Тема 2. Понятие и разновидности кадровой документации
2.1. Состав и виды кадровой документации
2.2. Нормативно-методические материалы, регламентирующие работу с кадровой документацией
2.1. Состав и виды кадровой документации
Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Недопустимо отсутствие этой документации в организации, ее ненадлежащее хранение, а также ведение кадрового делопроизводства с нарушением требований Трудового Кодекса РФ.
Не менее важным является использование документов кадровой службы при решении споров с работниками, особенно при возникновении конфликтов, разбираемых судами. Трудовые конфликты всегда сопровождаются представлением в суд документов, подготовленных в кадровой службе. Важнейшее значение при этом имеет не только правильное составление содержательной части каждого документа, но и его оформление в соответствии с действующими нормативными актами, т.е. придание документу юридической силы.
Именно ошибки, допускаемые при подготовке документов, отсутствие в них отдельных реквизитов или неверное их оформление нередко приводят специалистов кадровой службы к неудаче в судебном споре с работником даже при хорошем знании статей Трудового кодекса РФ и правильном их применении.
В настоящее время кадровую документацию составляют документы, отражающие функции кадровой службы (рис.2.1, рис. 2.2).
Система кадровой документации
Плановая
кадровая документация
Учетная
кадровая документация
Отчетно-статистическая
кадровая документация
Кадровая
документация по юридическому подтверждению
трудовых правоотношений
Документация
по организации работы кадров
Кадровая
документация по труду
Документация
по оценке трудовой деятельности
работников
Кадровая
документация по социальному развитию
и обеспечению
Рис. 2.1 Система кадровой документации1
Существует несколько нормативных документов, закрепляющих состав кадровой документации. Например, в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения, утвержденных Росархивом 06.10.2000, определено наполнение документации по личному составу. Это различные документы, отражающие вопросы приема, перемещения, увольнения и учета работников, а также их награждения, аттестации, повышения квалификации. К ним относятся и другие документы, которые характеризуют правовые, трудовые и другие взаимоотношения отдельных лиц с государственными и иными организациями, подтверждают трудовой стаж, оплату труда, изменения в должностном и социально-правовом положении работников, получение образования и т.д.
Разновидности документов по функциям и задачам управления кадрами включены в Общероссийский классификатор управленческой документации (документы по приему, переводу и увольнению работников, по оформлению отпусков, поощрений, дисциплинарных взысканий и др.).
Таким образом, в состав кадровой документации входят следующие документы:
приказы по личному составу (приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма №Т-1); приказ (распоряжение) о переводе на другую работу (форма № Т-5); приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска (форма № Т-6); приказ (распоряжение) о прекращении трудового договора (форма № Т-8) и др.)
трудовой договор;
личная карточка (форма № Т-2);
учетная карточка научного работника (форма № Т-4);
табель учета рабочего времени (форма № Т-13);
личные заявление работников предприятия;
графики отпусков;
прочие документы.
Приказ по личному составу является важнейшим документом, составляемым в процессе документирования функций кадровой службы. Приказами оформляются прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложения взысканий и др.
Большинство приказов по личному составу оформляются с использованием унифицированных форм (Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»), которые являются обязательными для использования.
Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут выступать: личное заявление работника, трудовой договор, докладная записка руководителя подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении трудовой дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее изменение фамилии работника и др.
Приказы по личному составу оформляются и ведутся строго отдельно от приказов по основной деятельности. Текст приказа по личному составу не имеет констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», как это принято в приказах по основной деятельности. Поэтому кадровые приказы сразу начинаются с распорядительного действия: ПРИНЯТЬ, НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ, УВОЛИТЬ, ИЗМЕНИТЬ ФАМИЛИЮ, ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК, КОМАНДИРОВАТЬ.
Различают простые (индивидуальные) и сложные (сводные) приказы по личному составу. В индивидуальных содержится информация только об одном работнике, в сводных – о нескольких работниках независимо от того, под какие управленческие действия они попадают (прием, увольнение, изменение фамилии и др.). Рекомендуется выделять приказы о предоставлении отпусков и командировании работников, которые имеют краткий (5 лет) срок хранения в отличие от других кадровых приказов, хранящихся 75 лет. В индивидуальном порядке оформляются, как правило, и приказы о поощрениях и наказаниях, учитывая их специфическую воспитательную роль.
Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с ТК РФ, при этом постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия ( уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника(имени и отчества полностью – при приеме на работу), должности и структурного подразделения, дата вступления в силу данного пункта приказа.
Приказы по личному составу, согласно ТК РФ, доводятся до сведения работника под его личную подпись. Визы ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.
Круг работников, которым предоставляется право визирования приказов по личному составу, определяется руководителем предприятия. По поручению руководителя предприятия приказы по личному составу на определенную категорию работников могут подписывать их заместители и руководители подразделения, пользующие правами приема и увольнения.
Как правило, проект приказа по личному составу согласовывается со следующими должностными лицами: с главным бухгалтером, юрисконсультом, с руководителями структурных подразделений, работники которых упоминаются в приказе. Предусмотрено обязательное визирование приказов по личному составу руководителем кадровой службы.
Приказы по личному составу обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу регистрации. В книге регистрации указывается: дата и номер приказа, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется нумеровать их по следующему правилу: к порядковому номеру приказа добавляется буквенное обозначение (к, л/с), чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности.
2.2. Нормативно-методические материалы, регламентирующие работу