Тема 3. Документы, регламентирующие управление персоналом

3.1. Инструкция по документационному обеспечению управления персоналом.

3.2. Штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, правила обращения с персональными данными работников.

Для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на предприятии может составляться Инструкция по делопроизводству, в которой должен быть расписан весь процесс организации делопроизводства на предприятии, от требований, предъявляемых к документам, их разработке, работе исполнителей с ними, вопросам регистрации и хранения документов, а также содержаться образцы правильно оформленных документов и правила работы с ними.

Инструкция утверждается приказом руководителя, и все работники обязаны руководствоваться ею при работе с документами. Вопросы, которые могут быть отражены в Инструкции:

1. Основные служебные документы, разрабатываемые предприятием (приказы, договоры, протоколы, акты, инструкции, справки, доверенности, документы по личному составу, письма, факсы и пр.);

2. Основные требования и правила к оформлению служебных документов. В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены нормативными актами;

3. Организация работы с документами;

4. Порядок контроля исполнения документов;

5. Составление номенклатуры и формирование дел;

6. Хранение документов.

Следует учитывать, что регламентации подлежат различные направления деятельности по управлению персоналом (стратегия управления персоналом, рекрутинг, адаптация, мотивация, ротация персонала и т.д.). Однако существуют документы, составление которых - обязанность работодателя. К ним следует отнести штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о порядке обращения с персональными данным работников и др.

3.2. Штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, правила обращения с персональными данными работников

Штатное расписание (ст. 57 Трудового Кодекса РФ). Штатным расписанием закрепляется должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. Форма штатного расписания (форма Т-3) утверждена постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 года №1.

Организация работы предприятия, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка. Правила внутреннего трудового распорядка – это локальный нормативно-правовой акт, конкретизирующий порядок регулирования ключевых вопросов социально-трудовых отношений на предприятии. Общий порядок подготовки этого документа определен ст. 190 ТК РФ.

Правила внутреннего трудового распорядка состоят из следующих разделов: общие положения, порядок приема и увольнения работников, основные обязанности работников, основные обязанности работодателя, рабочее время и его использование, поощрение за успехи в работе, ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

В разделе «Общие положения» излагается основная цель правил внутреннего распорядка, приводятся гарантии работников в области занятости.

В разделе «Порядок приема и увольнения работников» уточняется процедура приема работников, подробно регламентируются вопросы перевода работников внутри организации. Указывается порядок расторжения трудового договора по инициативе работника и работодателя.

В разделе «Основные обязанности работников» перечисляется круг обязанностей, которые должны выполнять работники.

В разделе «Основные обязанности работодателя» определяется перечень обязанностей работодателя, которые необходимо выполнять в соответствии с законодательством.

В разделе «Рабочее время и его использование» устанавливается начало и окончание работы и перерыва для отдыха и питания, определяются график сменности, очередность предоставления очередных отпусков и т.д. В Правилах необходимо определить:

- время начала и окончания работы, продолжительность ежедневной работы (смены), продолжительность рабочей недели, число смен в сутки и т. д. (ст. 100 ТК РФ);

• специальные перерывы для определенных категорий работников, а также виды работ, на которых заняты такие работники (ст. 109 ТК РФ);

• продолжительность и время предоставления перерыва для отдыха и питания (ст. 108 ТК РФ);

• перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (ст. 101 ТК РФ);

• выходные и нерабочие праздничные дни;

• дополнительные отпуска, их виды, продолжительность и категории работников, которым они предоставляются (ст. 111, 122, 116 ТК РФ), и т. д.

В разделе «Заработная плата» регламентируется место и сроки выдачи заработной платы.  К сожалению, несмотря на четкое требование о выплате работнику заработной платы каждые полмесяца, до сих пор в Правилах отдельных работодателей встречаются условия, предусматривающие выдачу работникам заработной платы один раз в месяц. Неправильным также является отсутствие конкретных календарных дат выплаты заработной платы.

В разделе «Поощрения за успехи в работе» приводится список поощрений, которые могут быть применены за образцовое выполнение трудовых обязанностей, повышение производительности труда, другие достижения в труде. В этом разделе нормотворчество работодателя не ограничено никакими пределами. Однако одна из основных встречающихся ошибок - это ограничение в поощрениях (как правило, в виде премий) некоторых категорий работников (чаще относится к работникам, проходящим испытание, временным и занятым на сезонных работах).

В разделе «Ответственность за нарушение трудовой дисциплины» излагается перечень мер дисциплинарного взыскания, виды нарушений трудовой дисциплины, порядок их фиксирования и санкции. Целесообразно в Правилах установить критерии, определяющие соразмерность наказания совершенному проступку.

Вопросы обращения с персональными данными работников регулируются в соответствии с положениями главы 14 ТК РФ. Согласно ст. 85 ТК РФ под персональными данными работника следует понимать информацию, необходимую предприятию в связи с трудовыми отношениями между работодателем и конкретным работником. Требования к обработке персональных данных работника изложены в ст.86 ТК РФ, а также в Федеральном законе от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», согласно которому под персональными данными понимается любая информация, относящаяся к определенному или определяемому на основании такой информации физическому лицу (субъекту персональных данных), в том числе его фамилия, имя, отчество, год, месяц, дата и место рождения, адрес, семейное, социальное, имущественное положение, образование, профессия, доходы, другая информация.

В состав документов, необходимых по работе с персональными данными работников включаются:

• локальный нормативный акт работодателя о работе с персональными данными работников. В качестве нормативного акта могут выступать Положение о работе с персональными данными, Правила обработки персональных данных или другой документ;

• обязательства о неразглашении персональных данных работников третьим лицам;

• документы, разрешающие передачу сведений, составляющих персональные данные, третьим лицам (составляются работниками организации).

Вопросы для самопроверки:

1. Назначение инструкции по документационному обеспечению управления персоналом. Состав разделов.

2. Особенности разработки и составления штатного расписания.

3. Правила внутреннего трудового распорядка: назначение и порядок оформления.

3. Персональные данные работника: сбор, хранение, ответственность за достоверность и незаконное распространение.

Дополнительная литература:

1. Горбенко М. Регламентируем свое кадровое делопроизводство / М. Горбенко // Кадровик. 2008. №10. С.14-23.

2. Доронина Л. Организационные документы трудового коллектива / Л. Доронина // Кадровик. 2008. №10. С.4-8.

3. Покровская М.М. О необходимости создания представительного органа для утверждения правил внутреннего трудового распорядка / М.М. Покровская // // Кадры предприятия. 2007. №10.С.83-88.

4. Положение об обеспечении безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных. Утв. Постановлением Правительства от 17.11.2007 №781.

5. Строгонович Ю.Н. Об оформлении изменения наименования должностей / Ю.Н. Строгонович // Кадры предприятия. 2008. №5.С.85-86.

6. Строгонович Ю.Н. О правилах внутреннего трудового распорядка филиалов /Ю.Н. Строгонович // Кадры предприятия. 2007. №6.С.69-71.

7. Типовые формы документов: правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание // Кадровик. 2008. №3. С.55-65.

8. Щур Д.Л. О применении ОКДПТР при разработке штатного расписания / Д.Л. Щур // Кадры предприятия. 2008. №5.С.85-90.