6.2. Внесений исправлений и изменений в личную карточку работника

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника отдела кадров, а если изменения вносятся в раздел «Общие сведения» и «сведения о воинском учете», то и подписью самого работника.

Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку. На основании первых форм и внедрении в СССР системы автоматизированного учета кадров был разработан ОСТ "Стандарт по автоматизированным системам управления кадрами". В нем и были изложены основные правила заполнения личной карточки. Буквально из текста ОСТа - "при изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами". Далее, "все последующие изменения данных о работнике (перемене места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров".

Полная замена личной карточки проблематична по той причине, что очень сложно будет восстановить всю картину по данному сотруднику.

С паспортными данными и состоянием в браке может применяться та же схема - с зачеркиванием.

Вопросы для самопроверки:

1. Состав документов, на основании которых заполняется личная карточка.

2. Порядок кодирования сведений в личной карточке.

3. Порядок заполнения сведений о работнике, о выполняемой им работе.

4. Внесение сведений о воинском учете.

5. Порядок внесения исправлений и изменений в личную карточку работника.

Дополнительная литература:

1. Труханович Л.В. Личная карточка работника: работаем с новой формой Т-2 / Л.В. Труханович // Кадры предприятия. 2004. №10.С.61-77.

Тема 7. Документирование процессов движения кадров

7.1. Порядок оформления документов при приеме на работу. Особенности оформления трудового договора.

7.2. Порядок оформления документов при переводе и командировании работников.

7.3. Оформление отпуска.

7.4. Оформление процедуры увольнения работников.

Важнейшей функцией отдела кадров является документирование процессов движения кадров. Под движением кадров условно понимается прием, перевод, перемещение, увольнение работников, а также оформление процедуры предоставления отпусков и командирования.

Распорядительные действия работодателя, касающиеся движения кадров, оформляются с помощью приказов по личному составу.

В зависимости от сроков хранения приказы по личному составу делятся на две группы:

1) со сроком хранения 75 лет (приказы о приеме, переводе, прекращении трудовых договоров, о предоставлении отпусков без сохранения заработной платы, о долгосрочных, зарубежных командировках, об изменении анкетно -биографических данных, о поощрениях и т.д.)

2) со сроком хранения 5 лет (о предоставлении отпусков, применении дисциплинарных взысканий, о командировках и т.д.)

В зависимости от состава распорядительных действий приказы классифицируются на:

1) простые - содержат распорядительные действия, касающиеся одного работника;

2) сложные - содержат распорядительные действия в отношении нескольких работников.

Приказы по личному составу оформляются с использованием унифицированных форм, предусмотренных Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». Следует учитывать следующие правила применения унифицированных форм: удаление отдельных реквизитов не допускается; при необходимости внесения дополнительных реквизитов вносимые изменения оформляются приказом работодателя, при этом в грифе утверждения унифицированных форм делается ссылка на соответствующий приказ.