Тема 9. Организация документооборота. Систематизация и хранение документов кадровой службы

9.1. Понятие номенклатуры дел кадровой службы

9.2. Формирование дел

9.3. Подготовка документов к архивному хранению

9.1. Понятие номенклатуры дел кадровой службы

Для обеспечения правильного формирования и учета документов на предприятии должна составляться номенклатура дел. Номенклатура дел – это первый документ, который должен быть разработан на предприятии, она содержит в себе перечень всех документов, которые имеются на предприятии, с указанием того, в каких отделах эти документы создаются, кто с ними работает, где они хранятся, а также сроков хранения, установленных действующим архивным законодательством.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел составляется по установленной форме и включает следующие реквизиты: наименование предприятия, наименование вида документа, дату, индекс, место составления, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, подпись, гриф согласования.

При составлении номенклатуры дел необходимо соблюдать требования Государственной системы документационного обеспечения управления и Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.02, а для определения сроков хранения документов использовать Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000.

Одним из разделов номенклатуры дел предприятия является номенклатура дел кадровой службы. В номенклатуру дел кадровой службы включаются все документы, образующиеся в ее деятельности. Номенклатура дел кадровой службы является выпиской из номенклатуры дел предприятия, подписывается руководителем этой службы и не содержит грифа утверждения. Содержательная часть номенклатуры дел представляет собой таблицу из пяти граф: индекс дела, заголовок дела, количество дел (томов, частей), срок хранения дел и № статьи по перечню, примечания (табл. 9.1.).

Таблица 9.1.

Таблица номенклатуры дел

Индекс дела	Заголовок дела	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дел и № статьи по перечню	Примечание

В графе 1 таблицы номенклатуры дел указывается делопроизводственный индекс дела, который должен включать:

• индекс структурного подразделения предприятия по классификатору подразделений или индекс направления деятельности (при отсутствии структурных подразделений);

• порядковый номер дела внутри данного подразделения или направления деятельности.

Например, индекс дела 03-01, образуемого в кадровой службе, может означать: 03 - индекс дел кадровой службы (проставляется согласно номенклатуре дел предприятия), 01 – порядковый номер дела в номенклатуре этого года.

В графе 2 располагаются в определенной последовательности заголовки дел. Заголовки дел группируются по разделам (подразделам) номенклатуры дел.

Порядок расположения заголовков внутри разделов и подразделов определяется важностью документов, входящих в дело. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию, далее – содержащих плановые и отчетные документы, затем остальные заголовки в порядке убывания сроков хранения документов.

При составлении заголовков дел следует учитывать, что:

• заголовок должен полностью соответствовать смысловому содержанию документов, группируемых в данном деле;

• заголовок должен быть кратким, четко сформулированным;

• заголовки типа «Переписка по кадрам», «Разные документы», «Справочные материалы» и т.п. не допускаются.

Состав заголовка дела образуют следующие элементы:

• название вида (переписка, журнал и т.п.) или разновидности документов (приказы, указания, протоколы, решения и т.д.);

• название предприятия или структурного подразделения;

• адресат или корреспондент документа;

• краткое содержание документов дела;

• название территории (местности), с которой связано содержание документов дела;

• даты (периода), к которой относятся документы дела;

• указание на копийность документов дела.

Графа 3 «Количество томов» заполняется по окончании календарного года. В графе 4 «Срок хранения и номер статьи по перечню» указывается срок хранения дела и номер статьи со ссылкой на Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Росархивом 06.10.2000. В графе 5 «Примечание» проставляются отметки: о незаведении дела «Дело не заведено», о переходящих делах, об уничтожении дел и т.д.

При оформлении номенклатуры дел необходимо оставлять резервные номера дел (свободное место), которые могут быть использованы в дальнейшем для внесения заголовков дел, не предусмотренных в номенклатуре дел, но сформированных в течение календарного года.

По окончании календарного года сведения о заведенных в кадровой службе делах вносятся в итоговую запись о количестве заведенных в организации дел по всем структурным подразделениям в целом (рис. 9.1).

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных на предприятии _____в_____г.

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой «ЭПК»
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

Начальник структурного подразделения

(или ответственный за ДОУ

в структурном подразделении) Подпись Расшифровка подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в архив предприятия.

Наименование должности лица,

передавшего сведения Подпись Расшифровка подписи

Рис. 9.1 Форма итоговой записи к номенклатуре дел