Тема 5. Формирование и ведение личных дел

5.1. Назначение и состав документов личного дела. Особенности работы с личными делами работников

5.2 Подготовка и сдача личных дел в архив

5.1. Назначение и состав документов личного дела. Особенности работы с личными делами работников

Личное дело работника – основной документ персонального учета, в котором хранятся наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личные дела могут заводиться на всех работников организации, но, как правило, они ведутся на руководящий состав, специалистов, материально-ответственных лиц. Оформляются личные дела после издания приказа о приеме на работу.

Состав документов, помещаемых в личное дело, зависит от того, на какую должность принимается работник, какова специфика его деятельности.

Личное дело должно включать в себя анкетно-биографические документы, а также дополнительные документы, к которым относятся:

• внутренняя опись;

• анкета или личный листок по учету кадров;

• дополнение к личному листку по учету кадров;

• автобиография;

• копии документов об образовании;

• заявление о приеме на работу;

• копия приказа о приеме на работу;

• трудовой договор.

В дальнейшем в хронологическом порядке включаются следующие документы:

• заявления работника о перемещениях;

• представления руководства при перемещении, выдвижении, зачислении в резерв;

• копии приказов о перемещении;

• аттестационные листы;

• выписки из документов о присвоении почетных званий, ученой степени, награждении государственными наградами;

• копии наградных листов;

• карточки учета поощрений и взысканий;

• копия приказа об увольнении и документы, являющиеся основанием для издания приказа.

Личные дела имеют длительный срок хранения (для большинства работников – 75 лет, на руководящий состав, работников, имеющих государственные и иные звания, ученые степени и звания - постоянно), поэтому в личные дела не должны включаться документы второстепенного значения, имеющие временные (до 10 лет включительно) сроки хранения.

Все поступающие в личное дело документы должны располагаться в хронологическом порядке.

Все документы личного дела подшиваются в обложку установленного образца. На ней указываются ФИО работника, дата заведения личного дела, его номер. Номер, за которым учтено личное дело по книге учета личных дел, целесообразно проставлять в верхнем левом углу обложки дела.

Книга (журнал) учета личных дел, предусматривает следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, дата постановки дела на учет и дата снятия с учета.

В каждое дело вкладывается фотография работника размером 4*6 см.

В каждом личном деле ведется внутренняя опись, в которую записывают наименование всех документов, дату документа, количество листов.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием даты составления.

Внутренняя опись составляется по следующей форме:

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого документов __________________(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи ___________(цифрами и прописью)

Рис. 5.1 Форма внутренней описи

Листы документов, подшитых в дело, нумеруются.

Рассмотрим состав документов личного дела.

Основу личного дела составляют «Личный листок по учету кадров» и «Дополнение к личному листку»

Личный листок по учету кадров является основным документом личного дела, представляющим собой перечень вопросов о биографических данных работника, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др. Заполняется от руки самим работником при оформлении на работу. На все вопросы работник должен давать полные ответы, не допуская сокращений, прочерков, исправлений, помарок и соблюдая строгое соответствие с теми записями, которые содержаться в его личных документах.

Личный листок подписывается и заверяется:

• поступающим на работу;

• сотрудником отдела кадров, ответственным за оформление документов, после сверки внесенных в него сведений с соответствующими документами лица, поступающего на работу;

• печатью организации.

Сведения обо всех изменениях, касающихся работника, происшедших после заполнения личного листка по учету кадров, отражаются в дополнении к личному листку.

Автобиография – документ, содержащий описание хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности принимаемого на работу лица. Она составляется в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии могут быть освещены следующие вопросы: фамилия, имя, отчество, год, число и месяц рождения, полученное образование (где, когда и в каких учебных заведениях), время начала трудовой деятельности, причины перехода с одной работы на другую, отношение к воинской обязанности и воинское звание, наличие правительственных наград, поощрений, сведения о семейном положении и близких родственниках, дата составления автобиографии, личная подпись.

При составлении автобиографии особое внимание следует обратить на те вопросы, которые не нашли детального отражения в личном листке по учету кадров, например, вопросы о причинах изменения места работы, профессии и т.д.

Копии документов об образовании следует заверять подписью сотрудника отдела кадров и печатью при наличии предъявленного подлинника документа.

Личное дело ведется на протяжении всей работы сотрудника в организации.

Доступ к материалам личного дела разрешается только специально уполномоченным лицам.

При работе с личным делом, выданным для ознакомления, запрещается производить какие либо исправления в ранее сделанных записях, вносить в него новые записи, извлекать из личного дела имеющиеся там документы или помещать в него новые и разглашать содержащиеся в нем конфиденциальные сведения.

Для контроля за своевременным возвратом выданных для ознакомления личных дел и предотвращения их утраты используется специальная контрольная карточка, которая заполняется на каждое дело. В ней указываются номер личного дела, фамилия, имя, отчество сотрудника, на которого она заведена, дата выдачи личного дела, кому оно выдано, расписка в получении, номер служебного телефона лица, получившего дело, и дата возвращения дела.