічує багато форм його ведення: староіталійську, основоположником якої вважають Луку Пачолі (1494), новоіталійську, французьку, німецьку, російську (потрійну), шахову (1889), інтегральну, меморіально-ордерну, журнально-ордерну (1952), журнальну, журнал-головну, таблично-автоматизовану, комп’ютеризовану, візуально-діалогову, спрощену, просту тощо.
Ті форми бухгалтерського обліку, які використовуються у сучасних умовах облікового процесу можна узагальнити у вигляді класифікації за однією ознакою – способом обробки документів: форми обліку, що використовуються в умовах ручної обробки інформації, і форми обліку, що використовуються в умовах автоматизованої обробки інформації (рис.4.2).
Рис. 4.2. Класифікація форм бухгалтерського обліку
З цієї класифікації звернемося лише до двох найпростіших форм, які використовують у ручному режимі - простої та журнал-головної. Така увага цим формам надається тому, що вони, по-перше, є простими і зрозумілими, особливо для обліку у невеликих підприємствах; по-друге, їх можна застосувати для виконання облікової процедури у навчальних цілях.
Прикладне використання цих форм дасть змогу пізнати облікові регістри, послідовність організації запису в них (організацію облікової процедури), а також кінцеву мету обліку.
При застосуванні форми обліку “Журнал-Головна” (рис. 4.3) більшість операцій протягом місяця групуються у допоміжних листках-розшифровках або групувальних відомостях.
Умовні позначення:
запис,
звірка записів
Рис. 4.3. Схема організації ведення обліку за формою “Журнал-Головна”
За цими відомостями раз на місяць складаються меморіальні ордери та оборотні відомості за аналітичними рахунками. Між даними листків-розшифровок та групувальних відомостей при необхідності робиться звіряння записів. Дані з меморіальних ордерів щомісячно заносять до регістру синтетичного обліку - книги “Журнал-Головна”, яка являє собою оборотно-сальдовий баланс підприємства та є підставою для складання сальдового балансу встановленої форми. Перед складанням останнього бухгалтер повинен провести звіряння даних синтетичного обліку (журнал-головна) та аналітичного (оборотні відомості за аналітичними рахунками), щоб не було допущено помилок у обліку. Якщо під час звіряння виявляться помилки, то вони повинні бути виправлені за методами, що були вивчені раніше.
Ще простішою є форма обліку, яка має аналогічну назву – Проста форма бухгалтерського обліку (табл. 4.2).
Таблиця 3.2.